Е. А. Злобина
Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения
Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.
Глава 1. Делопроизводство кадровой службы
1. Развитие кадровых служб в России
На крупных предприятиях обязательно существовали отделы охраны труда и техники безопасности. Отдел научной организации 12 кому не нужны, а требовались продавцы, бухгалтеры, менеджеры по закупкам и продажам. Переквалифицироваться приходилось самостоятельно, на ходу. Но с завоеванием рынка и укреплением позиций, расширением сферы деятельности и ростом компаний возникла проблема поиска и подбора высококвалифицированных специалистов, создания эффективной, способной давать максимальную прибыль команды[1].
В одиночку справиться с этой задачей руководитель не мог. И тогда в коммерческих структурах возникла потребность в кадровиках, а проблема подбора персонала стала основной для кадровых специалистов раннеперестроечного периода. Учитывая поставленную задачу, на эту должность приглашались специалисты, имеющие опыт работы с людьми: психологи, бывшие педагоги, военные. Кодекс законов о труде (КЗоТ) не всегда являлся настольной книгой таких специалистов. Многочисленные ошибки при заполнении трудовых книжек (отсутствие печатей на титульном листе и при увольнении работника, неправильное указание должностей, отсутствие ссылки на соответствующие статьи КЗоТ при увольнении и т. п.) приводили к очень серьезным последствиям. В те времена активно процветало нелегальное изготовление бланков. Бланки трудовых книжек можно было купить в газетном киоске, переходе метро, на рынке. При этом документы (трудовые договоры, приказы, личные карточки формы Т-2, личные дела работников), позволяющие подтвердить трудовой стаж, должность, место работы и имеющие срок хранения 75 лет, отсутствовали. В тот период фирма, просуществовав определенный срок и выполнив намеченные собственником задачи, не ликвидировалась в установленном законом порядке. Естественно, ликвидация не оформлялась в установленном законом порядке, и документы в архив не сдавались. Следовательно, работники коммерческих организаций тех лет рисковали потерять и теряли значительный период в своем трудовом стаже, не имея возможности подтвердить его документально. В силу занимаемой должности кадровик становился особо доверенным лицом руководителя. Вообще требования к личностным качествам претендентов на различные должности в коммерческих организациях были достаточно высоки.
В своем интервью того времени создатель и глава известной фирмы «Алиса» Герман Стерлигов открыто декларировал, что предпочитает брать на работу друзей и знакомых, т. к. это люди, которым он может доверять.
Кризис 1998 г. имел тяжелые последствия, но многое поставил на свои места. Некоторые организации вынуждены были сократить до 50 % своего персонала, на рынок труда высококвалифицированные специалисты выходили целыми службами.
Но именно кризис показал, что в тяжелейших условиях жизнеспособными оказались те организации, которые делали ставку на профессионалов.
Все последующие послекризисные годы на рынок медленно и постепенно возвращался забытый лозунг советского времени «Кадры решают все». Это имеет отношение и к самим кадровым специалистам предприятий. За последнее время значительно возросли требования к их профессиональному уровню, изменились задачи и сама структура кадровых служб.
2. Функции служб управления персоналом
В современных условиях работа с кадрами в крупной организации имеет два четко выраженных направления: управление персоналом и работа с кадрами.
Основные функции служб управления персоналом связаны с определением и развитием кадровой политики предприятия и включают в себя:
1) планирование персонала; разработку и внедрение наиболее эффективных для данного предприятия путей и методов поиска и подбора персонала, его диагностику;
2) решение проблем адаптации;
3) командообразование;
4) аттестацию;
5) ротацию (перемещение) кадров;
6) создание систем мотивации и стимулирования труда;
7) разработку системы локальных нормативных актов организации;
8) формирование принципов корпоративной культуры, отличающих данную организацию, и некоторые другие аспекты работы с человеческими ресурсами.
На должности, связанные с управлением персоналом, сегодня приглашают психологов, экономистов, юристов. Требования к образованию и опыту работы достаточно высоки, и зарплата в Москве – от 400–600 у. е. (менеджер по управлению персоналом) до 600–1500 у. е. (заместитель директора по управлению персоналом). Спрос на этих специалистов является достаточно устойчивым, но службы управления персоналом существуют только в крупных организациях.
Задачи кадровых служб сейчас имеют более функциональный характер. Это:
1) осуществление поиска и подбора персонала (в частности, проведение собеседований с кандидатами на вакантную должность);
2) составление, оформление и практическое внедрение локальных нормативных актов предприятия;
3) оформление приема, перевода, увольнения, отпусков, командировок работников;
4) документальное оформление поощрений и дисциплинарных взысканий.
На современный отдел кадров могут быть возложены также ведение военно-учетного стола, вопросы учета рабочего времени и нормирования труда, охрана труда и техники безопасности, обучение и повышение квалификации персонала. Конечно, на должность начальника отдела кадров предпочтительнее назначить юриста со специализацией «Трудовое право», но вполне успешно с этой работой справляются бывшие военные, педагоги, инженеры, делопроизводители, имеющие значительный практический опыт работы в отделе кадров.
Спрос на рынке труда также является устойчивым, но предъявляются весьма высокие требования к опыту работы, знанию трудового законодательства, кадрового делопроизводства и специализированных кадровых программ. Численность работников кадровой службы предприятия рассчитывается в соответствии с Типовыми нормами времени на работу по комплектованию и учету кадров.
На практике на одного работника кадровой службы государственной организации приходится 130–180 штатных единиц, для коммерческой организации этот показатель несколько выше – 150–200. Остается заметить, что эти цифры являются весьма приблизительными и во многом зависят от специфики деятельности организации и ее финансовых возможностей. В небольших организациях со штатом 30–50 человек обязанности инспектора по кадрам могут в порядке совмещения возлагаться на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Активность проверяющих организаций (прежде всего налоговой инспекции) заставила руководителей предприятий усилить внимание к порядку составления и оформления документов, в т. ч. по личному составу.
Сегодня, порядком оформления трудовых отношений с работниками интересуются представители соцстраха, пенсионного фонда и прокуратуры. Наиболее активно в этой области работают инспекторы Государственной инспекции труда, среди которых немало квалифицированных юристов. В последнее время государственные предприятия активно проверяет Счетная палата.
Юристы отмечают рост правовой активности работников, которые обращаются за защитой своих прав не только в государственную инспекцию труда, но и в суд. Отстаивая правомерность своих действий, работодатель обязан представить проверяющим органам или судебным инстанциям документальное подтверждение принимаемых руководством предприятия управленческих решений, фактов и событий, происшедших в жизнедеятельности организации, документы, фиксирующие отношения с работником, достигнутые соглашения и другие предусмотренные законодательством процедуры.
Глава 2. Понятие и значение трудовой книжки
1. Понятие трудовой книжки
Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он оставался верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка – это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» указывает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Указанным постановлением Правительства РФ утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Этим же постановлением с 1 января 2004 г. были введение в действие бланк новой трудовой книжки, а также вкладыш в нее.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
2. «Новые» трудовые книжки
Введение 1 января 2004 г. трудовых книжек нового образца обернулось стихийным бедствием для кадровиков большинства предприятий. Приобрести трудовые книжки стало значительно сложнее. А у трудовых инспекторов появился еще один повод для претензий – отсутствие запасных бланков. Если раньше бланки трудовых книжек можно было приобрести без проблем, они продавались на каждом углу, то теперь ситуация изменилась в корне: трудовая книжка действительно стала документом строгой отчетности. В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина РФ были разработаны бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению таких бланков, которые гораздо серьезнее защищены от подделок.
Бланки выпускаются в заранее определенном количестве, их распространяют только уполномоченные на это организации и индивидуальные предприниматели. При изготовлении новых бланков используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование. Создана специальная бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком «ТК» (его можно увидеть на просвет). Применяется особый способ печати с плавными переходами цвета – ирисовая печать.
Из скрытых средств защиты можно выделить светящуюся в ультрафиолете надпись «Трудовая Книжка» и вживленные микроволоски. Трудовая книжка теперь сшита специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы. Обеспечение работодателей новыми бланками осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного непосредственно с изготовителем или распространителем. Можно назвать три крупнейшие организации, где можно заказать и получить бланки трудовых книжек нового образца. Это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб» правительства Москвы и ЗАО «Разносбыт». «СпецБланк» работает в основном по заявкам республиканских министерств и ведомств. ГУП «Главснаб» правительства Москвы – с крупными организациями в Москве и Московском регионе. «Разносбыт» напрямую взаимодействует с организациями всех регионов РФ.
Для того чтобы оформить заявку на изготовление трудовой книжки, необходимо направить письмо-заявку. В письме следует указать наименование организации, банковские реквизиты, ОКПО, ОКОНХ, регистрационный номер в налоговой инспекции, почтовый адрес, индекс, телефон, факс. Письмо должно быть подписано руководителем и бухгалтером и заверено круглой печатью. Получив письмо от работодателя, организация-изготовитель высылает счет на предварительную оплату. С даты оплаты счета организация ставится в очередь на получение трудовых книжек. Поскольку печатает бланки трудовых книжек только Гознак, то ждать приходится около месяца. Доставка изготовленных бланков трудовых книжек будет произведена через ФГУП «Главный центр специальной связи» Министерства связи России, которое занимается доставкой бланков строгой отчетности по всей стране. Но надо отметить, что отправка требует дополнительных расходов. Ограничений по количеству нет. Можно и на 2–3 книжки оформить заявку. Учет всех выданных книжек и вкладышей к ним ведется по номерам. В настоящее время учет ведется очень строго, потому что бесконтрольное расходование трудовых книжек в прошлом имело негативные последствия, с которыми в настоящее время столкнулись пенсионные фонды и органы внутренних дел.
Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек. Она была принята в порядке реализации постановления Правительства РФ «О трудовых книжках», утвердившего правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. С принятием новой инструкции признаются недействующими нормативные акты бывшего Союза ССР по вопросам, связанным с трудовыми книжками. Главным из которых, пожалуй, была Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, принятая еще в 1974 г. и немного не дотянувшая до своего 30-летия.
Каких-либо кардинальных, существенных изменений в порядок ведения трудовых книжек, сложившийся в течение многих десятилетий, Инструкция не внесла. Для удобства работников кадровых служб все наиболее ключевые положения прежней инструкции 1974 г. были сохранены. Если прежняя инструкция регулировала все вопросы, включая правила учета, заполнения, хранения трудовых книжек, контроль над порядком их ведения, то новая устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек и их дубликатов.
Все иные вопросы регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках». Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки.
Правила оформления сведений о награждениях в новой инструкции представлены, как и раньше, а вот порядок фиксирования времени обучения, трудовой деятельности в качестве члена колхоза отсутствует, поскольку это не предусмотрено в постановлении. В качестве приложений к постановлению Минтруда РФ, утвердившему инструкцию, были утверждены также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Нормы по учету и хранению трудовых книжек, входившие в старую инструкцию 1974 года, в новую инструкцию не вошли, поскольку эти вопросы регулируются Правилами ведения трудовых книжек.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше 5 дней, в т. ч. на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовых книжках последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.
3. Заполнение трудовой книжки
Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.
В трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике, т. е. фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, квалификация;
2) сведения о работе, т. е. о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении со ссылками на соответствующие приказы;
3) сведения о поощрениях и награждениях;
4) сведения об открытиях, на которые у работника имеются дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения (полностью). Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное), профессия и специальность также указываются на основании соответствующего документа.
Все изменения заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производится соответствующая запись.
По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указываются его работа по совместительству и срок ее окончания на основании справки с места совместительства. Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин. Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При восстановлении на работе незаконно уволенного запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении следует считать недействительной.
При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места работы, которая не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат». В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республик в составе РФ, установивших свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственных языках этих республик.
Глава 3. Значение трудовых книжек
1. Понятие свободы труда
В ст. 23 Всеобщей декларации прав человека, которая была принята на третьей сессии Генеральной Ассамблеи ООН резолюцией 217 А (III) от 10 декабря 1948 г., провозглашен принцип свободы труда. Свобода состоит в возможности делать все, что не наносит ущерба правам других физических или юридических лиц или общественной безопасности. Субъектом этого права является каждый человек.
Свобода труда обеспечивается правом каждого свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Эти положения базируются на общих нормах международно-правового регулирования, направленных на искоренение всякой дискриминации в отношении труда и занятости.
Дискриминация определяется положениями Конвенции МОТ № 111 «О дискриминации в области труда и занятий» (1958 г.) как всякое различие, недопущение или предпочтение, проводимое по признаку расы, цвета кожи, пола, религии, политических убеждений, иностранного происхождения, социального происхождения или по любой другой причине, оговоренной государством, и приводящее к уничтожению или нарушению равенства возможностей доступа к труду и к различным занятиям, а также к профессиональному обучению.
Провозглашением свободы труда устанавливается также запрещение в какой-либо форме отрицать или ограничивать эту свободу, обращенное к неопределенному кругу субъектов, обязанных уважать данную свободу, т. е. практически к любому возможному нарушителю свободы. Каждый человек вправе требовать у государства защиты от любого субъекта, препятствующего ему свободно распоряжаться своими способностями к труду. Однако право свободного выбора конкретной профессии, деятельности не должно отождествляться с правом на занятие конкретной должности, связанной с этой деятельностью, поскольку в ч. 1 комментируемой статьи не закрепляется право на получение работы по избранной профессии, роду деятельности и не гарантируется право на занятие той или иной должности в конкретном населенном пункте и в конкретной организации. Ни в одном государстве право на свободный выбор деятельности не корреспондирует с его обязанностью предоставить выбранную деятельность[2].
Обязанностью государства является создание такой системы профессиональной ориентации и содействия занятости населения, которая бы способствовала осуществлению гражданами их права на свободное распоряжение своими способностями к труду. В демократическом обществе, основанном на рыночных отношениях, каждому человеку предоставляется возможность самостоятельного выбора способов и форм приложения сил и способностей. Это право может быть реализовано им как путем занятия самостоятельной предпринимательской, творческой деятельностью без вступления в трудовые отношения, так и на основе трудового договора (контракта) с определенным физическим или юридическим лицом (работодателем).
Поэтому занятыми считаются и граждане, самостоятельно обеспечивающие себя работой, в т. ч. предприниматели, члены производственных кооперативов, артелей, фермеры, лица, проходящие военную службу, и т. д. Не является нарушением принципа свободы труда лишение судом права занимать определенные должности на государственной службе, в органах местного самоуправления либо заниматься определенной профессиональной или иной деятельностью. Оно применяется как основной или дополнительный вид наказания за совершение отдельных преступлений и устанавливается на определенный срок. Согласно международно-правовым нормам не могут рассматриваться как ограничение права на выбор деятельности требования, связанные с необходимостью подтвердить свою профессиональную пригодность к выбранной работе. Свобода труда означает и право вообще не заниматься никакой деятельностью. Принуждение к труду в какой-либо форме не допускается, если иное не предусмотрено Законом РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».
На сегодняшний день в нашем законодательстве имеются правовые нормы, которые направлены на обеспечение трудовой занятости населения. Право на защиту от безработицы, сформулированное в ст. 37 Конституции РФ, реализуется в нормах Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации», а также иных нормативных правовых актах. Государство в лице соответствующих государственных органов оказывает бесплатное содействие в выборе подходящей работы и трудоустройстве в соответствии с призванием, способностями, профессиональной подготовкой и образованием. Если гражданин признан в установленном порядке безработным, ему выплачивается пособие, гражданам также выплачиваются стипендии в период профессиональной переподготовки, повышения квалификации или переквалификации. В число принципов трудового права Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) включает обеспечение права каждого работника на справедливые условия труда, в т. ч. на условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены, права на отдых, а также ограничение рабочего времени, предоставление ежедневного отдыха, выходных и нерабочих праздничных дней, оплачиваемого отпуска. Обязанность по обеспечению права каждого работника на справедливые условия труда и создание безопасных условий труда всегда возлагается на самого работодателя. Эту обязанность должны нести все организации независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Принцип обеспечения безопасными условиями труда основан на системе государственных и общественных органов, которые должны осуществлять функции надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и охраны труда[3].