Наталья Халиловна Гафиатулина
Психология делового общения
© Авторский коллектив, 2019
© Оформление ООО «Феникс», 2019
Введение
Дисциплина «Психология делового общения» основана на знании психологических особенностей в сфере делового общения, необходима специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек – человек», в особенности психологам, юристам, бизнесменам, политикам, менеджерам, переводчикам, педагогам и другим. Умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, располагать их к себе лежит в основе жизненного и профессионального успеха.
В результате изучения данной дисциплины студент должен:
1. Иметь представление:
• об основных характеристиках делового общения;
• о роли личности в деловом общении;
• о невербальных аспектах делового общения;
• об основных формах делового общения;
• о психологических приемах и принципах делового общения;
• о культуре ведения споров;
• об управлении конфликтными ситуациями;
• об основных правилах делового этикета;
• об общих правилах оформления документов.
2. Знать:
• определение и функции общения;
• структуру общения;
• стиль общения;
• виды общения;
• уровни и средства общения;
• основные стратегии общения;
• основные концепции личности;
• защитные механизмы личности;
• понятия «личность», «архетип», «взаимодействие»;
• психологические типы, типы акцентуации характера;
• национально-психологические типы;
• особенности общения через переводчика;
• принципы делового общения;
• определение, цели, методы, навыки ведения деловых переговоров;
• определение понятия «спор», цели и подходы к ведению спора;
• особенности критики в споре;
• принципы ведения спора;
• понятие «конфликт», структуру и типологию конфликта;
• причины конфликта;
• модель конфликтного процесса и его последствия;
• правила, методы и стратегии управления конфликтной ситуацией;
• основные понятия об этикете;
• правила приветствия;
• основные понятия дисциплины «Психология делового общения».
3. Уметь:
• применять на практике синтоническую модель общения;
• использовать основные закономерности проксемики;
• использовать основные закономерности такесики;
• применять основные законы общения;
• преодолевать барьеры общения;
• применять правила раскрепощения в деловом общении;
• учитывать гендерные особенности деловых партнеров;
• применять основы графологии в деловом общении;
• использовать основы кинесики в деловом общении;
• вести деловую беседу;
• использовать рекомендации по приему подчиненных;
• вести деловые переговоры;
• вести деловые совещания и собрания;
• вести подготовку и проводить публичные выступления;
• применять на практике основы документационного обеспечения;
• использовать психологические приемы влияния на партнера;
• слушать в процессе делового общения;
• использовать технику убеждения партнера;
• корректно вести телефонный разговор;
• учитывать специфику подготовки к деловому завтраку, обеду, ужину.
Деловое общение связано с такими дисциплинами, как философия, психиатрия, психология, педагогика, этика, социология, информатика, русский язык и культура речи, иностранный язык, маркетинг, менеджмент, связи с общественностью и другими.
Глава 1. Основные характеристики общения
1.1. Функции и структура общения
Общение – специфическая форма взаимодействия человека с другими людьми как членами общества, в общении реализуются социальные отношения людей.
В общении выделяют три взаимосвязанные стороны:
• коммуникативная: состоит в обмене информацией между людьми;
• интерактивная: заключается в организации взаимодействия между людьми (например, нужно согласовать действия, распределить функции или повлиять на настроение, поведение, убеждения собеседника);
• перцептивная: включает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания.
К средствам общения относятся:
1. Язык: система слов, выражений и правил их соединения в осмысленные высказывания, используемые для общения. Слова и правила их употребления едины для всех говорящих на данном языке, это и делает возможным общение; если я говорю «стол», я уверен, что любой мой собеседник соединяет с этим словом те же понятия, что и я, – это объективное социальное значение слова можно назвать знаком языка. Но объективное значение слова преломляется для человека через призму его собственной деятельности и образует уже свой личностный, субъективный смысл, поэтому мы не всегда правильно понимаем друг друга.
2. Интонация, эмоциональная выразительность, которая способна придавать разный смысл одной и той же фразе.
3. Мимика, поза, взгляд собеседника могут усиливать, дополнять или опровергать смысл фразы.
4. Жесты как средства общения могут быть как общепринятыми, то есть иметь закрепленные за ними значения, так и экспрессивными, то есть служить для большей выразительности речи.
Расстояние, на котором общаются собеседники, зависит от культурных, национальных традиций, от степени доверия к собеседнику.
В процедуре общения выделяют следующие этапы:
1. Потребность в общении (необходимо сообщить или узнать информацию, повлиять на собеседника и т. д.): побуждает человека вступить в контакт с другими людьми.
2. Ориентирование в целях и ситуации общения.
3. Ориентирование в личности собеседника.
4. Планирование содержания своего общения: человек представляет себе (обычно бессознательно), что именно скажет.
5. Бессознательно (иногда сознательно) человек выбирает конкретные средства, речевые фразы, которыми будет пользоваться, решает, как говорить, как себя вести.
6. Восприятие и оценка ответной реакции собеседника, контроль эффективности общения на основе установления обратной связи.
7. Корректировка направления, стиля, методов общения.
Если какое-либо из звеньев акта общения нарушено, то говорящему не удается добиться ожидаемых результатов: общение окажется неэффективным. Эти умения называют социальным интеллектом, практически-психологическим умом, коммуникативной компетентностью, коммуникабельностью.
1.2. Коммуникативная компетентность. Стратегии, тактики общения
Коммуникация – процесс двустороннего обмена информацией, ведущий к взаимному пониманию. В переводе с латыни слово обозначает «общее, разделяемое со всеми». Если не достигается взаимопонимания, то коммуникация не состоялась. Чтобы убедиться в ее успехе, необходимо иметь обратную связь, информирующую о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме.
Коммуникативная компетентность – способность устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми.
Для эффективной коммуникации характерны достижение взаимопонимания партнеров, лучшее понимание ситуации и предмета общения. Это способствует разрешению проблем, обеспечивает достижение целей с оптимальным расходованием ресурсов. Коммуникативная компетентность рассматривается как система внутренних ресурсов, необходимых для построения эффективной коммуникации в определенном круге ситуаций межличностного взаимодействия.
Причинами плохой коммуникации могут быть:
• стереотипы: упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате чего нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем;
• предвзятые представления: склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно («мы верим тому, чему хотим верить»); мы редко осознаем, что толкование событий другим человеком столь же законно, как и наше собственное;
• плохие отношения между людьми, поскольку если отношение собеседника враждебное, то трудно его убедить в справедливости вашего взгляда;
• отсутствие внимания и интереса собеседника; интерес возникает только тогда, когда человек осознает значение информации для себя, понимая, что с ее помощью можно получить желаемое или предупредить нежелательное развитие событий;
• пренебрежение фактами, то есть привычка делать выводы при отсутствии достаточного числа фактов;
• ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность и т. д.;
• неверный выбор стратегии и тактики общения.
Стратегии общения:
1) открытое – закрытое общение;
2) монологическое – диалогическое;
3) ролевое (исходя из социальной роли) – личностное (общение «по душам»).
Открытое общение – желание и умение выразить полно свою точку зрения и готовность учесть позиции других. Закрытое общение – нежелание или неумение выразить понятно свою точку зрения, свое отношение, имеющуюся информацию. Использование закрытых коммуникаций оправданно в следующих случаях: когда есть значительная разница в степени предметной компетентности и бессмысленно тратить время и силы на поднятие компетентности «низкой стороны»; в конфликтных ситуациях (в этом случае открывать свои чувства, планы противнику нецелесообразно). Открытые коммуникации эффективны, если существует сопоставимость, но не тождественность предметных позиций (обмен мнениями, замыслами). «Одностороннее выспрашивание» – полузакрытая коммуникация, в которой человек пытается выяснить позиции другого и в то же время не раскрывает своей. «Истерическое предъявление проблемы» – тот случай, когда человек открыто выражает свои чувства, проблемы, обстоятельства, не интересуясь тем, желает ли другой «войти в чужие обстоятельства», слушать «излияния».
Тактика общения – это реализация в конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения техниками и знания правил общения. Это совокупность конкретных коммуникативных умений говорить и слушать.
В общении выделяют также следующие позиции:
1) доброжелательная, принятия собеседника;
2) нейтральная;
3) враждебная, непринятия собеседника;
4) доминирование, или общение «сверху»;
5) общение на «равных»;
6) подчинение, или позиция «снизу».
Из сопоставления двух факторов Т. Лири выявляет восемь индивидуальных стилей общения.
1.3. Виды общения
Выделяют следующие виды общения.
«Контакт масок». Это формальное общение, при котором отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, используются привычные маски (вежливости, строгости, безразличия, скромности, участливости и т. д.), набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику. В городе «контакт масок» порой необходим, чтобы люди «не задевали» друг друга без надобности, чтобы «отгородиться» от собеседника.
Примитивное общение. Другого человека оценивают как нужный или мешающий объект: если нужен, то активно вступают в контакт, если мешает, то оттолкнут или последуют агрессивные грубые реплики. Если получили от собеседника желаемое, теряют дальнейший интерес к нему и не скрывают этого.
Формально-ролевое общение. Когда регламентированы и содержание, и средства общения и вместо узнавания личности собеседника обходятся знанием его социальной роли.
Деловое общение. Учитывают особенности личности, характера, возраст, настроение собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.
Межличностное общение. Это общение друзей, когда можно затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов: друг поймет вас по выражению лица, движениям, интонации. Такое общение возможно, когда каждый участник имеет образ собеседника, знает его личность, может предвидеть его реакции, интересы, убеждения, отношение.
Манипулятивное общение. Оно направлено на извлечение выгоды от собеседника с помощью разных приемов (лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты) в зависимости от особенностей личности другого человека.
Светское общение. Суть светского общения – в его беспредметности, то есть люди говорят не то, что думают, а что положено говорить в подобных случаях; это общение закрытое, потому что точки зрения людей на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не определяют характера коммуникаций.
Кодекс светского общения включает в себя некие постулаты:
1) соблюдай интересы другого (вежливость, такт);
2) не порицай другого, избегай возражений (одобрение, согласие);
3) будь доброжелателен, приветлив (симпатии).
Кодекс делового общения строится на иных принципах:
1) кооперации (твой вклад должен быть таким, какого требует совместно принятое направление разговора);
2) достаточности информации (говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент);
3) качества информации (не лги);
4) целесообразности (не отклоняйся от темы, сумей найти решение);
5) выражай мысль ясно и убедительно для собеседника;
6) умей слушать и понять нужную мысль;
7) умей учесть индивидуальные особенности собеседника ради интересов дела.
Если один собеседник будет ориентироваться на принцип вежливости, а другой – кооперации, возникнет нелепая, неэффективная коммуникация. Следовательно, правила общения должны быть согласованы и соблюдаться обоими участниками.
Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта состоит в том, что оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей.
В деловом общении предметом общения является дело.
Особенности делового общения заключаются в том, что:
• партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;
• общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;
• основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.
