Надежда Терехина
Особенности участия в государственных и корпоративных закупках
Глава 3. Поиск закупок и анализ тендерной документации
Первая задача, с которой чаще всего сталкивается тендерный специалист, заключается в поиске и подборе тендеров для участия. Прежде чем начать поиск, важно выявить самые ключевые аспекты. Безусловно, самое важное – это предмет закупки. То есть прежде всего необходимо понимать специфику деятельности компании, для которой происходит подбор закупочной процедуры. Это может быть одно или несколько направлений.
Далее следует понимать регион, в котором компания собирается осуществлять деятельность. Это может быть регион, в котором находится компания, может быть целый федеральный округ, а может и более широкая территория.
Кроме того, стоит учитывать начальную максимальную цену закупки. Это необходимо для того, чтобы понимать, какие расходы понесет компания при участии в тендере и при возможном выполнении работ. Возможно, для компании есть какой-то минимальный предел и небольшие тендеры просто неинтересны, или же наоборот. Как правило, начинающие компании первое время участвуют в небольших процедурах, чтобы прощупать рынок и оценить свои возможности.
Важно понимать, по какому нормативно-правовому акту работает поставщик. Чаще всего поставщики работают по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Однако есть компании, работающие по 615 Постановлению Правительства РФ, 275-ФЗ, или компании, которые участвуют исключительно в коммерческих процедурах закупок. После понимания всех ключевых моментов (могут быть дополнительные нюансы) можно приступать непосредственно к поиску закупок.
На сегодняшний день почти все поставщики пользуются специальными платными платформами по подбору тендеров. Наиболее популярны: «Контур», «Seldon», «Ростендер», «Синапс», «CБИС», «Bicotender», «Тендерплан». Конечно, подбор тендеров через специализированную платформу намного проще, быстрее, понятнее и эффективнее. Каждая из систем уникальна, но все они позволяют сделать выгрузку перечня актуальных закупок по заданным параметрам. Плюсом является то, что платформы имеют свои уникальные дополнительные возможности, например, по анализу деятельности конкурентов и заказчика. Однако, все эти платформы платные, а в неспокойное время не каждый может позволить себе трату дополнительных средств. Поэтому есть и другие, более трудоемкие, но имеющие место варианты.
Одним из таких вариантов является поиск закупок через ЕИС. Для этого необходимо зайти на главную страницу https://zakupki.gov.ru и перейти в раздел «Все параметры поиска». Далее следует выставить требуемые параметры, насколько это позволяет система. Помимо требуемых параметров в поисковой строке можно указать слова, связанные с предметом поиска, или же искать процедуры по ОКПД2 (это будет чуть сложнее, но более правильно)
Еще одним бесплатным и наиболее актуальным способом поиска закупок является поиск закупок через ЭТП. Для этого необходимо зайти на любую из ЭТП и открыть вкладку с реестром объявленных процедур. Данная вкладка, как правило, содержит несколько фильтров для настройки, и в поисковике также можно ввести интересующий предмет закупки. Функционал ЭТП по поиску закупок представлять здесь не имеет смысла, потому что он достаточно прост и примитивен в использовании.
Оба способа имеют свои достоинства и недостатки. Если взять ЕИС, то да и способ закупки настолько широк, что можно запутаться. Кроме того, там отсутствуют коммерческие процедуры. Если же рассматривать поиск закупок через ЭТП, фильтры кажутся более приближенными к реальным потребностям, но минусом будет то, что здесь находятся только те процедуры, которые проходят именно на этой ЭТП и именно в той торговой секции.
Поиск и отслеживание закрытых процедур происходит на закрытых ЭТП или при использовании персональной рассылки с приглашением к участию в закрытой процедуре.
Еще одним способом будет отслеживание закупок на официальных сайтах интересующего заказчика. Чаще всего такие тендеры размещаются во вкладках «Закупки», но, к сожалению, это делают далеко не все заказчики и не всегда своевременно.
Как заказчики прячут тендеры и что с этим делать?
Несмотря на запрещенное законодательством ограничение конкуренции, заказчики прятали и продолжают прятать некоторые тендеры. Часто это связано с тремя основными причинами:
Закупка предполагается под конкретного поставщика и других там просто не ждут.
Закупочная документация достаточно проста в силу вида закупки или иных особенностей. Такая документация позволяет большому количеству поставщиков принять участие в тендере, поэтому становится невыгодной для одного конкретного поставщика (см. пункт 1).
Иногда бывает наоборот, тендер очень большой, соответственно и риск того, что придет «ненужный» поставщик очень велик.
Чаще всего по этим причинам заказчики начинают прятать свои закупки.
Идеальнее всего закупки прячутся на закрытых ЭТП по тендерам, в которых может участвовать только по приглашению. Но это отдельная категория заказчиков со специфическими закупками, доступ к которым может быть не у всех.
Разберем обычных заказчиков, которые размещают свои закупки в ЕИС для общего доступа. Однако, такие закупки находят далеко не все.
Итак, способы скрыть тендер:
Опечатки в названии предмета закупки.
Заказчик может как будто бы случайно написать ключевое слово закупки с ошибкой. Могут дополнительные пробелы между буквами или несколько слов написано слитно. Поставщик, который будет искать по ключевым словам не увидит такую закупку.
Сокращения слов.
Кроме опечаток, заказчик может сокращать некоторые ключевые слова, лишая их смысла и тем самым, ограничивая поиск.
Латинские буквы в названии предмета закупки.
Еще один прием, когда заказчик использует латинские буквы в ключевых словах предмета закупки. Например, требуется закупка галита. Заказчик заменяет буквы «а» на латинские и поставщик не видит тендер.
Название предмета закупки не отражает ее суть.
Очень известный прием писать «поставка и монтаж технологического оборудования». Под технологическим оборудованием может подразумеваться очень многое. Многие называют закупку «выполнение работ» или «поставка товара».
Заказчик использует неверный классификатор ТРУ.
Так, вместо привычного подходящего кода может быть выбран ничего не отражающий код. Например «прочие работы». В таком случае поиск закупки по классификатору не даст нужного результата.
Это пять самые часто встречающихся способа спрятать тендер. Возникает закономерный вопрос «что делать?».
Искать закупки не только по ключевым словам, но и по классификатору. Такой поиск станет более результативным.
Искать закупки по отдельным более интересным заказчикам и регионам.
Искать закупки через специализированные системы. Такие системы позволяют искать закупки с различными вариациями окончаний, кроме того, ключевые слова могут находиться из закупочной документации.
Анализ закупочной документации начинается после того, как найдено нужное количество тендеров, которые на первый взгляд соответствуют параметрам компании. Далее начинается знакомство с документацией. Для скачивания она доступна в разделе «Документы» на сайте ЕИС.
При анализе в первую очередь следует обратить внимание на информационную карту (для закупок по 223-ФЗ) и извещение (для закупок по 44-ФЗ) в составе закупочной документации. Как правило, этот раздел индивидуален у каждой процедуры и содержит в себе самую главную информацию.
Ключевые аспекты, на которые следует обратить внимание при анализе документации:
1.Дата окончания подачи заявок.
Это, пожалуй, первое, на что следует обратить внимание. Ведь в госзакупках невозможно подать заявку хотя бы на минуту позже указанного времени. Соответственно, следует расставлять приоритеты и правильно оценивать свои шансы на подготовку и подачу заявки.
2. Дата подачи ценовых предложений.
Это о торгах в самом простом смысле этого слова. Аукцион предусматривает последовательное снижение НМЦ на шаг аукциона в торговом зале электронно-торговой площадки. Дата подачи ценовых предложений наиболее важна для аукциона, так как в этом и есть весь его смысл. Поэтому пропустить дату и время аукциона как минимум очень обидно. Тут останется надеяться только на то, что закупка будет признана несостоявшейся ввиду единственной заявки или единственного допущенного участника.
Если рассматривать конкурс, то подача ценовых предложений проходит иначе. Во-первых, в конкурсе ценовое предложение подается в составе заявки при подаче и указываем на ЭТП. Однако в случаях, когда по конкурсу предусмотрена дополнительная подача ценовых предложений, при первоначальной подаче можно указать НМЦ или цену с минимальным снижением. (Если заявка окажется единственной, тендер будет взят по НМЦ).
Во-вторых, дополнительная подача ценовых предложений здесь регламентирована. Как правило, ценовое предложение подается один раз в отведенный промежуток времени. При подаче участником закупки ценового предложения не допускается подача предложения, равного или превышающего предложение, содержащееся в заявке на участие в закупке, не допускается подача предложения, равного нулю. В рамках 223-ФЗ подача дополнительных ценовых предложений может быть самой разнообразной. В данном случае лучше ориентироваться на Положение о закупках отдельного заказчика и регламент ЭТП.
Здесь нельзя не упомянуть о переторжке. Если говорить простым языком, переторжка – это дополнительная возможность участников закупки улучшить свои ценовые предложения. Переторжка проводится только в рамках 223-ФЗ и только по инициативе Заказчика. Порядок и случаи проведения переторжки должны быть предусмотрены Положением о закупках Заказчика. Информация о возможности проведения переторжки указывается в Информационной карте. Решение о проведении переторжки, принимается на основании Положения, фиксируется в протоколе рассмотрения заявок. В переторжке имеют право участвовать все участники закупки, чьи заявки не были отклонены по итогам рассмотрения заявок. Участник вправе не участвовать в переторжке, тогда его ценовое предложение остается равным первоначальному.
3. Электронная торговая площадка (ЭТП).
Несмотря на то, что теперь регистрация на федеральных ЭТП проходит автоматически, желательно каждый раз обращать внимание, на какой площадке проходит процедура. Сложностей с подачей заявки по 44-ФЗ, скорее всего, не возникнет, но по 223-ФЗ существует достаточно большое количество секций, требующих отдельной аккредитации. Поскольку аккредитация в торговых секциях занимает определенное время (регламентировано ЭТП), следует заблаговременно убедиться в наличии требуемого доступа и возможности подачи заявки.
Кроме того, различные ЭТП требуют различных тарифов или депозитов для участия. Поэтому все эти моменты нуждаются в тщательной проработке на ранних этапах, чтобы не допустить досадной неподачи заявки.
4. Обеспечение заявки.
В закупочной документации устанавливается размер обеспечения заявки или указывается, что обеспечение заявки не требуется. При первоначальной оценке важно понять, установлено ли обеспечение заявки, и если да, то в каком размере. И, соответственно, принять решение, будет ли заявка обеспечиваться денежными средствами или банковской гарантией.
5. Обеспечение исполнения договора.
Казалось бы, зачем на столь раннем этапе беспокоиться об исполнении договора? Бывает так, что обеспечение заявки не требуется, а обеспечение исполнения договора по 223-ФЗ установлено в размере 30% от НМЦД и составляет солидную сумму. Начинающим поставщикам такую сумму не всегда легко выдернуть из оборота, а при получении банковской гарантии могут возникнуть сложности. Например, часто банки отказывают начинающим поставщикам из-за бухгалтерской и налоговой отчетности, также из-за отсутствия опыта выполнения аналогичных работ / оказания услуг по госзакупкам. В тех случаях, когда есть понимание, что сумма обеспечения исполнения договора достаточно серьезная, есть смысл заранее начать проработку банковской гарантии или даже позаботиться о поручителе.
6. Обязательные требования к участникам закупки.
Чаще всего обязательные требования к участникам закупки стандартные. Они закреплены в пункте 1 статьи 31 Федерального закона №44-ФЗ. В закупках по 223-ФЗ применяются аналогичные обязательные требования к участникам.
Как правило, данные требования подтверждаются декларацией с соответствующими пунктами, которая автоматически формируется на ЭТП при подаче заявки. Внимательно нужно следить за последними изменениями законодательства, чтобы предоставить декларацию в соответствие с законом.
Важным здесь является то, что в обязательных требованиях может быть установлена необходимость наличия той или иной лицензии на вид деятельности и/или необходимость быть членом саморегулируемой организации (далее – СРО).
Соответственно, если данной лицензией/допуском нет и их требование не вызывает вопросов, то об участии в данном тендере можно забыть. Впрочем, если вопросы есть, можно написать Заказчику запрос на разъяснение документации и попросить обосновать наличие данного требования.
Еще один вариант – принять участие в тендере от компании-партнера, обладающей соответствующей лицензией/ допуском. Распределение функций и полномочий между такими партнерами, как правило, осуществляется руководством.
7. Дополнительные требования к участникам закупки.
Дополнительные требования к участникам закупки в рамках 44-ФЗ установлены в пунктах 2 и 2.1 статьи 31 44-ФЗ. Данный вопрос будет рассмотрен в отдельной главе.
8. Перечень предоставляемых документов (состав заявки).
Если в рамках закупок по 44-ФЗ состав заявки установлен законодательно, то в закупках по 223-ФЗ Заказчиком может быть установлен самый разнообразный набор документов. При анализе документации следует заблаговременно оценить возможность получения полного комплекта документов для формирования заявки.
9. Техническое задание.
Необходимо внимательно изучить техническую часть документации и проект Договора на предмет возможности его исполнения. Следует учитывать сроки, наличие рабочей силы, материальную базу, местоположение объекта, логистику, наличие необходимого оборудования и материалов.
Если для выполнения работ требуется поставка товара, то необходимо его проценить. То есть следует обратиться к официальному производителю (или дилеру) товара и узнать о его стоимости, наличии и сроках поставки. Для достоверности можно обратиться к нескольким производителям товара (если возможна поставка эквивалента). Если товар собственного производства, то следует учесть затраты на его производство и сроки. Товар должен подходить по техническим характеристикам под требования заказчика. Стоимость товара должна позволять получить прибыль с учетом всех дополнительных издержек по его транспортировке, монтажу и пусконаладке (при необходимости). Сроки поставки товара должны позволять уложиться в отведенные сроки на поставку товара/выполнение работ, указанные в техническом задании и проекте договора.
44-ФЗ или 223-ФЗ? В каких закупках легче участвовать?
Часто начинающие участники закупок не знают с чего начать. В какие закупки пойти участвовать, чтобы справится с подготовкой заявки и желательно иметь шанс забрать тендер.
Вообще самое легкое – участие в малых закупках, где нужно заполнить чаще всего только коммерческое предложение.
Сейчас в большом количестве случаев для участия во всех процедурах закупок по 44-ФЗ требуется заранее подтвердить опыт. Для новичков это бывает очень проблематично. Некоторые положения п.2 ст.31 Федерального закона №44-ФЗ применяются к закупкам, начальная максимальная цена которых превышает 500 тыс. рублей.
Поэтому, на сегодняшний день наиболее простыми можно считать процедуры по 223-ФЗ, проводимые способами: запроса котировок и аукциона.
Методика расчета себестоимости закупки
1.Расчет себестоимости товаров (работ, услуг)
При расчете себестоимости товара важно учитывать, что цена товара от производителя в 95% случаев будет меньше цены этого же товара у перекупа. Однако, некоторые производители рассматривают только оптовые поставки или работают исключительно через своих официальных дилеров дистрибьюторов.
Разумным будет собрать несколько коммерческих предложений на товар и выбрать подходящего поставщика исходя из условий поставки. Важно учитывать цены, наличие, сроки поставки, логистику, отсрочку платежа и другие условия.
При поставке иностранного товара важно учитывать колебания курса валют, требования национального режима, санкционные ограничения и последние изменения в законодательстве РФ.
При выполнении работ, оказании также важно отметить, какие товары (материалы) потребуется приобрести. Кроме того, в себестоимость необходимо заложить заработную плату рабочим, налоги и другие обязательные платежи. При необходимости прибавить расходы на привлечение субподрядчика.
2. Дополнительные расходы. К ним могут относиться:
– доставка, разгрузка и перемещение;
– монтаж/демонтаж оборудования;
– пуско-наладочные работы;
–обучение сотрудников заказчика работе на технологически-сложном оборудовании.
3. Тендерные расходы:
– обеспечение заявки (если такое установлено). Потребуется на момент подачи заявки.
– обеспечение исполнения договора (если такое установлено). Потребуется на момент подписания договора.
– обеспечение гарантийных обязательств. Потребуется в момент приемки.
– оплата ускоренной предквалификации (при необходимости).
Все виды обеспечения могут быть оплачены денежными средствами или потребуется оплатить комиссию за выдачу независимой банковской гарантии.
При выборе способа обеспечения стоит учитывать, что денежные средства вернутся в случае, если не будет нарушений законодательства и исполнений договора, но некоторое время (иногда очень долгое) они будут заморожены. А независимая банковская гарантия позволяет держать денежные средства в обороте и расходовать на иные цели. Но комиссия за ее выдачу не возвращается и иногда может составлять значительную сумму.
В закупках по 44-ФЗ после победы поставщик обязан оплатить ЭТП комиссию в 1% НМЦ, но не больше 5 000 рублей. Для субъектов малого предпринимательства условия выгоднее – 1% начальной цены, но не больше 2 000 рублей.
В закупках по 223-ФЗ комиссии с участников торгов может быть установлена за участие и/или заключение договора. Тарифы устанавливает каждая отдельная площадка. Как правило, для субъектов СМП установлены льготы.
Таким образом, если по каждому отдельному пункту указать примерную сумму, которая расходуется для исполнения каждого конкретного Договора, то получается себестоимость тендерной процедуры.
Далее определяется желаемая прибыль с тендера.
Себестоимость + Прибыль = Цена тендера.
Анализ заказчика на предмет коррумпированности и заинтересованности в победе на тендере конкретного поставщика
Госзакупки достаточно коррумпированная сфера. Большая часть наиболее выгодных закупок сформирована под конкретного поставщика. Как же выявить коррупционную составляющую тендера на этапе анализа документации?
Анализируем техническую часть
Здесь обращаем внимание на требования к товару (если есть поставка). Могут быть установлены такие характеристики, по которым подходит только одна модель товара. Это является ограничением конкуренции, если заказчик не докажет обратное. Кроме того, может необоснованно требоваться поставка товара определенной марки. Без обоснования такой необходимости.
Внимательно нужно смотреть на сроки поставки или выполнения работ. Иногда бывает, что работы на объекте уже выполнены и заказчик проводит тендер задним числом. В таких случаях сроки на выполнение работ (поставку товара) могут быть нереально короткими.
Несоответствие проектной документации, сметы на выполнение работ и технического задания. Может быть связано с технической ошибкой заказчика, а может таким образом вводить в заблуждение потенциальных участников закупки.
Анализируем обоснование начальной максимальной цены
Иногда в смете прописаны явно завышенные расценки и фигурируют маркировки самого дорогостоящего оборудования, которые никак не соответствуют техническим параметрам, указанным в описании объекта закупки. Тоже повод для размышлений.
Анализируем документацию. Требования к участникам закупки
Иногда к участникам закупки могут быть установлены дополнительные или обязательные требования, которые явно ограничивают конкуренцию. Это могут быть различного рода лицензии или допуски СРО, требование которых для данного вида работ не является обязательным.
По 44-ФЗ могут быть установлены дополнительные требования в подтверждение опыта участника закупки в нарушение ПП РФ №2571. Так, например, заказчиком может быть в подтверждение выбран какой-то наиболее сложный пункт, вместо стандартного, подходящего под предмет закупки.
По 223-ФЗ заказчики могут требовать обязательный состав кадровых или материально-технических ресурсов. Также могут требоваться специалисты, обученные работе на определенной марке иностранного оборудования (после известных событий такие сертификаты не выдаются и обучение не проводится).
Кроме того, заказчик может установить максимально возможный размер обеспечения заявки и/или обеспечения договора (особенно актуально для крупных тендеров). Как правило, такое условие отпугивает ИП и мелкие компании, которые не могут оплатить обеспечение или получить независимую гарантию.
Анализируем квалификационную часть (для конкурса или запроса предложений (по 223-ФЗ))
Заказчиком могут быть установлены такие специфические квалификационные требования, подтвердить которые будет практически не реально.
Это могут быть определенные сертификаты, уровень финансовой устойчивости, материально-технический или кадровый состав, подготовить который даже за 15 дней нереально. Странным будет являться и требование опыта на определенных объектах (например, на объектах образовательных учреждений или объектах газовой промышленности).
Анализируем проект Договора
В проекте договора Заказчик тоже может указать некоторые особенности, усложняющие жизнь поставщика. Обычно это связано с финансированием, приемкой работ, страхованием и прочее.
При анализе закупочной документации важно отмечать подобные факторы и здраво оценивать риски и свои возможности.
Самое безобидное, что может быть при участии в коррумпированном тендере – необоснованная затрата рабочего времени специалиста на подготовку заявки. Как правило, заявки на участие в таких тендерах отличаются особой сложностью и проблематичностью. Кроме того, если обеспечение заявки осуществляется с помощью банковской гарантии в виде существенной комиссии, следует внимательно все взвесить.
Самое неприятное, что может быть при участии в коррумпированном тендере – реестр недобросовестных поставщиков и потеря денежных средств.
Возникает закономерный вопрос: что делать?
Писать запросы на разъяснение документации и требовать от заказчика аргументированных объяснений.
Если объяснения заказчика недостаточно аргументированы писать жалобу в ФАС и отстаивать свои интересы.
Отложить эту закупку и заняться более перспективными.
Однако, даже после победы в ФАС вряд ли такой заказчик захочет сотрудничать с жалобщиком. Поэтому лучше писать жалобу и идти на тендер от разных организаций.