Танзиля Гарипова
Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее
Иногда компании проводят стресс-интервью (HR ругается, задает некорректные вопросы). Абстрагируйтесь, вычлените из вопросов ценную информацию и спокойно отвечайте.
Глава 3. Каким должен быть идеальный помощник
Кто такой бизнес-ассистент? Это многорукий многоног; джинн, который может выполнить любое желание; солдатик, в режиме 24/7 находящийся на страже времени руководителя, готовый полностью отдавать ему свои время и силы, посвятить ему свою жизнь. Это всемогущий и незаменимый человек, всегда знающий, что делать, для которого нет ничего невозможного. Его задача – все успевать и быть готовым в любое время решать любые задачи.
Ассистент должен понимать, ради чего работает. Он постоянно служит своему руководителю. Но это не значит, что помощник – раб. Служение и рабство – два разных понятия. Если вы готовы долгие годы служить своему руководителю, это послужит вам во благо и выльется в благодарность. Я считаю, что пока нет 20-летнего опыта работы, ассистента можно считать молодым, поскольку, общаясь с бизнес-помощниками высокого ранга, понимаю, что даже я не дотягиваю до их уровня. Но они говорят, что работают с 16 лет и все это время развиваются. Эти ассистенты подолгу сотрудничают с одним руководителем. Их больше уважают, доверяют. За хорошую выручку или экономию им могут дать премию и 300, и 400, и 500 тысяч. Я желаю каждому из вас найти самого лучшего руководителя, с которым вы будете развиваться и ни о чем не жалеть, который по достоинству оценит вашу работу. Вообще не просите через пять лет работы денежных премий, вас в любом случае поощрят. Благодарность руководителя помимо премий может выражаться и не в денежном эквиваленте (например, доля в компании). Я знаю очень много случаев, когда бизнес-ассистенты становились гендиректорами, но до этой должности нужно дорасти. Но все ассистенты растут именно в сфере управления, поскольку знают нюансы работы руководителя. Когда ассистент проходит через все этапы сам, он очень быстро и легко вырастает.
Кроме того, ассистенты могут работать ради получения таких благ, как связи, имя. Работать с руководителем престижно. Выбирайте перспективных людей, постоянно развивающихся, на которых вы хотите равняться. И это приведет вас к лучшим результатам.
Ниже приведен перечень важных аспектов работы бизнес-ассистента.
1. Папка «РУКОВОДИТЕЛЬ». Каждому из вас сразу после начала работы необходимо завести папку «РУКОВОДИТЕЛЬ». В ней должны храниться все ваши заметки, документы, копии страниц паспорта (в том числе заграничного), визы. В папке нужно хранить всю информацию, которая касается детей, супруга(и), любовниц руководителя, его предпочтений. Папка всегда должна быть при вас. В случае увольнения вы сможете спокойно ее передать преемнику, поскольку, вероятно, у вас будет уже другой руководитель и эта папка станет для вас неактуальной.
2. Связь 24/7. Проследите, чтобы с вами можно было связаться в любой момент.
3. Контакты службы доставки. Их услугами пользуются достаточно часто. Вбейте в поисковик «экспресс-служба доставки» и увидите ряд ссылок. В Москве самая оперативная, по моему субъективному мнению, и самая адекватная по цене – «Достависта». Список таких служб пригодится, когда либо вы не успеваете доставить, либо ваши курьеры по тем или иным причинам не поедут, а заказ нужно выполнить срочно.
4. Оплата тех или иных услуг. Помните, что вам не всегда будут доверять денежные средства или доступ к банковским картам. Последний ограничивают во избежание соблазна, поскольку на карте могут храниться достаточно большие суммы. В любом случае вы должны оговорить, как будет осуществляться финансирование того или иного проекта: либо оплата наличными, либо через карту (тогда вы должны получить доступ), либо только безналом по счетам. Возможно, позже в практику войдут биткоины, но пока это, конечно, новшество. Самое главное: вы должны знать размер лимита и того, кто будет платить по проекту. Это поможет предотвратить различные неприятные ситуации, например при бронировании мест в отеле.
Академия занимается тем, что помогает руководителям подбирать сотрудников, правильно их мотивировать в своей компании. Какими качествами характера должен обладать бизнес-ассистент? Прежде всего активностью, внимательностью и находчивостью.
• Формирование команды и управление персоналом по методу «Соматип+».
• Расстановка по местам в зависимости от индивидуальных особенностей.
• Формирование эффективной команды управления.
• Ротация кадров в зависимости от изменения этапов развития бизнеса.
Бизнес развивается поэтапно: стартап, стабилизация, рост, кризис. На каждом этапе нужны разные руководители и помощники.
Расстановка основывается:
• на особенностях физиологии (соматипе);
• подсознательных ценностях;
• уровне развития.
Качества бизнес-ассистента:
• Негативный или позитивный (по характеру).
Позитивный может воспринимать любую ситуацию слишком оптимистично. Руководителю придется уравновешивать такого помощника своим негативом.
• Активный или пассивный.
Слишком активный человек может забывать многие вещи. Помощнику приходится следить за процессом работы. Чтобы делать это эффективно, надо быть спокойным.
• Экстраверт или интроверт.
Экстраверт активен, много жестикулирует, бегает, общается с большим количеством людей. Набирает текст быстро и часто пропускает буквы. Внимание интроверта направлено внутрь, он более внимателен. Но уровень коммуникации такого помощника будет более низким. Кроме того, интроверту сложнее перестраиваться под новые ситуации (он привык действовать в одном режиме), трудно передавать указания другим сотрудникам.
Умения и навыки бизнес-ассистента:
• Составление графика.
• Напоминания.
• Контроль и планирование.
• Работа переводчиком.
• Ведение документации.
• Организационные вопросы.
• Поиск необходимой информации.
• Оперативное решение возникающих проблем.
• Контроль над работой структурных подразделений.
• Представление босса на деловых встречах.
Как видите, некоторые пункты списка противоречат друг другу. Людей, обладающих всеми этими умениями и навыками, скорее всего не существует. В частности, одна половина навыков подходит интроверту, другая – экстраверту. Например, с ведением документации лучше справляется пассивный усидчивый человек. Он хорошо все помнит, не отвлекается на посторонние дела.
Соматипы
Руководителям часто нужен человек, обладающий всеми перечисленными умениями и навыками. Но таких людей попросту не бывает. Две функции совмещать сложно, три – невозможно! Однако эта задача решаема. Вы должны знать свой психотип и понимать, какой тип руководителя вам подходит. С некоторыми типами вы просто не сможете работать.
Как можно узнать о себе больше? Следует определить свои врожденные качества, соматип. Это тип телосложения человека, определяется на основе антропометрических измерений. Зная его, можно понять, какой у человека характер, определить его мотивацию и особенности взаимодействия с людьми (табл. 3.1).
Люди относятся к царству животных. Животные отличаются друг от друга: волк может пробежать 100 км, питаясь только мясом, а коала не ест мяса и днями висит на ветке. Так и люди могут иметь разные типы нейроэндокринной системы.
Таблица 3.1
У каждого типа преобладает деятельность той или иной группы желез внутренней секреции:
• гипофиза;
• щитовидной железы;
• тимуса (вилочковой железы);
• паращитовидных желез;
• надпочечников;
• поджелудочной железы;
• яичек (яичников).
Именно гормоны отвечают за наше телосложение, по которому можно определить и соматип.
Адреналиновый тип (воин, спортсмен, победитель). Характерны активность, повышенная агрессивность, способность к мобилизации, негативная оценка. Чаще всего имеют светлые волосы, белую кожу, нередко много шрамов. Отличаются обостренным чувством справедливости, постоянно находятся в напряжении. С таким руководителем тяжело взаимодействовать, он гиперактивен и гипернапряжен. Заставляет очень много работать, хоть и сам вкладывается не меньше.
Представители: Пинк, Владимир Путин, Джейсон Стэтхем, Майк Тайсон.
Профессии и область деятельности: спортсмены, военные, медики. Технические специальности: лесорубы, механики.
МСГ-тип (эмоции, красота, энергичность). Характерны стимуляция внимания, усиление положительных эмоций, хорошая кратковременная память. Яркая внешность, среднее телосложение. МСГ-люди очень активны, но эгоистичны и своевольны. В целом это редкий тип.
Представители: Анжелина Джоли, Пирс Броснан, Джордж Клуни, Рональд Рейган.
Профессии и область деятельности: пиар и публичность. Начальники и министры, спортсмены, режиссеры. Артисты, телеведущие, политики и журналисты.
Инсулиновый тип (красота, гармония, творчество). Часто характерен повышенный уровень эстрогенов. Это хорошие помощники для руководителя. Средний рост, гармоничное сложение, широкие бедра. Люди этого типа спокойные и приятные в общении. Отличаются эмпатией, слабой агрессивностью, стремлением к комфорту, способностью к творчеству. С ними комфортно работать, благодаря чему они и делают карьеру: всем нравятся, и их продвигают. Инсулиновые – хорошие помощники для руководителя, могут легко подстроиться под других.
Представители: Ани Лорак, Моника Белуччи, Роман Абрамович.
Профессии и область деятельности: художники, артисты, дизайнеры, косметологи, архитекторы. Гостиничный бизнес, строительство, бизнес в сфере развлечений.
Соматотропный тип (ученый, философ, стратег). Характерны высокий рост и худоба. Длинные руки и пальцы, длинные ноги, удлиненные, благородные черты лица. Отличаются педантизмом, системным мышлением, контролем.
Представители этого типа: Ума Турман, Ирина Хакамада, Хью Лори, Стив Джобс.
Профессии и область деятельности: все, что связано с контролем и анализом. Госструктуры, строительство, хронометрия, стратегия и анализ.
Некоторым руководителям тяжело планировать и анализировать. Они нуждаются в помощниках именно соматотропного типа. Но людям этого типа сложно подстраиваться к новым условиям, им требуется время.
Окситоциновый тип (организатор, учитель). Для женщин характерны широкие плечи, массивная грудная клетка, большая грудь и стройные ноги. Отличительные черты личности: позитив, амбиции, панорамное видение, щедрость, доброта. Из них получаются лучшие руководители, чем помощники.
Представители: Джон Траволта, Дональд Трамп.
Профессии и область деятельности: бизнесмены, политики, начальники, педагоги, философы, дипломаты; издательская и юридическая деятельность.
Тиреоидный тип. Характерен небольшой или средний рост. Не набирают вес, имеют активный обмен веществ. Людям этого типа свойственна общительность, предприимчивость, они любят вступать в контакт. Отличаются беспокойством, нервозностью, любопытством. Легко подстраиваются под ситуацию, любят изменения. Это идеальный тип для помощника.
Представитель: Билл Гейтс.
Профессии и область деятельности: консультанты, журналисты (переводчики), коммерсанты; коммуникация, установление связей, работа с информацией, общение и посредничество.
Мелатониновый тип (эмоции, забота, защита). Характерны пассивность, склонность к депрессиям, чувствительность, умение видеть детали, заострять на них внимание. Люди этого типа нередко отличаются занудством. Девушки медленные, с немного отечным лицом и рыхлым телосложением.
Представители: Дастин Хоффман, Михаил Ефремов.
Профессии и область деятельности: бухгалтеры, медсестры, повара, программисты, ювелиры, часовщики (высокоточное производство).
Проще всего быть ассистентом людям тиреоидного, инсулинового, МСГ-типа. Тиреоидному типу подходит окситоциновый руководитель. Инсулиновому – все, кроме соматотропного. Мелатониновому помощнику подходит соматотропный руководитель. МСГ – все, кроме мелатонинового. Адреналиновому – инсулиновый. Окситоциновому типу лучше вообще не быть помощником.
Силы, которые управляют миром
Выше в таблице мы упоминали пять сил, которые управляют миром: власть, деньги, секс, контакты, идея. Поговорим о них более подробно.
В каждом человеке преобладают одна-две силы, изредка три. Если мы знаем свою силу, то благодаря ей можем получить все остальные. Например, с помощью власти можно заработать деньги, найти друзей и женщин. С идеями можно прийти во власть и получить деньги и друзей.
Определить преобладающую силу поможет анализ тела.
Люди власти среднего или невысокого роста, плотного телосложения (крепкие, но не полные).
Люди денег – женщины этого типа имеют тонкую талию, выраженные бедра, большие грудные железы. Мужчины похожи на булыжники. Это «тяжелые» люди.
Люди секса светлые, хрупкие, их рост выше среднего. Среди отличительных черт характера – структурность и планомерность. Хороши как помощники, но трудно подстраиваются под изменение ситуации. Прекрасно работают со спокойным руководителем.
Люди контакта кругленькие, среднего телосложения, очень мягкие, без острых углов. Шатены или шатенки. С ними очень комфортно общаться. Очень гибкие в коммуникации.
Люди идей узловатые, похожи на деревья. Конечности длинные, лица вытянутые. У них легко получается создавать новые технологии.
Людям денег подходит руководитель из людей власти. «Контактам» – руководитель с преобладающей силой секса. Людям идей – «контакты». Люди власти хорошо работают с руководителем «идейного» типа.
Человек каждого типа лучше подходит для одного из четырех этапов развития бизнеса. Важно определить свой тип, а также понять, насколько вы соответствуете своей компании и тому этапу, на котором она находится. Данная информация, в свою очередь, позволит определить тип начальника, с которым вам легко будет работать.
Портрет идеального ассистента
Важно делать три-четыре дела одновременно, то есть уметь работать в режиме многозадачности.
Помимо этого руководитель всегда обращает внимание на услужливость ассистента. Это то внимание, которое он уделяет руководителю. Как он рассказывает о себе, своих особенностях и предыдущих руководителях. Устраиваясь на работу, помните: нельзя плохо говорить о предыдущем руководителе, компании, в которой вы работали. Нужно сделать выводы и идти дальше.
Работать бизнес-помощником дано не каждому. Да, можно устроиться по объявлению в газете, но не стать настоящим ассистентом. Все дело в понимании мыслей вашего руководителя: важно познакомиться с ним как можно ближе, наладить взаимосвязь, чувствовать его, понимать с полуслова, следить за потребностями. Бизнес-ассистент – своего рода экстрасенс. Вы должны быть всемогущим, всевидящим и всепредугадывающим человеком (для примера – вам нужно предугадать погоду, настроение руководителя, знать, какой костюм ему лучше надеть).
В свое время мы подбирали бизнес-ассистента для Михаила Дашкиева, одного из основателей бизнеса молодости. Михаил говорил: «Не зря меня раздражают люди, которые любят жаловаться. Раздражает, когда люди начинают ныть, что-то не договаривают. Они не справляются со своими задачами». Задача ассистента – выполнять требования руководителя в минимальные сроки, делать работу качественно и при этом задавать поменьше вопросов. Этому нужно учиться.
Кроме того, важно как можно тщательнее вести документооборот. Об этом мы еще подробно поговорим в главе 9.
Обязательно нужно уметь пользоваться такими офисными программами, как Excel и Word. Если что-то вызывает затруднения, то посмотрите настройки программы, почитайте справку. Можно применить хороший инструмент – Google. Например, дать такой запрос: «О’кей, Google, подскажи, как сделать формулу». Важно уметь учиться самому. Еще, допустим, вам дали задание набрать текст, а вы делаете это медленно. Потратили три часа, в то время как другой ассистент может сделать то же самое за час. Если так, то необходимо пройти специальные курсы по увеличению скорости набора. Полученный навык поможет сэкономить время.
Незнание английского языка – большой минус. Начните изучать язык, а если знаете его, то повышайте уровень.
В целом уровень рабочей нагрузки и круг задач могут быть абсолютно разными. Многие руководители, будучи менеджерами высокого уровня, имея собственные компании, умеют правильно формировать должностные обязанности. Однако работа бизнес-помощника подразумевает выполнение великого множества совершенно разных обязанностей. Даже если мойка авто в них не входит, спустя полгода работы вы не имеете права отказаться.
Многие ассистенты удивляются, почему руководитель просит их заварить кофе, чай. В этом нет ничего страшного – ассистент должен быть готов и к такому. В компании, где я работала, в холдинге чай себе заваривали и руководители, и ассистенты – это было нормально. Иногда на собеседовании я проверяю соискателя: например, скину на пол ручку, разолью чай. И смотрю, что будет делать человек. Уже на этом этапе нужно показать себя с лучшей стороны.
Ассистент – это услужливый, гибкий человек, который обязан делать все. Если же он чего-то не умеет, то должен искать соответствующую информацию в Интернете. Руководитель все прекрасно понимает: если вы не разбираетесь в какой-то сфере, то он обратится либо к профессионалам, и это будет качественно выполненная работа, либо к начинающим специалистам за меньшую плату, чтобы сэкономить средства.
Когда я говорю об услужливости, то имею в виду не только чай/кофе/свежую прессу в правом углу стола. Старайтесь обращать внимание и на привычки своего шефа. В моей практике был случай, когда руководителя раздражало, что его ассистентка ставила мусорную корзину не в том месте. Казалось бы, мелочь, но когда такое происходит изо дня в день, это ужасно раздражает и даже может вылиться в конфликт. Поэтому вам как человеку, который бережет время руководителя, очень важно знать о нем все: его интересы, вкусы, принципы и т. п. Необходимо делать все так, чтобы руководителю было комфортно. Например, моя помощница всегда знает, когда я появлюсь на работе. И на моем столе всякий раз стоит горячий зеленый чай со сливками. Это же так здорово, настроение поднимается! А что такое хорошее настроение вашего руководителя? Это успех компании и ваше хорошее настроение в том числе.
После моего очередного поста на эту тему многие читатели начинают причитать: «Ох, как много должностных обязанностей у вашего ассистента! Не выкладывайте эти данные в Сеть, иначе все руководители будут загружать своих помощников». Но ведь необязательно делать какие-то вещи ежедневно! Нужно просто сразу шире смотреть на свои возможности. Если вы не занимаетесь личными делами руководителя – предложите ему это. Например, можно предложить забрать из сада/школы его детей. Он будет приятно удивлен. Многие руководители даже не знают, что помощника можно попросить съездить за продуктами. Это не значит, что он переходит в категорию домработников. Просто круг привычных обязанностей слегка расширяется. Всегда давайте немного больше, чем от вас требуется и ожидается. Это касается не только работы.
Бизнес-ассистент – это, как мне кажется, жизненная профессия. Она значительно отличается от всех остальных. Помощник руководителя не уходит домой ровно в 18 часов, эта должность предполагает гибкий график. Бывает, моя помощница находится в офисе до 12 часов ночи. Я работаю – она работает. Я привожу ее к себе домой, чтобы она помогала и по хозяйству, поскольку я просто физически не успеваю все делать сама. Но она приходит на работу в 9.30, невзирая ни на что, ведь опоздание даже на пару минут грозит большим и жестким штрафом. Постарайтесь выработать комфортный для вас график, чтобы все успевать.
Как правило, руководителем становится тот, кто делает чуть больше, чем все остальные, и умеет взять на себя ответственность. У него много задач, и часть из них нужно делегировать. Именно для их решения и нужен помощник (пусть даже некоторые из них и не указаны в должностных инструкциях).
