Александр Валерьевич Старовойтов
Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления
Практические рекомендации
1. Для периодически повторяющихся многоэтапных действий составляйте инструкции. Они станут ядром практических навыков коллектива. Составление инструкций лучше поручить самому опытному специалисту, а ее проверку – самому неопытному, тогда можно добиться ее ясности для каждого сотрудника.
2. Составляйте краткие инструкции для себя. Это тот третий результат Вашей деятельности, который позволит в будущем быстрее идти уже обозначенным путем.
Некоторые задачи не являются рутинными и чтобы их решить иногда требуется пара часов для определения лучшего порядка действий. Думая, что экономим время, мы не записываем эти шаги, надеясь на память. Но через месяц-два, из-за психологических ограничений для решения такой же задачи нам опять придется потратить столько же времени, т. к. велика вероятность того, что мы забудем, как и что делали.
Поэтому, если решение задачи требует больше 3–5 шагов, составляйте для себя краткую инструкцию в письменном виде. Это поможет повторить решение задачи быстрее даже через пару месяцев, а то и через год.
Второй плюс такого подхода – решение данной задачи Вы сможете ДЕЛЕГИРОВАТЬ, передав инструкцию.
3. Составляйте инструкции по схеме “5 по 5”. Оптимальное для восприятия количество пунктов 7+-2. Поэтому старайтесь составлять инструкции по формуле 5 по 5, т. е. она должна состоять из 5 разделов, в каждом из которых должно быть не более 5 пунктов, в каждом из которых не более 5 подпунктов. Такая инструкцию воспринимается и запоминается легче.
4. Составляйте “линейные инструкции”. Как правило, любой процесс имеет наиболее часто реализуемую линейную структуру. В нештатных ситуациях, процесс может выполняться по-другому. Лучше написать инструкцию для стандартного порядка, а действия в нештатных ситуациях изложить в отдельном приложении к инструкции.
1.2. Техника «Жаба в томатном соусе» на завтрак»
«Я знаю, что эту задачу нужно выполнить, но не знаю сколько это времени займет, да еще она и не очень приятная». Знакомы такие мысли? Ведь чтобы составить инструкцию, проанализировать шаги нужно сделать ПЕРВЫЙ шаг – уделить внимание пугающей задаче.
Вернемся к формуле развития:
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н – недовольство нынешним положением дел
В – видение новой ситуации, цели
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам.
В данном случае ПП кажется чем-то большим и страшным, но без четких очертаний. При этом пугает неизвестность и непонятность дела, а не что-то конкретное. Таким делам даже дали название – «лягушки» или «жабы».
Чтобы легче было справиться с таким делом, нужно добавить определённости. Обычно это делают с помощью таймера, выставив его на 20–25 мин. В результате ПП уже не большое серое, а лишь довольно короткий промежуток времени.
Сейчас таймеры есть на телефонах, компьютерах и т. п. а раньше использовали кухонные таймеры, которые имели, в основном, форму помидора. Отсюда и название метода – метод «помидора».
Такие короткие временные барьеры легко преодолеть, они не пугают и позволяют сделать первые шаги по решению проблемы. Они дают очень важное чувство – чувство УВЕРЕННОСТИ, что через 15–20 минут вы закончите этим заниматься.
Через этот промежуток времени произойдет следующее:
– вы погрузитесь в решение проблемы так, что проработаете над ней еще и еще по 15 мин.;
– приблизитесь к решению задачи, что сделает его менее «страшной» и дальше Вы сможете заниматься ею не откладывая;
– если дело так и продолжит казаться большим и неподъемным, то Вы приобретёте опыт применения приема и стронете дело с мертвой точки.
Особенно эффективен метод «помидора», если применять его утром к делам-«лягушкам», а не переживать о неприятном деле весь день. Поэтому я назвал его «Жаба в томатном соусе на завтрак».
Практические рекомендации
1. При планировании дня определите самое неприятное дело.
2. Запланируйте его как можно раньше.
3. Если Вам трудно решиться заниматься им больше часа – заведите таймер на 20 мин.
4. Работайте над делом, пока не прозвенить таймер.
5. Если вы уже готовы продолжать дальше, то продолжайте, если нет – запланируйте на следующее утро продолжить.
1.3. Техника «Дал слово – держись. Держись раз, держи два, держи три…»
Мы рассмотрели варианты снижения барьера для начала дел, которые не касаются человека, как личности.
А что делать, когда цель – самосовершенствование? Как бросить курить, начать бегать и т. п. Как изменять привычки?
Мне один из сотрудников сказал: «Я не буду дополнительно заниматься спортом, т. к. я такой, какой я есть».
Такая точка зрения иногда позволяет оправдать свое бездействие. Человек склеивает себя как личность и свои привычки. А ведь чаще всего самосовершенствование – это работа над своими привычками. Привычки же формируются, как мы видели во второй часте этой главы, повторением действий по инструкции.
Но когда речь идет об изменении привычек, выработанных годами, человеку трудно ПРЕДСТАВИТЬ себе будущее без этой привычки, т. е. Препятствие Переменам ему кажется огромным.
Что делать? На примере метода «помидора», мы уже знаем, что нужно отщипнуть кусочек от проблемы, потом другой и работать с ними по отдельности.
Ступени к новой привычке
Почти любую привычку можно разделить на отдельные ступени. Рассмотрим «ступени» желания бегать по утрам:
– вставать на час раньше;
– выйти на улицу в любую погоду;
– преодолеть намеченную дистанцию бегом без остановки.
При подходе “все и сразу”, иногда, получается сделать все это 2–3 дня подряд: встать, пробежать с трудом полную дистанцию, возможно попав под дождь. Но постепенно подсознание начинает придумывать множество веских причин, чтобы больше не выходить на пробежку, т. к. все неприятные моменты: напряжение при беге, недосып и дождь «слипаются» вместе и кажется что именно в этот раз все это случится и сразу.
Препятствие Переменам при этом больше ВООБРАЖАЕМОЕ, чем фактическое. Человеку кажется проще преодолевать небольшие препятствия, например, вставать на час раньше. Через пару недель это перестанет быть препятствием. Для каждого эти «ступеньки», в зависимости от волевых качеств, могут быть разной вышины. Для нашего примера предлагаю разбить все препятствие на ступеньки:
1. Вставать на час раньше.
2. Выйти на улицу, не смотря на погоду.
3. Преодоление дистанции (в и тоге до 5 км.)
3.1. Пройти пешком 15 мин., пробежать один раз 5 мин.
3.2. Бежать 3 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
3.3. Бежать 5 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
3.4. Бежать 3 раза по 10 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
3.5. Бежать без перерывов 25 мин.
«Ступеньки» определили, что дальше?
Как взобраться на ступеньку? Метод обещания
Мы стараемся выполнять свои обещания, особенно, если их дали не только себе. В чем секрет этого – узнаем немного позже, а сейчас сформулируем метод, основанный на этом.
Метод Обещания состоит из четырех ясных шагов:
1. Выберите важное для себя дело или поступок («ступеньку») и временной интервал, в течение которого, вы будете придерживаться своего обещания.
2. Сформулируйте обещание по формуле «В течение выбранного временного интервала я шагну на «ступеньку» столько раз». Применительно к нашему примеру: «В течение недели я встану в 5 утра не меньше 5 раз».
3. Сделайте обещание, не только себе, но и своим друзьям и знакомым, и вы получите единственную причину, по которой вы, возможно, сделаете то, что вы задумали.
4. Сдержите свое слово, данное вашим друзьям, и сделайте обещанное.
Как этот метод соотносится с формулой развития?
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н – недовольство нынешним положением дел
В – видение новой ситуации, цели
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам.
Объединение метода «Обещания» с выделением ступенек позволяет снизить ПП, т. к. мы ограничиваем и размер ступеньки и время на совершение первых шагов.
Секрет этого метода такой. Есть привычки, которые мешают развитию. При обещании некоторые привычки начинаю помогать развитию. Человек стремится выполнить сделанное публично обещания по следующим причинам:
– т к. он обещал;
– чтобы выглядеть хорошо в глазах других ("Мужик сказал – мужик сделал");
– чтобы показать, что он контролирует ситуацию;
– чтобы показать, что он прав в своих утверждениях относительно своих возможностей.
Последние три пункта – это как раз вредные привычки, которые иногда мешают развитию. Здесь же они поставлены на службу развитию.
Именно это принципиально отличает обещание другим от обещаний самому себе – с собой легко «договориться», если возникнут сложности. Мы убеждены в том, что люди строят взаимоотношения с вами, во многом основываясь на том, как вы относитесь к своему слову. Если вы его держите – одно отношение, если не держите – другое. Держать слово может каждый, и людей не нужно отдельно учить, как это делать. Другой вопрос, что мы не всегда держим свое слово, и это является осознанным выбором. Таким образом, когда вы заявляете о своем намерении через обещание своим хранителям или всем своим друзьям, у вас появляется возможность свое слово СДЕРЖАТЬ.
Держи раз, держи два, держи три… Метод крюка
Итак, мы узнали способ, облегчающий восхождение на «ступеньку». Теперь важно закрепиться на ней. Это называют методом крюка.
Это похоже на восхождение по горе. Можно лезть на гору без страховки не останавливаясь, но всегда есть риск, сорваться и очутиться опять у подножия. Вариант второй – идти со страховкой, периодически фиксируя ее к скале. Вероятность упасть остается, но промежуточные крюки не дадут упасть в самый низ. После падения начнешь двигаться от ближайшего крюка.
Крюк – это закрепление на «ступеньке» развития до момента, пока новые действия не станут привычной.
Теперь можно переходить к следующей «ступеньке». Ставьте себе задачу на неделю, если нужно усилить мотивацию – примените метод обещания. Так, рассматривая пример с утренним бегом, можно постепенно пройти по ступенькам 1–3.5 и для вас это станет приятной привычкой.
Какой высоты должны быть ступени?
Метод «ступенек» в сочетании с методом крюка позволяют находиться в ЗОНЕ РАЗВИТИЯ, что позволяет планомерно развиваться, не попадая в зону ПАНИКИ.
Исходя из этих соображений и нужно выбирать высоту «ступеней». Можно посоветовать такое сравнение. Представьте, что цель – научиться перешагивать вверх через 5 ступеней. На данный момент какова вероятность, что Вы сможете это сделать? Допустим 1 раз из 20-ти. А через 2–8 из 10, через 3–3 из 10, через 4–1 из 10. Очевидно, что сразу пытаться шагать через 5 ступеней бессмысленно, т. к. Вы будете с каждой попыткой закреплять неудачную модель поведения. Лучше начать с 2-х ступенек и довести успех до 10 попыток из 10-ти. К этому времени через три ступеньки также будет получаться лучше – это второй этап. Опять нужно довести его до 8–10 успешных из 10 попыток. И так далее.
Поэтому алгоритм определения ступеней такой:
1. Разбейте само действие на несколько шагов.
2. Для каждого шага определите желаемый размер. Например: бежать 5 км.
3. Определите, какие из этих желаемых параметров попадают в зону паники, например, бежать 5 км для вас попадает в эту зону. Тогда разбейте такие шаги по такому параметру на несколько ступеней, например:
– пройти пешком 15 мин., пробежать один раз 5 мин.
– бежать 3 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
– бежать 5 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
– бежать 3 раза по 10 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
– бежать без перерывов 25 мин.
4. В результате у вас получится перечень ступеней-барьеров на которых нужно закрепляться.
Конечно, когда вы начнете шагать по ступеням, то что-то может поменяться – корректируйте количество и высоту ступеней по ходу. Главное, что вы видите цель, понимаете, что все ступени преодолимы и непреодолимых барьеров нет.
Практическое применение
Как использовать метод в личных целях мы уже подробно разобрали на примере.
Как его использовать для развития личного состава рассмотрим по шагам:
1. Выберите конкретного человека и качество, которое нужно развить. Для примера возьмем прибытие вовремя на работу.
2. В личной беседе обсудите проблему с ним и предложите дать обещание, что на этой неделе он будет приходить во время как минимум 4 раза. Лучше, чтобы обещания он дал не только Вам, но и еще паре человек, а также записал на листке бумаги.
3. Проконтролируйте результаты по окончании недели. Если что-то пошло не так, то повторить обещание на неделю. Если обещание выполнил – предложить расширить его границы, например на 2 недели или на месяц.
Плюсы этого метода в том, что он не требует материальной или дисциплинарной мотивации.
1.4. Поход: развитие навыка преодоления себя
Рассмотренные нами методы позволяют, в некоторой мере, компенсировать недостаток силы воли, чтобы начать делать что-то новое, иногда неприятное, прямо сейчас.
Если вы бывали в походе, то знаете, что там, особенно начинающему походнику, приходится преодолевать себя почти на каждом шагу: рано вставать, идти или работать под дождем, складывать мокрую палатку, мыть посуду без крана и раковины, готовить на всех, когда хочется пойти половить рыбу или пособирать грибы и т. п.
Для опытных походников это привычно и нормально и они наслаждаются окружающей природой, общением, рыбалкой, да вообще всем, что видят вокруг и делают.
Поэтому новичку, как следует из рассмотренных методик, лучше начинать с небольшого похода. Чтобы проблемы, встающие перед ним не загоняли человека в зону паники. Тогда есть вероятность, что он пойдет и в следующий поход.
У меня есть печальный опыт, когда мы взяли в поход молодых людей, которые привыкли к городскому комфорту. Им всем было уже за 20, институт за плечами, но… Поход стал для них нелегким испытанием. Да и для остальной команды тоже, т. к. за ними приходилось следить как за малыми детьми и подсказывать, что и как нужно делать.
Так и хороший технический специалист не может моментально стать хорошим руководителем. Для этого требуются новые знания и навыки.
Как определять и учитывать навыки, необходимые для полноценной деятельности коллектива, рассмотрим в следующей главе.
