Илья Греднев
Как организовать грандиозный юбилей компании?
Глава 8. Юбилей с партнером или несколькими организациями
Такой формат все чаще встречается в последние годы, так как деятельность многих организаций бывает настолько переплетена, что деятельность одной, практически невозможна без другой.
При организации совместного юбилея двух и более организаций, все вышеперечисленные аспекты уместны – необходимо обязательно подключать на всех этапах руководителей организаций, участвующих партнерами в праздновании.
Желательно без присутствия подрядчиков руководителям договориться о следующих вопросах:
– Порядок представления организаций и первых лиц
– Порядок рассадки руководителей организаций
– Порядок рассадки сотрудников организаций
– Порядок рассадки гостей
– Выделить одного ответственного человека за организацию юбилея
– Поставить одного человека со списком для встречи всех гостей
– Как в проектном менеджменте, письменно согласовать все статьи бюджета мероприятия и определиться с долевым участием в финансировании юбилея
– До и после мероприятия, пиар сопровождением должен заниматься один ответственный человек, с предоставлением отчетов всем партнерам/заказчикам
Для людей из разных организаций, мало знакомых о столь тесном сотрудничестве Ваших организаций, желательно заранее подготовить подробный информационный анонс мероприятия, где будет рассказана вся многолетняя история тесного сотрудничества партнеров по юбилею.
Глава 9. Дресс-код во время проведения юбилея
В наш демократичный век уже стало принято посещать любые мероприятия в той одежде, как комфортно гостю. По нашей статистике, 70% руководителей организаций, не придают значения специальному дресс-коду для себя и своих гостей.
При желании качественно дополнить задуманную в сценарии атмосферу, рекомендую обозначить со стороны организации празднующей юбилей, оптимальный внешний вид для гостей, и конечно, самим соответствовать заявленному.
Большинство гостей с удовольствием включаются в такую игру, даже, несмотря на то, что иногда наряд приходится заказывать для единственного мероприятия и в обозримой перспективе мало шансов его одеть хотя бы ещё раз или продать после участия в празднике.
Наиболее частые форматы дресс-кода современных юбилеев:
– Casual
– Коктейльный стиль
– Вечерние платья и фраки
– Стиль Авангард или Кантри
– Стиль Гламур или Винтаж
– Деловой официальный стиль
– Демократический (джинсы и пр.)
– Светлые тона одежды – идея максимум White Party
– Черно-белый
– Гавайский стиль (яркие летние цвета)
При создании веселой атмосферы ведущему можно смело обыгрывать наиболее соответствующие наряды гостей заявленному дресс-коду юбилея и шутливо журить тех, кто не соответствует. На эту тему хорошо входят в программу разные конкурсы, например – на выбор королевы или пары вечера в лучших одеждах.
Глава 10. Зонирование при организации юбилея
Как уже рассказано ранее, когда количество гостей превышает 100-200 человек и формат мероприятия предполагает присутствие VIP и медиаперсон, то оптимальным решением будет выделить определенные помещения для размещения участников юбилея.
Особенно это становиться актуальным, когда на юбилей приглашены потенциальные партнеры или те, с которыми идут активные переговоры по важным вопросам. При решении задач успешности переговоров, знакомства ключевых сотрудников с потенциальными клиентами важно исключить фактор случайного получения ненужной информации. Идеальным решением становится выделение отдельной площадки с охраной, а всем присутствующим в этом помещении объясняется, что это VIP гости. Необходимо учесть отдельную возможность от остальных гостей для курения, туалеты, даже дополнительный вход и выход.
Иногда, сразу не хочется создавать излишний официоз вокруг определенных гостей, тогда, можно задействовать вариант разделения участников юбилея после официально-торжественной части. Практически сразу объявить, что желающим потанцевать и поиграть в конкурсы необходимо пройти в это помещение, а желающим пообщаться друг с другом – в другое, для настроенных на общение с журналистами и блогерами – в третье и т.д. Аккуратно при этом определенным гостям можно сообщить, что для них предусмотрена отдельная программа, где как раз можно создать условия для нужных переговоров.
Глава 11. Оформление площадки праздника
Наиболее часто оформление происходит в трех форматах:
Ярко празднично – цветами, шарами, тканями, цифрами и буквами (дату юбилея и название организации). Оформляется входная зона, стены, потолок, столы, стулья, сцена.
Официально – только цифры и название организации, на баннере или экранах. В остальных элементах присутствует минимализм или только оформление цветами.
Тематически – креативная составляющая в этом варианте не признаёт границ. На эту тему вы можете почерпнуть вдохновение в статье «Креативные форматы оформления юбилея», на сайте нашего Event агентства, при желании поразить своих гостей и получить тысячи фото размещённые в социальных сетях!
Рекомендую не тратить излишние ресурсы на впечатления гостей, забывая при этом, про остальные составляющие праздника – главной задачей, всегда остается, отличное настроение участников юбилея.
В моей книге «Оформление деловых и развлекательных корпоративных мероприятий» можно подробно прочитать про историю оформления, мнения экспертов и увидеть десятки современных примеров, решающих задачи правильной визуальной подачи идей события.
