Филипп Семенычев
Визуализация для эффективности

Полная версия

Правила визуализации

Для получения максимального эффекта от визуального представления информации нужно выполнить ряд правил. Только так вы сможете решить поставленные задачи и избежать скептического и негативного отношения коллег и подчинённых.

Разберитесь с целями и задачами. Каждая визуализация делается не просто так, а для чего-то, с какой-то целью. Установите эту цель в самом начале, до разработки и демонстрации визуализации. Про возможные цели и задачи мы рассказали в предыдущем разделе. Это всего лишь примеры, поэтому вы можете установить свои собственные цели и задачи. Главное – понять, что вы хотите получить и в чём вам может помочь конкретная визуализация.

Посмотрите на пример Советского плаката, цель здесь может быть улучшение показателей производительности или снижение травм, на которые явно влияет рабочая дисциплина. Решение – плакат, который вы видите Задачи могут быть следующие: пристыдить отдельный личностей, заставить коллектив влиять на них и т.п. Главное, чтобы люди выходили на работу трезвыми, вовремя и делали добросовестно свою работу.

Поймите, кто является целевой аудиторией конкретной визуализации. В зависимости от целей, она будет существенно различаться. Разобравшись с целями и задачами следует сразу понять, для кого эта визуализация рассчитана и какие функции она должна выполнять. Это важно сделать именно в самом начале. Подумайте, кто ваша целевая аудитория, ваши зрители? Это определённый коллектив, или конкретный человек? Что он должен понять из визуализации? Всё это соотносится с целями и задачами визуализации. От ответов на эти вопросы будет зависеть применение следующих правил и эффективность применения визуализации.

Например, целевая аудитория агитационного плаката, изображённого выше, рабочие предприятия. Но это могут быть рабочие определённой бригады или цеха, рабочие определённой специальности. Тогда для конкретизации на плакате был бы изображён элемент принадлежности рабочего к определённой категории (токарный станок – бригада токарей, компьютер – офисные работники и т.д.)

Поняв целевую аудиторию, вы сможете более точнее сформулировать послание визуализации и донести нужные мысли.

Понятность и читаемость информации. Правило относится к техническим моментам, но оно достаточно важное. К сожалению, им часто пренебрегают. Суть заключается в том, что информация должна не просто висеть в людном месте, она должна быть заметна и читаема. Разумеется, многое зависит от целей и задач, однако вряд ли кто-то обратит внимание на полосу текста, напечатанного мелким шрифтом. Вряд ли кто-то будет читать сложные технические тексты. В настоящее время человек на столько избалован обилием всякого рода информации, что он просто не будет читать текст больше 3-5 предложений (как правило, больше одного абзаца).

Здесь вам в помощь законы и правила рекламы. Старайтесь использовать как можно меньше текста, если без него совсем не обойтись, выделяйте ключевые мысли в тезисы, они должны бросаться в глаза. Хороший вариант – цепляющая взгляд картинка, как в предыдущем примере. Заголовок тоже должен зацепить интерес потенциальной аудитории. Помните, как на тех же Советских плакатах: «Водитель, помни!» или «Солдат, бди!» и т.д. Сразу понятно ком адресована визуализация или какова ключевая мысль. Но это уже уровень искусства. Важно не делать по крайней мере примитивных ошибок: мелких картинок и надписей, обилия текста, размытой и не читаемой информации и т.д. Старайтесь использовать понятную для целевой аудитории терминологию. Разумеется, не следует ругаться матом, если вы обращаетесь к рабочим, однако, старайтесь избегать слов, не употребляемых в коллективе (инженерной терминологии, иностранных слов и т.д.).

Выберите правильное место. Понимая цели и задачи и представляя целевую аудиторию, не сложно выбрать такое место расположения визуализации, где она работала бы максимальное по продолжительности время. Другими словами, это должно быть такое место, чтобы зрительный контакт с целевой аудиторией был максимально частым и долгим. Причём важны оба параметра. Разумеется, идёт о предупреждающей визуализации по безопасности, то она размещается непосредственно перед местом опасности. Если речь идёт об общей визуализации, то часто встаёт выбор: разместить информацию, например, в проходе, где целевая аудитория достаточно часто проходит мимо, или разместить информацию, например, в столовой, где человек появляется один раз в сутки, но задерживается на продолжительное время. Решать здесь вам, т.к. в зависимости от целей, задач и даже, от загруженности и специфики работы целевой аудитории, ответы будет различаться. Визуализация не должна отвлекать человека от основной работы и притуплять бдительность, особенно это важно в вопросах качества и безопасности. Например, обнажённая натура около механического станка может повлечь печальные последствия. Визуализация не должна доставлять неудобств тем, кто работает с ней. Важно, чтобы её можно было быстро заметить, быстро понять информацию и сделать выводы (увидеть отклонение, принять решение, усвоить нужную мысль и т.д.).

Устранение дублирований и препятствий для усвоения информации. Не менее важное правило, т.к. большая часть современной визуализации, которую я встречал, работала не столь эффективно как требовалось именно по этой причине. Суть заключается в том, что часто информация, которую визуализируют дублируется в разных видах так, что возникают противоречия в её толковании. Например, с одной стороны мы видим «План любой ценой», а с другой стороны видим «Делай качество, не гонись за штуками». Например, если в визуализированном чек-листе указана уборка в конце смены, а в распорядке руководителя назначено совещание в это время, то скорее всего работник не сделает ни того ни другого: не уберётся и не пойдёт на совещание.

Примеры узкие и упрощённые, однако смысл примерно следующий. Устраните противоречия визуальной информации и других источников (газеты, любые нормативные документы, другая визуализация, распоряжения руководства и т.п.). Если разработанная вами визуализация действительно качественная и выполняет поставленные перед ней цели и задачи, то сделайте альтернативные источники информации менее доступными. Уберите всё лишне, что может помешать усвоению визуальной информации. Кроме того, постарайтесь устранить препятствия для усвоения информации. Самым распространённым таким препятствием является освещение: визуализацию располагают в тёмном углу, где она не только не бросается в глаза, а просто не читается, или читается только в определённые часы дня, когда свет падает в окно. Другими препятствиями могут быть различные отвлекающие факторы. Например, мне встречалась течь кровли, попадающая на визуализацию, загромождение другой, маловажной, но яркой информацией, которая отвлекала внимание, отсутствие маркера или карандаша рядом с информацией, которая должна оперативно обновляться и т.п. Подумайте, что может помешать в вашем случае?

Дополнительное разъяснение. Это то, что должен сделать руководитель, при появлении новой визуализации на его территории (на участке, в бригаде, в офисе, отделе и т.д.). Само по себе размещение визуализации не означает, что нужная информация сразу же пойдёт в сознание коллектива. К сожалению, из-за современного перенасыщения информацией, человек включат защитные функции и старается не обращать внимание на новые яркие образы. Это относится как к рекламе, так и к визуализации на работе. Как правило, новую визуализацию замечают менее половины коллектива, а знакомятся с ней менее четверти. Результаты немного другие, если визуализация цепляет взгляд, а информация в ней полезна или провоцирует резонанс в коллективе (например, заголовок «Премии не будет», а дальше объясняется, что премии не будет в случае превышения норматива по браку, что нужно делать качество, быть бдительным и т.д.). Суть правила проста: любая новая визуализация должна быть разъяснена в коллективе. Руководитель должен обратить внимание на неё. «Вы видели новый плакат?», «Он означает …», «наша польза в …», «нам надо делать … (и тогда всем будет хорошо)». Примерно так должна проходить работа руководителя. Во время разъяснения часто выясняется, что информация воспринимается совсем не так, как предполагалось, может выясниться, что там содержатся ошибки, опечатки, непонятные выражения и т.д. Это нормально. Дополнительное разъяснение поможет выявить их, а также обратит внимание коллектива на визуализацию.

Проверьте, выполняется ли функция визуализации. Возвращаемся к тому, с чего начали: у каждой визуализации есть свои цели, задачи и функции. Вот она уже размещена, все правила выполнены, теперь следует проверить как она работает. В зависимости от поставленных целей и задач, это делается по-разному. Если вы хотели сформировать единое представление (например, в случае с аналитикой), вы можете перед визуализацией опросить коллектив или попросить описать визуализированный процесс. Если задачи визуализации были сократить потери, вы можете посмотреть статистику и понять сколько было и сколько стало потерь. Если цель была обеспечить прозрачность процесса, попросите своего коллегу, незнакомого с вашим процессом, посетить ваш процесс и дать обратную связь (на сколько процесс прозрачен с его точки зрения, какой информации ему не хватило, чтобы понять ситуацию). Аналогично поступайте и с другими целями и задачами. Проверка нам нужна, чтобы оценить качество разработанной визуализации. Мы понимаем, что она нам нужна только для выполнения поставленных целей и задач, если она не помогает их выполнить, то значит где-то есть проблема, которую надо решать. Возможно не все правила выполнены полностью, или мы полагаемся только на визуальную информацию, ждём что она поможет достичь целей, а нам при этом больше ничего не нужно делать. Так или иначе, проверьте на сколько эффективно она работает, скорректируйте её в соответствии с правилами, изложенными в настоящей книге.

Примеры наглядной агитации

Начнём с самого простого и распространённого направления визуализации информации.

Наглядная агитация, как правило, призвана закрепить в голове у работника нужные привычки и парадигмы, а также подвигнуть работника на определённые нужные поступки и решения. Если работник часто видит надпись "улучшение не имеет границ", проходит мимо нее в течение рабочего дня десятки раз, в его голове эта мысль укореняется. Он действительно начинает верить, что улучшение не имеет границ. И так с любой мыслью.

Как известно, правильные мысли порождают правильные действия. Это нормальный механизм человеческой психики, на него такая агитация и рассчитана.

На фотографиях ниже представлены примеры наглядной агитации и формирования бережливой терминологии. С точки зрения использования мета и пространства – это очень хороший вариант. Наверняка по лестницам ходит большое количество работников. Главное, чтобы там ходила именно целевая аудитория. С моей точки зрения, излишнее использование терминов может вызвать отторжение, но порой оно бывает полезно, особенно на первых этапах развития организации, чтобы устоялась определенная терминология. Если человек начинает употреблять терминологию, он постепенно начинает задумываться, что это такое, узнавать значение и применять его в работе.

Здесь есть свои минусы. Загружать людей непонятными словами иногда бывает не очень хорошо, потому что люди начинают этому сопротивляться. Поэтому, я не сторонник левой фотографии. Тем не менее я решил его показать, т.к. это реальный пример как можно сделать. На правой картинке – правильные установки, парадигмы и слоганы, это достаточно эффективный инструмент, который помогает людям усвоить нужные установки.

Каждый день человек проходит по этим ступенькам, и в его голове откладываются правильные установки. Считаю этот пример достаточно эффективным.

Следующие примеры – это обычная, распространённая ещё с Советских времён, наглядная агитация. Подобные примеры приводятся с самого начала настоящей книги, к ним применимы все приведённые в настоящей книге правила. Их даже не нужно изобретать и заново прорисовывать, в настоящее время в интернете существует огромное множество примеров подобной визуализации.

Больше примеров наглядной агитации вы можете найти в фотоальбомах на сайте leanbase.ru.

Примеры визуализации аналитики

Самые распространённые примеры визуализации аналитической информации – это конечно карты потока создания ценности (КПСЦ) и карты процесса. Первые визуально отображают материальный поток по мере преобразования продукта от сырья (заготовки) до готового конечного продукта (см. рисунок ниже).

Технология картирования материального потока описана в ряде учебных материалов:

Книга «Стоимость ≠ Ценность. Картирование потока создания ценности с применением правила 80/20»

Видеокурс «Картирование потока создания ценности»

Тренинг «VSM. Картирование потока создания ценности»

Не будем останавливаться на нюансах и построении таких карт. Стоит отметить, что часто подобные карты строят в электронном виде (как пример на рисунке). Программа Microsoft Visio имеет набор необходимых символов и построить карту в ней не составляет труда. Однако в таком случае, принцип визуализации нарушается, вы не пользуетесь преимуществами визуализации и особенностями человеческого восприятия. Построение карт в электронном виде целесообразно только в случае удалённого расположения участников группы (например, другие города), а это редкое исключение. Старайтесь строить живые карты: на бумаге, стикерами, на магнитных досках, как удобно. Главное, чтобы участники делали это своими руками и, чтобы карта появлялась у вас на глазах, чтобы все её видели и вносили коррективы и правки незамедлительно. Только так вы используете все преимущества визуализации.

Аналогично это правило относится и к картам процесса. Карты процесса, в свою очередь, отображают движение информации по мере создания или преобразования информационного продукта. Работа здесь немного сложнее, т.к. информационные потоки не видны глазу и их сложнее представить. Уже поэтому следует применять визуализацию.