Танзиля Гарипова
Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника
Глава 3
Когда нанимать ассистента?
Мы уже говорили о том, что ассистента лучше всего приглашать на самой начальной стадии, когда только пришла идея запустить проект. Если бизнес большой, а направлений несколько, хорошо бы найти отдельного ассистента на каждое из них. Самое главное – ценный конечный продукт или результат. Чаще всего результат работы помощника – прибыль. Каждый ассистент – неважно, составляет ли его заработная плата 10 тысяч, 50 или 300–500 тысяч рублей, – должен окупаться.
Например, если вы приглашаете помощника на 300 тысяч рублей, то ждете, что это будет «акула», которая принесет в компанию денег гораздо больше своей зарплаты. И не советую вам экономить на заработке ассистента – жадность дороже обойдется. Хотя, если увидите, что человек эти деньги попросту просиживает, надо от него избавляться. Впрочем, может быть, вы просто не сумели найти к нему подход или не обозначили задачи так, как требовалось?
Когда ассистент нужен просто на решение онлайн-задач, либо «привезти-увезти», то вы экономите средства на курьеров. Например, каждому клиенту, который у нас закрывает вакансию, мы отправляем подарок, который доставляет обязательно помощник, а не курьер. Согласитесь, есть разница, приезжает к тебе полномочный представитель компании или курьер, которому все равно.
Однако помощники бывают разного ранга и уровня. Один ассистент подойдет на простые задачи, другому по плечу более масштабные проекты. Поэтому, когда соберетесь искать себе помощника, посмотрите на структуру компании, чтобы определить, «кто за кем стоит», как выглядит модель проекта и какие задачи можно и нужно отдать ассистенту.
Возможно, это будет не только личный ассистент, а помощник в проекте, либо сотрудник, помогающий двум руководителям: одному с мелкими задачами, другому – в бизнес-процессах. Такой сотрудник может контролировать, предположим, отделы продаж, сбыта, маркетинга или доставки. Если задачи будут расписаны правильно, он снимет с вас множество забот.
Глава 4
Почему нужен помощник?
История предпринимательства складывалась так, что преуспевает тот, кто занимается делом, в котором разбирается и которое понимает. Следовательно, в бизнесе важно не только образование, но и навыки, опыт, умения.
Например, один из моих друзей сделал себе кухню, то есть заказал по разработанному им дизайну. И получилось очень здорово – элегантно, удобно, в восточном стиле… Все, кто к нему приходил в гости, удивлялись и просили сделать им такой же дизайн либо придумать что-то новенькое. Автор проекта признавался: «Засыпаю с мыслью, что хочу какую-то интересную идею, а когда просыпаюсь, у меня в голове уже отрисованный дизайн!»
Так он и начал использовать свою «фишку» – разработал дизайн для нескольких друзей, постепенно стал разбираться в материалах и технологии, а потом – и сам собрал, ведь тогда почти не было компаний, готовых изготавливать кухни по авторским проектам. Вот он такую компанию и создал, а сейчас у него собственная сеть в разных городах страны.
Как правило, по такой схеме идет практически каждый третий предприниматель, монетизируя свои таланты и умения.
Я уже писала, что об ассистенте надо задумываться на стадии идеи, но если вы начинали в одиночку, то все равно, когда пойдет поток заказов, вам понадобится либо менеджер, либо помощник, либо и тот и другой. Чем быстрее растет предприниматель, тем больше у него расходов: на офис, фонд оплаты труда, оборудование и так далее. И не столько денежных затрат, сколько временны́х: на подбор сотрудников, на подключение интернета, создание внутренней сети, библиотеку и прочее. Плюс к тому развивается переговорный процесс, значит, надо позаботиться о достойном приеме клиентов и встрече гостей. Короче говоря, ассистент здесь уже необходим – именно ему предстоит заботиться о представительских и будничных нуждах.
Довольно часто компания хорошо набирает темп в том числе и потому, что у директора квалифицированный и внимательный ассистент, принимающий на себя рутинные заботы, освобождая руководителя для разработки глобальных целей и стратегического развития. Всем известно, к примеру, что к переговорам и совещаниям нужно серьезно готовиться – и здесь помощник тоже незаменим, он поможет подготовить презентацию, материалы для раздачи, пригласить участников. Так же велика и роль ассистента в масштабировании проекта, открытии новых точек, организации обучения сотрудников, включая топ-менеджеров. То есть решения, конечно, принимает босс, но реализация задач начинается именно с помощника, который берет на себя множество дел: от соблюдения распорядка встреч и совещаний до организации, скажем, помещения для занятий или переговоров.
И, наконец, хороший ассистент возьмет на себя ненавязчивую заботу о питании шефа и даже о его здоровье.
Глава 5
Виды ассистентов: плюсы и минусы
Существует три вида ассистентов, которые делятся по степени вовлеченности в жизнь руководителя: личный ассистент, бизнес-ассистент и микс-ассистент. Каждый из них предполагает еще и деление на онлайн- и офлайн-формат работы.
ЛИЧНЫЙ АССИСТЕНТ
Такой ассистент, как и следует из названия должности, занимается личными вопросами руководителя. Сюда входит решение задач, связанных с его семьей, домом и бытом, автомобилем, с коммунальными платежами и домашними животными. Например, если руководитель сдает коммерческую или жилую недвижимость в аренду, личный помощник нередко занимается и урегулированием всех связанных с этим вопросов.
Личному ассистенту шеф может поручать самые разные дела: забрать ребенка из школы, сопроводить его на занятия в художественном кружке или спортивной секции, возможно, даже подобрать такую секцию с удобным местоположением и режимом. Экскурсия с детьми в театр или музей – тоже ложится на плечи помощника, если начальник и его жена перегружены работой (а так бывает нередко). Случается, что и собаку приходится выгуливать, и кошку кормить – на то он и личный ассистент. Я уже не говорю о более масштабных, но все-таки бытовых задачах: подыскать ландшафтного дизайнера для дачи или подобрать надежную бригаду для ремонта квартиры. Словом, перечень дел, которыми может заниматься такой ассистент, поистине неисчерпаем.
Плюсы личного ассистента
Ассистент вхож в семью, по сути, и сам становится ее членом. Он знает ваши проблемы и всегда готов помочь в их решении, будь то забота о домашних растениях или кошке в отсутствие хозяев или необходимость на несколько часов подменить няню для ребенка. Если хотите, личный помощник – дополнительные «руки и ноги» шефа, его дублер в определенных обстоятельствах.
Минусы личного ассистента
Но есть здесь и риск, особенно если вы приглашаете в качестве помощника человека с «холодного» рынка, доселе вам не знакомого и не имеющего рекомендаций. Когда вы вводите ассистента в свой дом, в семью, вы должны ему безусловно доверять, иначе ждите неприятностей. В таких случаях резонно не приближать человека сразу, дать ему время проявить себя, понаблюдать за его поведением, понять, насколько он исполнителен, честен и открыт.
В крайнем случае, если вы совсем не уверены в новом помощнике, можно использовать и современные технологии, например видеокамеру в доме. Не стесняйтесь звонить ему и проверять, все ли сделано, как надо. Важно, чтобы он чувствовал контроль.
Проверки
Не все их воспринимают должным образом, но вообще-то проверить человека перед тем, как ввести в дом, это нормально. Одна из крупных корпораций, для сотрудников которой мне пришлось подбирать домашний персонал, первым делом проверила именно меня – и не как-нибудь, а на полиграфе, «детекторе лжи». И я восприняла это с пониманием.
На самом деле во многих компаниях приняты проверки различного рода, особенно там, где речь идет о больших деньгах или о важных технологиях. Думаю, обижаться на это не стоит – компания должна обезопасить себя от неприятных сюрпризов. Например, часто, получив от кандидата резюме, кадровики отслеживают его профиль в социальных сетях. Понятно, что в нерабочее время человек волен заниматься чем его душе угодно, но не надо удивляться, если руководство отказывает кандидату, увидев настораживающие детали в его аккаунте или в поведении на собеседовании.
Особенно велика опасность «засланных казачков». Их могут направить к вам конкуренты или недоброжелатели. Выявить такого персонажа непросто, почему и нужны все-таки рекомендации от известных вам людей. Конечно, истинная ценность сотрудника выявляется главным образом в работе, но не торопитесь сразу открывать все свои секреты.
В заключение этой темы добавлю, что проверки должны проводиться по взаимному согласию. Как правило, в договоре присутствует пункт о конфиденциальности, так вот в него можно добавить еще и дополнение о проверках, которые будут время от времени проводиться. Если кандидат идет на должность с открытыми глазами, ему проще собраться и организовать себя.
БИЗНЕС-АССИСТЕНТ
Бизнес-ассистент – помощник в реализации проекта. Он координирует множество процессов компании, взаимодействует с подрядчиками, полностью обеспечивает работу отделов, несет ответственность за то, чтобы все документы были готовы и подписаны вовремя. Ему приходится следить буквально за всем: от встречи гостей до организации внутренних совещаний и внешних мероприятий. Когда руководитель работает на международном уровне, ассистент ездит вместе с ним, а порой даже вместо него, организуя бизнес-процессы и координируя взаимодействие с партнерами. Точно так же помощник подобного уровня взаимодействует с инвесторами, если шеф занимается привлечением инвестиций.
Есть, разумеется, и менее масштабные, более простые задачи: работа с почтой, ведение Instagram, мониторинг рынка, организация онлайн-конференций и тому подобное – в таких вещах грамотный и усидчивый бизнес-ассистент незаменим.
Плюсы бизнес-ассистента
В жизни руководителя появляется надежный помощник, которому можно передать множество мелких бизнес-процессов и быть спокойным за то, что все дела будут выполнены, а не сольются в трубу. Бизнес-ассистент знает изнутри проекты, у него свежий взгляд, и ему по силам достичь результата, чтобы обороты и прибыль компании повышались.
Приведу в пример свою помощницу, которая каждый раз придумывает новые идеи для продвижения и улучшения бизнеса, все время учится и развивается, а мне предлагает часто готовые решения: «Давайте вот здесь так сделаем, а там поменяем…» Скажу честно: это очень классно, и наш тандем работает отлично.
Минусы бизнес-ассистента
Приготовьтесь сразу: профессиональный ассистент сто́ит хороших денег. Ниже мы поговорим об уровнях квалификации помощников, и я расскажу подробнее об их градации.
Ассистент среднего уровня стоит в Москве от 70 000 рублей. И, как правило, всегда окупается. На тему пола бизнес-помощника стоит подумать, не обязательно это – привычная девушка. Тем более что с молодыми женщинами бывают и проблемы: то в декрет собралась, то новый парень запрещает ей работать ассистентом, то просто – «перегорела». Впрочем, каждый руководитель решает для себя сам: пригласить ли ему в качестве ассистента девушку или молодого человека. На самом-то деле принципиальной разницы здесь нет.
Скажем, есть тридцатилетние женщины, имеющие троих детей, но ими днем занимается няня, а муж поощряет желание супруги работать. Нередко такие женщины делают блестящую карьеру и в должности ассистента чувствуют себя как рыба в воде. Но встречаются и бездетные девушки, настроенные не столько на работу, сколько на поиск подходящей партии. И им уже не до служебных заданий, голова другим забита. Словом, всякий раз приходится решать в индивидуальном порядке, взвешивая все «за» и «против».
Если характер компании подразумевает работу частично в режиме онлайн, это здорово облегчает задачу, но не всегда подходит. Когда вы планируете развитие своего бизнеса хотя бы лет на десять вперед, помощник должен быть рядом, если хотите, на подхвате. Он должен быть полностью вовлечен в дела компании, вместе с ней расти и развиваться, а когда придет время его повышения – передать свой опыт новому помощнику.
МИКС-АССИСТЕНТЫ
Как вы понимаете, они совмещают статус и личного и бизнес-помощника. Такой вид сотрудников наиболее востребован, еще раз повторю: руководителю нужен «многорукий многоног» – всегда на связи, близко к шефу, он поможет во всем, а фразы «это не входит в мои обязанности» в его лексиконе не будет. Короче говоря, для микс-ассистента нет нерешаемых проблем. Если даже он чего-то не знает или не умеет, все равно обязан ответить: «Выполню!», и точка. Хоть и придется осваивать новую область на ходу, в процессе. Купить материалы для строительства дома, найти врача, помочь кому-то получить гражданство, выйти из положения, когда шефа лишили водительских прав… Пусть он не сможет все сделать сам, но ему по силам найти людей, компетентных в той проблеме, которую надо решить. И скоординировать работу.
Предположим, мой шеф (одинокий холостяк) столкнулся с проблемой питания дома и обратился с этим ко мне, своей помощнице. Это не значит, будто я сама должна готовить для него. Нет, конечно. А вот нанять повара, составить и согласовать меню, решить вопрос с покупкой продуктов – дело как раз для помощника.
Руководитель ставит задачу, а дело ассистента – организовать и выполнить ее.
Задача ассистента (не только микса, но и всех других помощников) – сделать так, чтобы руководитель остался доволен и все было выполнено на высшем уровне.
Маленькая рекомендация: если вам что-то не нравится, вы недовольны тем, как ассистент выполнил работу, не копите претензии, выскажитесь сразу – негромко, тактично, но обязательно. Иначе в один «не прекрасный» день чаша терпения переполнится, и будет конфликт, который не только испортит вам нервы, но и «погасит» помощника. А поломанному человеку очень сложно бывает восстановиться. Так что не доводите до крайностей.
Конечно же, не все ломаются, стойкость и стрессоустойчивость – необходимые для помощника качества, но, когда человек отдает душу работе, конфликт выбивает его из колеи. Поэтому выбирайте выражения, даже если вы устали или расстроены, не унижайте своего ассистента, не обрывайте его в диалоге. Если же вы вспыльчивы, лучше заранее предупредите помощника об этой своей слабости. Предупрежден – значит, вооружен.
Недавно мы подбирали ассистента, и исполнительный директор сразу предупредил: «Танзиля, нам нужна девочка «в железном панцире». Я, естественно, интересуюсь: «Почему?» Оказывается, заказчица – очень жесткий предприниматель со сложным характером. Соответственно, мы искали сотрудницу, готовую к подобному общению.
Разумеется, закаленные профессионалы не сломаются, что бы ни случилось. Но в жизни каждого из них наверняка был момент, когда казалось, будто все потеряно. Но они не согнулись, собрались с силами и встали на ноги. Отныне их ничто уже не пугает, хоть трактором на них наезжай, – они только встряхнутся и пойдут дальше делать свое дело. …Но все-таки, если вы – «сложный» руководитель, лучше предупредить об этом загодя, а еще разумнее – составить «инструкцию на себя», о которой я говорила. Вам же вместе работать, так это надо делать с открытыми на все достоинства и недостатки глазами.
Минусы микс-ассистента
К сожалению, миксы часто выгорают, и средний срок службы такого ассистента – три года. Есть люди, способные после передышки поднять себя и вновь взяться за подобную работу, но таких немного. Если честно, я бы выдавала миксам пенсию досрочно, как тем, кто был на вредной работе или в «горячих точках». Потому что они живут, как на вулкане, должны все успевать и со всем справляться во что бы то ни стало.
Если вы заметили, что над вашим помощником нависла угроза выгорания, попробуйте его поддержать. Хотя бы чаще благодарите его, даже восхищайтесь отлично выполненной работой. Такое отношение может стать и витамином, и безвредным допингом в трудную минуту.
Между тем есть начальники, не считающие нужным сказать элементарное «спасибо», даже если человек все сделал идеально, для чего, как говорится, вывернулся наизнанку. Вполне естественно, что он ждет положительной оценки, а не дождавшись, затухает. Помните, подобное отношение очень снижает мотивацию и притупляет чувства.
Поддержка руководителя важна, особенно если ассистент у вас работает более двух лет. Не ленитесь, выскажите свое восхищение его трудовыми подвигами. Бывает также, что у помощника возникает желание посоветоваться, порой даже душу излить – уловите этот момент, потратив полчаса на откровенный разговор. Другое дело, если человек начинает постоянно ныть и жаловаться – значит, выгорел, потерял кураж, и, как ни жалко, а придется с ним расставаться или переводить его на другую должность.
А вот о финансовой помощи – разговор отдельный. Вообще-то денежные отношения, помимо зарплаты, – табу. Разве что босс сам решил поощрить человека крупной премией. Или, например, посодействовать ему с корпоративным кредитом на покупку квартиры или машины. А ведь бывает, что помощник, почувствовав себя незаменимым, идет на шантаж, угрожая уволиться, если ему, например, не повысят зарплату или не дадут хорошую премию.
Впрочем, в жизни случаются разные ситуации. Один из наших слушателей рассказал свою историю. Его начальнику надо было срочно сделать переливание крови очень редкой группы, которую не могли найти. Ассистент очень быстро все организовал, нашел донора, мотаясь буквально без сна и отдыха, и – спас жизнь своему руководителю. Стоит ли удивляться тому, что выздоровевший шеф отблагодарил своего помощника-спасителя очень хорошим подарком?
