Николай Химич
Практическое пособие руководителю как избежать штрафов из-за ошибок кассиров (продавцов)
3. Обязанности потребителей при применении ККТ
Нужно знать, что организации и ИП, применяющие ККТ, помимо всего прочего, обязаны:
√ применять исправную ККТ, опломбированную маркой-пломбой в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении денежных расчётов;
√ выдавать покупателям при наличных денежных расчетах в момент оплаты, выполненные контрольно-кассовой техникой, кассовые чеки;
√ обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ;
√ обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющим проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;
√ не использовать ККТ, на которой отсутствует или повреждена марка-пломба, отсутствует знак сервисного обслуживания, а также при отсутствии отметок в паспорте ККТ, подтверждающих регистрацию или перерегистрацию в налоговом органе, ввод в эксплуатацию, проверку исправности, ремонт, техническое обслуживание и замену программно-аппаратных средств;
√ эксплуатировать ККТ в фискальном режиме;
√ снимать ККТ с регистрации в налоговых органах в случае прекращении эксплуатации.
При эксплуатации ККТ обязательно ведение таких документов, как «Журнал кассира-операциониста» и «Журнал вызова технических специалистов». Рабочее место кассира должно соответствовать всем требованиям по технике безопасности и электробезопасности.
В начале работы кассир пробивает нулевой чек с целью проверки четкости печатания реквизитов и наличия их на чеке. В конце смены нулевые чеки прикладываются к кассовому отчету.
Если кассир совершил ошибку, пробил неправильный чек и не было возможности «погасить» чек в течение смены, неиспользованный чек актируется по форме КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам».
Ремонтировать блок фискальной памяти запрещено. При его поломке кассовый аппарат отправляется в ремонт в сервисный центр на основании разрешения налогового органа, в котором ККТ находится на учете.
При возникновении неисправности кассир обязан:
1. выключить кассовый аппарат, вызвать представителя администрации и определить характер неисправности;
2. в случае невозможности самостоятельно устранить сбой оформить окончание работы как при окончании смены, а в журнале кассира-операциониста время и причину окончания работы.
Выручка из ККМ по сумме должна четко соответствовать показаниям контрольной ленты и журнала кассира-операциониста.
В конце смены представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает контрольную ленту, подписывает в конце контрольной ленты (распечатке), указав на ней тип и номер ККТ, дневную выручку, дату и время окончания работы, показания счетчиков.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой необходимо выяснить причину расхождений. Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет по форме КМ-6, КМ-7 за текущий день.
4. Разработка документов и назначение форм строгой отчетности
По опыту работы бизнесменов для исключения всяких ненужных проблем с полицией и налоговыми инспекторами у Вас в обязательном порядке должны быть разработаны следующие инструкции, приказы и документы:
√ должностная инструкция кассира-операциониста;
√ трудовой договор кассира-операциониста с Предприятием;
√ приказ «Об обязательном применении ККТ при осуществлении денежных расчётов с населением»;
√ приказ «Правила эксплуатации контрольно-кассовой техники на Предприятии»;
√ приказ «Об установлении ответственности кассира-операциониста за нарушение правил применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением и за нарушение порядка ведения кассовых операций».
Обычно трудовой договор и должностные инструкции есть практически на всех фирмах, а вот об остальных приказах почему-то руководитель не думает. А ведь эти приказы не только дисциплинируют сотрудников и устанавливают четкие рамки применения ККТ и деятельности кассиров-операционистов (продавцов). Самое главное, что если вдруг на вас будут наложены штрафные санкции, то в соответствии с законами вы сможете взыскать с виновных свои потери.
Самая большая проблема – неуверенность людей. Многих пугают количество проверяющих органов и характер проверок, опасаются дальнейших инициатив правительства по изменению налогообложения. Однако страх и неуверенность можно относительно легко предупредить или вообще устранить. Каким же образом?
Опытные бизнесмены, которые заботятся о том, чтобы все сотрудники их предприятий были всегда готовы к любым видам проверок, разрабатывают следующие документы:
√ «Рекомендации по заполнению бланков форм строгой отчетности КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-6, КМ-8, КМ-9»;
√ методику «Действия руководителя предприятия и кассира-операциониста при проведении проверок проверяющими органами»;
√ методические материалы «Характерные ошибки кассиров-операционистов и как их не допустить при применении ККТ».
Рассмотрим перечень документов и комментарии к ним.
Указанные документы должны находиться у пользователя ККТ для обеспечения его хозяйственной деятельности. Они также необходимы для обучения и подготовки сотрудников к проверкам налоговых органов по вопросам применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением, порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций.
Приведём примеры содержания отдельных разработанных документов. В частности, в «Правилах эксплуатации контрольно-кассовой техники» имеются следующие разделы:
1. общие положения;
2. правила эксплуатации ККТ;
3. подготовка ККТ к работе;
4. работа кассира-операциониста в течение смены;
5. особенности безналичного расчёта;
6. окончание работы на ККТ;
7. взаимодействие с ЦТО;
8. правила техники безопасности и т. д.
Естественно, если вы организуете обучение ваших кассиров-операционистов (продавцов) в соответствии с указанными правилами, то маловероятно, что они смогут случайно допустить какую-либо ошибку. Но, повторяем, контроль знаний и их работы должен проводиться регулярно и системно.
Вы видите, что в разработанных документах указаны жизненно необходимые инструкции и приведены конкретные примеры из опыта работы передовых бизнесменов при применении ККТ.
Соответственно, изучив соответствующие разделы и ошибки, которые допускают многие кассиры-операционисты в своей работе, вы с большой долей вероятности сможете организовать работу своего бизнеса при применении ККТ таким образом, чтобы ваши кассиры работали безошибочно.
А если в дополнение ко всему этому вы будете:
√ регулярно проводить комплексное обучение кассиров-операционистов (продавцов);
√ не реже одного-двух раз в год проводить аттестование их деятельности;
√ не менее трех-четырех раз в год использовать услугу «тайный покупатель» для контроля деятельности своих сотрудников;
√ периодически проводить конкурс кассиров-операционистов, то мы по своему опыту работы гарантируем, что возможность различного рода ошибок ваших подчиненных уменьшится в десятки раз. Мы это четко оценили за полтора десятка лет работы с кассирами-операционистами, как своими, так и наших клиентов;
Вы можете попытаться самостоятельно разработать все эти документы, сверхсложного в этом ничего нет. Но, конечно, лучше обратиться к профессионалам, которые на этом «собаку съели». Они вам представят не только несколько вариантов указанных документов, но и подкорректируют их с учетом специфики вашего бизнеса. А это – очень немаловажно! Стоят разработанные методики и документы недорого, а сэкономить вам могут десятки и сотни тысяч рублей.
