Филипп Семенычев
Визуализация для эффективности
Примеры визуализации безопасности
В данном разделе мы не будем описывать простые и самые распространённые примеры визуализации в направлении безопасности, которые можно обобщить одной фразой «не влезай, убьёт». Вы и так их часто видите и можете без труда найти множество примеров в интернете. Знаки безопасности достаточно популярны и широко применяются на всех предприятиях. Приведём несколько иных примеров, которые встретить можно гораздо реже.
На бережливых предприятиях часто можно встретить отдельные стенды, на которых визуализируется информация по безопасности. В традиционном представлении – это приказы, выдержи из правил по охране труда, реже статистика. Передовые предприятия визуализируют количество дней, проработанных без травм. Это может быть на стенде (см. первый рисунок справа), или отдельной статистикой на отдельном месте (рисунок ниже). Во втором рисунке, статистика по дням работы без травм располагалась на улице, перед основными входами на предприятие. То есть там, где проходила основная масса людей.
Подобная визуализация призвана не просто утешить самолюбие руководителей, которые работают в направлении безопасности, она позволяет работникам почувствовать, что о их безопасности заботятся. На основании этих данных не принимается решений, они сами по себе мотивируют работников и руководителей думать о безопасности, включать соревновательный эффект (чем больше дней без травм, тем больше желание сохранить этот результат). Основные задачи подобной визуализации – задействовать психологические рычаги и замотивировать персонал, улучшить культуру предприятия и ненавязчиво сфокусировать внимание на безопасности.
Следующий пример из той же серии – крест безопасности. Он отражает выявленные травмоопасные ситуации. Он может быть выполнен в разном виде. Суть работы аналогична работе ключевого показателя эффективности.
Только в качестве показателя рассматриваются травмоопасные ситуации, т.е. все выявленные ситуации, которые могли бы привести к травме. Например, кто-то споткнулся, но не упал, вышел на дорогу и чуть не попал под колёса и т.д. Это всё ситуации, которые при других обстоятельствах моги бы привести к травме или несчастному случаю.
Согласно законам статистики, ликвидируя травмоопасные ситуации, исключается риски появления несчастных случаев. В данном случае, ведётся так называемая работа на опережение. При наличии травмоопасных ситуаций один квадратик креста, соответствующий календарному дню, закрашивался в жёлтый цвет. Если работа проходила в две смены – закрашивалась половина. Зелёный цвет означает, что травмоопасных ситуаций не выявлено, что подозрительно, т.к. травмоопасные ситуации всегда можно найти. Красный цвет означает день с несчастным случаем. Это наиболее распространённая цветовая маркировка.
На втором рисунке приведён пример ведения детализированной статистики по травмоопасным ситуациям, несчастным случаям и даже факторам риска. Это реальный пример информации, которая размещалась перед входом на завод, аналогично с днями без травм. Она также показывала о ведущейся работе в направлении безопасности.
Следующие примеры можно назвать «Проверь себя». Это фото правильно и полностью экипированного рабочего, по котором можно сразу выявить несоответствие. Такие фото часто размещают в раздевалках, особенно перед выходами в производство. Также рядом часто размещают зеркало, чтобы работник, проходя мимо, глядя на себя и на фото (хороший тон – фото в полный рост) сам обнаружил несоответствие. Таким образом исключается риск того, что рабочий забудет надеть какое-либо средство индивидуальной защиты.
Также, подобную визуализацию размещают и в производствах. Основная её функция – контроль со стороны руководителей и самоконтроль работников. Наличие такой визуализации увеличивает степень ответственности работника, т.к. он понимает, что не выполняет правила, и не может об этом забыть, т.к. визуализация напоминает ему об этом.
Подобные примеры актуальны на особо опасных производствах, где очень важно применение средств индивидуальной защиты.
Примеры из ТРМ
Метод ТРМ – всеобщего обслуживания оборудования достаточно ёмкий, за десятки лет придумано множество инструментов, сформулировано много подходов и принципов, способных повысить эффективность работы оборудования. В том числе, разработаны и апробированы отдельные средства визуализации, несколько примеров которой мы описываем в данном разделе. Для более глубокого изучения методик и подходок Всеобщего обслуживания оборудования, рекомендуем пройти видеокурс «ТРМ. Всеобщее обслуживание оборудования» (более 19 часов видео, 83 урока).
Начнём с простых досок и информационных центров. Работая над повышением эффективности оборудования, оперативную информацию (показатели, планы, распределение ролей и функций, информацию о решении проблем и т.д.) размещают на отдельном тематическом информационном центре. Суть работы аналогична информационным центрам SFM, только меняется основная цель.
Не будем останавливаться на нём.
Следующий пример гораздо интересней с точки зрения устранения ощутимых потерь. Это стенд работы с текущими неисправностями. Он подробно описывается в видеокурсе «ТРМ. Всеобщее обслуживания оборудования», здесь мы приведём краткое описание его работы. В первую очередь обратите внимание, что стенд работает именно с текущими, а не аварийными неисправностями. Текущая неисправность – это неисправность, не приводящая к остановке, или браку. Например, утечка масла или воздуха, скрип или шум, но работать можно.
Обратите внимание на первый рисунок. На маркерной доске отображена схема расположения технологического оборудования как есть: в виде планировки в масштабе. Слева дан перечень всего оборудования, которое пронумеровано соответственно на схеме.
Работа инструмента проста. В случае возникновения текущей неисправности, оператор ставит магнит определённого цвета на соответствующее оборудование. В данном примере магниты желтые – неисправность по механической части, красные – неисправность по электрической части, зелёные – неисправность по гидравлической части и синие – когда требуется наладка оборудования.
В соответствии с правилами, доска располагается в людном месте, там, где ремонтный персонал может легко её увидеть. Таким образом, визуализация текущей неисправности в виде магнита «мозолит глаза» и руководителям и ремонтному персоналу, т.к. все понимают, что текущая неисправность со временем может перейти в аварийную и тога она будет стоить гораздо дороже.
Здесь работает такое же ощущение, как когда загорается лампочка на панели приборов в автомобиле. Если это низкий уровень топлива, то мы знаем, что сможем проехать определённое расстояние до остановки, если это ошибка в системе, то мы не знаем, что это и будем стараться заехать в автосервис как можно быстрее. Также и магнит, вызывает чувство беспокойства.
Последний рисунок на странице отражает упрощённый вариант такой доски. Если первая удобна для участков с большим количеством оборудования, то этот вариант применим для отдельного большого оборудования, например, сложной линии. Здесь текущие неисправности записываются на стикерах и прикрепляются с помощью канцелярских зажимов сначала в раздел «подано», затем перемещаются в раздел «в работе», в раздел «исправлено» и в раздел «закрыто». Механизм работы абсолютно аналогичен, «глаза мозолит» уже стикер, а не магнит. Цель у всех подобных инструментов – сделать так, чтобы текущие неисправности не приводили к аварийным, организовать раннее предупреждение поломок. Подробней этот вопрос вы можете изучить в курсе «ТРМ. Всеобщее обслуживание оборудования».
Следующий пример – это обычные стандарты автономного обслуживания оборудования.
Формы стандартов применяются совершенно различные, поэтому в настоящем разделе мы даже не пытались выделить наиболее распространённые из них. Т.к. настоящая книга о визуализации, то мы не рассматриваем не визуальных стандартов вообще, предполагаем, что если есть стандарт, то в нём есть графическая составляющая: фотография, схема, рисунок или чертёж. Это особо важно в таких сложных моментах, как обслуживание оборудования. Идеальный вариант стандарта – это комикс, по картинкам которого ясно и понятно, что и в какой последовательности надо делать, а что делать категорически запрещается.
Визуализация таких стандартов позволяет сфокусировать внимание на ключевых моментах, связанных с безопасностью, правильным выполнением работ и качеством.
Любой стандарт для работника – это напоминание о правильной последовательности действий, которую он должен сделать.
Любой стандарт для руководителя – это средство быстрого контроля, который напоминает ему выполнить контроль и позволяет сделать это сравнив последовательность работ в стандарте с фактическим исполнением.
Следующий пример – стандарт, выполненный в виде чек-листа. Он имеет аналогичные с обычным стандартом функции, однако, по нему можно увидеть подтверждение выполнения работ. Это очень важный момент, особенно, на начальных этапах внедрения автономного обслуживания. Механизм работы чек-листа связан с особенностями человеческого организма, которые заключаются в том, что человеку не свойственно обманывать. Человек может забыть или проигнорировать обычный стандарт с гораздо большей вероятностью, чем чек-лист. Здесь ему надо сделать отметку, можно поставить галочку, или крестик, а можно подпись, большой разницы нет. Даже ставя простую галочку, человек подтверждает, что всё выполнил, в соответствии со стандартом. Здесь солгать уже тяжелее. Галочка воспринимается как подпись в документе. Одно дело проигнорировать стандарт, а другое дело подписаться под выполнением и не сделать его.
На этом и основан механизм работы подобных чек листов. Более подробное его описание вы можете найти в курсе «ТРМ. Всеобщее обслуживание оборудования».
Примеры 5S
В настоящем разделе мы посмотрим примеры визуализации рабочих мест в производстве и в офисе, применительно к организации рабочих мест. Приведённые примеры – это всего лишь примеры того, как можно сделать, я не призываю вас копировать их на вашем производстве.
Более подробную информацию о системе 5S вы можете получить из следующих источников:
Книга «5S. Организация рабочих мест»
Видеокурс «5S. Организация рабочих мест»
Вначале посмотрим, что можно визуализировать на рабочем месте?
Разметка участка. Обозначают проезды, опасные, зоны, входы и выходы процесса, разделение зон ответственности и т.д.
Визуализация зон, участков, бригад, рабочих мест.
Расположение инструментов, материалов, комплектующих. Обозначение что где находится, количество и уровень запасов комплектующих, материалов, инструментов и предметов, которые используются на рабочем месте. Обычно делают подписи в местах хранения и перечни хранимого, оконтуривание и маркировку инструмента.
Общая визуализация – по безопасности, эргономике, касающаяся конкретных шагов 5S, устранения потерь и т.д.
Стандарты и инструменты подтверждения. Например, стенды задач, стандарт уборки, обслуживания и прочее.
Визуализация участка обычно выполняется стандартным способом: либо краской, либо скотчем или оракалом, в зависимости от того, какие полы и что есть в наличии. Выделяют обычно рабочие зоны, отделяются проезды, опасные зоны отмечают красной разметкой. Отдельно могут быть отмечены зоны хранения инструмента, оснастки, места, куда должны быть поставлены комплектующие и так далее.
Визуализируют то, что передвигается и достаточно габаритные предметы: стеллажи, тумбочки, столы. Как правило, это имеет смысл делать (оконтурить такие предметы), если существует реальная возможность поставить их не на своё место, или передвинуть куда-либо.
Нет смысла оконтурить мебель, которую невозможно передвинуть.
Кроме этого, принимается обычно общая визуализация зон, например, участков, цехов, бригад, рабочих мест в виде табличек, чтобы опять же обеспечить прозрачность процесса и было понятно, куда вы попали, на какое рабочее место. Для обычной разметки принято использовать желтый цвет, для опасных зон – красный.
Визуализация расположения материалов, инструментов – это подсказка для логиста, куда ставить конкретный груз. Как правило, таким образом визуализируется то, что постоянно передвигают, и таким образом показаны лучшие места расположения. В последнем примере скомплектована специальная тележка, место для нее оконтурено и расположена визуализация того, что в ней должно быть. Таким образом, что-то лишнее либо нехватка нужного сразу видна.
Кроме того, расположение материалов, инструментов, комплектующих визуализируют подписями на стеллажах. Часто пытаются визуализировать расположение с помощью ещё и цветовых маркеров, обычно ими показан уровень запасов.
В одном из примеров (справа) визуализирован цветовыми маркерами уровень запасов бумажной ленты. Когда рулоны кончаются (их количество доходит до определенного уровня), следовательно, их пора пополнить. На примере показан максимальный и минимальный уровень запасов. На следующем рисунке то же самое можно видеть, с канистрами. В этом случае, показан максимальный и минимальный уровень жидкости.
На двух следующих рисунках (выше и ниже) визуализирован уровень комплектующих там, где можно перепутать и где находится много тары и есть возможность перепутать, расположены подсказки, в первую очередь для логиста, во вторую – для рабочих, чтобы осуществлять контроль. Кроме того, в данном случае визуализировано минимальное и максимальное количество запасов.
Для визуализации инструмента обычно используют оконтуривание, проектировку, подписи. Обычно стараются делать такое хранение инструментов, чтобы туда невозможно было положить что-то лишнее: подписи данных на ящичках и тому подобное. Самый ходовой инструмент стараются располагать на уровне глаз, чтобы удобно было брать и пополнять. То, что используется редко, кладется подальше. Если инструмента много, то обычно делается перечень: сколько и какого инструмента имеется в наличии.
Перенастраиваемый стеллаж с металлической сеткой, которые вы можете увидеть на рисунке, как раз и служит для того, чтобы сделать рабочие места эргономичнее, т.к. такую сетку можно перенастроить под любое количество инструментов.
Следующий пример (см. рисунок справа) – очень хорошее, простое решение – вырезана поставка под инструмент и оснастку из туристического коврика. Часто для этих целей используют упаковочный материал: то, в чем было упаковано оборудование, то, что можно вовлечь. Красиво, чисто, выгодно и удобно вырезать пазы.
Ряд примеров ниже также показывает примеры визуализации, применительно к хранению инструмента: подписи, оконтуривание.
Стандарты на рабочих местах могут быть очень разными. Здесь приведена лишь пара примеров. Первый – это просто стандарт в виде паспорта рабочего места, где вы можете увидеть закрепление ответственности и краткий перечень того, что выполняется на рабочем месте.
Второй вариант усложнен, здесь изображена планировка участка. Обычно планировку изображают там, где участок может меняться. Стандарт нужен для того, чтобы закрепить какие-то улучшения, поэтому не делайте стандарт планировки там, где она неизменна. Дополнительно в стандарте, который вы видите, кратко изложены основные действия при приеме и передаче смены, во сколько это происходит, что нужно убрать, протереть. Также представлен перечень необходимых действий.
Функции данных стандартов аналогично с любыми другими: напоминание и контроль.
Не обязательно делать всё из приведённых примеров на каждом рабочем месте. Визуализация в данных примерах нужна для того, чтобы сделать процесс более прозрачным, чтобы любые отклонения от нормального, улучшенного состояния, сразу становились видны. Исходите из этой основной цели и не перестарайтесь.
В продолжение обширной темы визуализации в 5S, рассмотрим некоторые примеры визуализации рабочих мест в офисе. Вот несколько направлений применения визуализации в офисах:
Визуализация для улучшения коммуникации. Это – размещение персонала, таблички на кабинетах, элементарная навигация для устранения потерь времени на поиск нужного сотрудника. Направление особо актуально для крупных компаний, где люди не знают друг друга. Она нужна, в основном, для экономии времени посетителей и сотрудников, которые работают непосредственно на рабочих местах.
Визуализация размещения документации. Самое распространенное, что здесь обычно делается – цветовое зонирование, упорядочивание папок, разработка перечней содержимого, размещенного на полках, стеллажах, в архиве, подписи шкафов, тумбочек. Все, что помогает быстро найти документы и нужные предметы и использовать их в работе. Это даёт существенную экономию времени.
Визуализация зон ответственности персонала: кто за какую территорию отвечает, как, чем и когда необходимо поддерживать чистоту, что необходимо для поддержания порядка. Это установка общих правил и их визуализация. Направление очень важно, когда имеется большое количество зон общего пользования, на которых конкретные сотрудники не работают, а используют все.
Стандарты поддержания чистоты и уборки. Прописывается кто, что, где, когда, как и при помощи чего делать уборку, кто какую уборку производит, какие критерии чистоты после уборки должны присутствовать и так далее. Здесь могут быть простые стандарты, визуальные стандарты либо стандарты в виде визуальных инструментов контроля.
Дополнительная управленческая визуализация, например, расположение персонала, регламенты, стандарты, стенды, наглядная агитация, визуализация по безопасности и так далее. Это может быть все, что угодно, что не относится к первым четырем категориям.
Визуализация для улучшения коммуникаций
На рисунке ниже вы можете видеть пример одной из компаний. Это планировка офиса с фотографиями работников. Достаточно простая визуализация помогает быстро найти нужного специалиста, попутно она помогает закреплять зоны ответственности. Можно совместить два стандарта, если в этом есть необходимость.
Это актуально для крупных компаний с большим бюрократическим аппаратом, где сотрудники тратят много времени на поиск других сотрудников предприятия при согласовании документации, где приходится бегать по кабинетам в поисках нужного специалиста, который должен, например, поставить подпись или передать какое-то сообщение, корреспонденцию, документ.
Подобные вещи актуальны не только в крупных, но и в небольших компаниях, которые занимаются оказанием услуг и в которые приходят люди (поставщики, клиенты, экспедиторы). Многим людям некомфортно ходить по кабинетам задавать вопросы, они могут, столкнувшись с непонятной ситуацией или невозможностью определить, в какой кабинет и к какому специалисту им обратиться, просто развернуться и уйти.
Визуализация в сервисе очень хорошо помогает с точки зрения навигации. Для этого могут быть, например, нарисованы стрелки на полу, цветовая маркировка, таблички у кабинетов с указанием планировки и расположения сотрудников, сидящих в данном кабинете, все это сильно облегчает поиск специалистов.
Это могут быть фотографии людей, чья корреспонденция, к примеру, лежит в определенном ящичке, или бумага наподобие бейджа, который содержит основную информацию о сотруднике, работающем на данном рабочем месте (имя, фамилию, отчество, его должность, номера телефонов и прочее).
Это простые решения, которые с помощью визуализации решают проблемы коммуникации определенного офиса, подразделения, департамента и так далее.
Визуализация документации
Самое распространенное, что делается в визуализации размещения документов – это нумерация папок, к которой опять же нужно переходить только после того, как вы провели сортировку и упорядочивание: выкинули все лишнее, что-то передали в архив, сдали в макулатуру, что-то сразу сожгли, провели упорядочивание.
Правило здесь остаётся неизменным: документация, которой часто пользуются, должна храниться поближе, а использующаяся редко может находиться на дальней полке. После этого проводится нумерация папок, размещение перечня рядом либо на торце, либо на дверце шкафа. Очень часто маркируют папки по цветам в зависимости от каких-либо категорий.
Например, отчетная документация синего цвета, текущий проект - красный цвет, бухгалтерская отчетность – зеленого и т.д.
Часто проводят линии сквозь ряд с папками, они нужны для того, чтобы визуально можно было увидеть отклонение. Если какая-то папка будет поставлена, например, не на свое место, это сразу будет всем заметно. Если у вас в офисе часто случаются такие ошибки, когда человек торопится и ставит папку не на свое место, целесообразно применить такое решение. Человеку, который ставит эту папку не на то место, самому будет легче увидеть отклонения расположения и поставить ее на нужное место. Подобное упорядочивание экономит время всем, это поможет сократить поиски и сортировку.
