Танзиля Гарипова
Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее
Статус помощника в компании
Могут ли у ассистента быть лишние амбиции, мешающие адекватной работе на этой должности? Что означает для помощника поднять свой статус?
Одна моя знакомая, работающая ассистентом, говорила: «Я стремлюсь сделать так, чтобы ни один вопрос не решался без меня». Она сделала так, чтобы все основные процессы (связанные с журналистами, типографией, бухгалтерией) замыкались на ней, и не скрывала, что для нее очень важно чувствовать собственную значимость в компании.
Но как повысить свое влияние, до каких пределов стремиться к этому? Устроившись на работу, помощник лишь по прошествии времени понимает, кто он и чем обязан. Многие новички жалуются, что не понимают, какие задачи выполняют. Им кажется, что они делают все! Это нормально. Ассистент – копия руководителя. Важный нюанс: у многих помощников, поработавших какое-то время, раздувается эго. Такое случается из-за того, что только ассистент имеет возможность большую часть времени тесно взаимодействовать с руководителем, в отличие от остальных сотрудников. Постарайтесь пресечь у себя недостойные устремления.
Есть хороший анекдот, демонстрирующий разницу между крутым ассистентом и помощником обычного уровня.
Помощник зашел к своему руководителю и спрашивает:
– Александр Сергеевич, почему вы платите мне 30 тысяч, а Петру в три раза больше?
Руководитель смотрит в окно и говорит:
– Василий, вон, видишь, на горе повозка стоит? Кто бы это ни был, он уже два часа с места тронуться не может.
Вася отвечает:
– Да-да, сейчас я пойду и все узнаю.
Через какое-то время возвращается к Александру Сергеевичу и говорит:
– Стоит, потому что повозка сломалась.
– Иди и узнай, чем мы можем помочь.
Вышел помощник. Возвращается снова:
– Возница говорит, ничем помочь не можем.
– А что у него в повозке-то?
– Не знаю.
– Так сходи узнай!
Василий вернулся и говорит:
– Рыбу везут. Стерлядь!
Руководитель отвечает:
– Хорошо, позови сюда Петра.
Приходит Петр, и Александр Сергеевич просит его:
– Пойди узнай, что за повозка, два часа уже стоит.
Петр идет к вознице.
– Здравствуйте!
– Здравствуйте!
– Что случилось?
– Сломался!
– Что везете?
– Рыбу.
– Какую?
– Стерлядь.
– Рыба мороженая? А давайте мы у вас ее выкупим? А на эти деньги вы повозку почините, поедете дальше. Все равно рыба пропадет и куда ее девать? Согласны?
– Согласен.
Петр возвращается к Александру Сергеевичу и говорит:
– Мы сейчас заработаем 20 тысяч рублей. У них в повозке рыба. Рыбу покупаем по самой низкой цене, ниже рыночной. Я уже нашел, кому ее перепродать. Согласны?
– Согласен. Подтверждаю.
Руководитель подходит к Васе и спрашивает:
– Теперь понял, в чем разница?
А вы понимаете разницу между крутым ассистентом и помощником обычного уровня? Этот анекдот показывает, как важно думать на три шага вперед, сразу принимать несколько решений, брать на себя инициативу. Вам нужно развиваться и вести руководителя за собой. Вы как ассистент обязаны знать даже больше, чем он. И предугадывать.
Руководитель занимается стратегическим управлением компании, выводит ее на новый уровень. А вы служите для него опорой, фундаментом, без которого руководитель не справится. Представьте, что стали незаменимым ассистентом. Тогда вопрос об увольнении даже не будет подниматься. У вас будет стабильная работа, на которой вы сможете расти, развиваться, устанавливать новые связи и получать много разных бонусов. Поймите это и всегда идите вперед.
Читайте не только высокодуховную художественную, но и бизнес-литературу, книги о тайм-менеджменте. Подпишитесь на различные интересные рассылки: Forbes, новости рынка, на котором работает ваша компания, читайте об этом. Принимайте новые решения и реализуйте в жизнь. Развивайте не только исполнительное, но и стратегическое мышление. Делайте из себя руководителя, который бы думал на несколько шагов вперед, как в шахматах. Принимайте самостоятельные решения и не задавайте много вопросов. Это пригодится в жизни и работе. Ваша зарплата будет расти как на дрожжах. Разговаривайте языком решений.
Важно развивать оба полушария мозга. Этому очень помогает игра в шахматы или такое упражнение: начните писать одно предложение левой и правой рукой поочередно. Сначала справа налево, затем наоборот. Увидите: это простое упражнение поможет вам находить решения неразрешимых задач. Уже через три недели вы начнете мыслить по-другому. Начните прямо сегодня. Например, запишите короткий рассказ о себе: как вас зовут, сколько лет, откуда вы, о чем мечтаете.
Типажи помощников
Иногда людям не хватает уверенности в себе. Нередко это явление корнями уходит в детство, ведь многих родители с юных лет держали в строгости: этого не трогай, того не делай. Нужно работать над собой и убирать эти ограничения.
Следующие несколько пунктов я взяла из книги «Продай себя дорого» Джо Джирарда.
1. Каждый день говорите себе: я уникален. Такого, как я, больше нет на планете.
2. Никогда не делайте ничего, за что впоследствии вам будет стыдно.
3. Живите в равновесии со своим внутренним миром. (Это очень влияет на самооценку. Нужно любить себя, поощрять себя. Не идти против своей воли.)
4. Не бойтесь время от времени шлепнуть себя по заду. (Важно постоянно критиковать себя. Анализируйте прошедший день: что я сделал и мог бы сделать еще.)
5. Живите так, чтобы вам хотелось стать другом самому себе. (Это правило поможет полюбить себя и изменить отношение других людей к вам. Люди считывают то, что вы излучаете, ведь весь мир – это энергия. Нужно просто идти вперед, постоянно расти! Когда вы достигнете определенного уровня развития – сможете помогать другим.)
Могут возникать апатия, хроническая усталость. Вам может казаться, что вы сбиваетесь с пути и не понимаете, куда двигаться дальше. Ничего страшного – такое бывает у всех. Нужно работать над собой: брать уроки ораторского и актерского мастерства, изучать тайм-менеджмент. Но просто слушать – мало. Надо слушать и делать.
Один известный нейрохирург сказал, что важно руководствоваться сознанием, а не телом. Важно не откладывать дела на завтра и не давать себе слабину. Последнее видно по утреннему подъему. Некоторые люди переводят время на будильнике после того, как он прозвонит в первый раз. Это и называется «дать слабину». Но вставать нужно с первым звонком!
Пять пунктов избавления от страхов и лени:
1. Верьте в себя!
2. Общайтесь с уверенными в себе людьми. Избегайте нытиков.
3. Форсируйте свой механизм веры. Постоянно вдохновляйте себя.
4. Будьте капитаном своего корабля.
5. Никогда не сидите без дела. Страхи и сомнения не находят места в занятой делом личности.
Как высчитать свой доход по окружающим вас людям? Составьте список из пяти окружающих вас близких людей (которые оказывают на вас влияние) и напротив каждого человека запишите зарабатываемую им сумму. Общее значение разделите на пять. В итоге получится сумма, которую вы должны зарабатывать, имея это окружение. Если цифра больше вашего дохода – вы должны тянуться к этому окружению и зарабатывать больше. Если меньше – это окружение вам не подходит.
От уровня заработка зависят и темы общения. Если человек зарабатывает гораздо больше вас, то вам он будет непонятен. Настоящие миллиардеры говорят языком цифр, фактов, финансов.
Во время исследований мы выявили три основных типажа:
1. Партнер руководителя. Понимает специфику работы и все ее трудности, действует во имя их предотвращения. Самостоятельно решает незначительные задачи. Лоялен и близок по духу к руководителю. Видит на десять шагов вперед, строит планы вместе с руководителем и четко понимает свою мотивацию. Видит возможности для своего роста и развития.
2. Специалист. Выполняет работу качественно, но строго в рамках инструкции. Как правило, не растет над собой, неинициативен. Приходит в офис и уходит из него вовремя, не приемлет сверхурочной работы. Грамотно оценивает ситуацию. Не проявляет самостоятельности. Дистанцируется от руководителя.
3. Пустышка. Имеет профильное или непрофильное образование. Может иметь хорошие рекомендации. Нацелен не на результат, а на имитацию своей деятельности. В работе допускает множество ошибок. В отсутствие руководителя не работает.
Важно быть инициативным помощником, ведь просто исполнительные рано или поздно надоедают. Не стоит занимать должность, на которой вам некомфортно. Время – очень ценный ресурс, не нужно его тратить.
Чтобы стать крутым ассистентом, нужно много и усердно работать. Для реального повышения своего уровня потребуется пройти через большое количество неприятных ситуаций. Один будет жаловаться на огромное количество задач, другой сделает все. Дома, в метро, но сделает. «У меня не получается» – это просто отговорка. Берите на себя больше задач, развивайтесь! Ведь вы помогаете своему руководителю и одновременно себе.
Посчитайте, сколько босс тратит на вас. Это большие деньги: зарплата, аренда офиса, налоги. И даже если вы работаете с плохим руководителем за небольшие деньги, то в вашем багаже все равно останутся связи и репутация. В дальнейшем в вас без проблем вложатся другие руководители. Не зацикливайтесь на зарплате. Размышляйте, как еще помочь шефу. Думайте о том, где взять не время, а больше задач. Нытье ничем не поможет. Мысленно сложите его в мусорный пакет и выбросьте! Проблем нет – есть задачи, которые нужно решить. Запомните это, и жизнь перевернется! Друзья, сотрудники – все будут относиться к вам по-другому.
От вашего состояния зависит успех руководителя и компании, в которой вы работаете. Все зависит от вас! Начинайте день с позитива, заряжайтесь энергией. Танцуйте у зеркала. Представьте, что солнце заряжает вас. Дарите людям радость и тепло. Убирайте из головы негатив, и качество жизни улучшится. Важно держать помыслы и сознание чистыми. Нужно стараться жить ради других людей. Руководитель обычно живет ради сотрудников и компании. Если ваш босс вам не очень нравится – примите его таким, каков он есть. Он пытается сделать вашу жизнь комфортной.
Как быть партнером руководителя
Продумывайте все на десять шагов вперед. Меняйте отношение к руководителю. Просто работайте больше и лучше и не только ради денег. Нау́читесь делать это в должности помощника – будете королем по жизни. Если знаете, куда движетесь, то будет легче добраться до цели. Представьте, что жизнь – батарейка, которая с каждым днем разряжается. Только от вас зависит, как вы ее израсходуете.
Вы должны знать планы руководителя на следующий месяц и заранее все планировать.
Допустим, вы едете на автомобиле из Астаны в Москву. Вы примерно представляете, где должны остановиться. Но видите ли сейчас всю дорогу? Все 3000 км? Или только тот отрезок, который освещают фары? Постепенно, метр за метром, автомобиль движется к поставленной цели. Так и вы: мечтайте, ставьте цели и понимайте, куда хотите попасть. Любая цель достижима! Главное – понять, чего вы хотите.
Представьте, что вас приглашают на интересное мероприятие за границей или с вашим руководителем что-то случилось во время его пребывания в другой стране. Вам нужно выехать к нему. У вас есть заграничный паспорт? Шенген не получить за полчаса. Так сделайте его заранее! Хотите купить автомобиль? Для начала сдайте экзамен на право вождения и получите водительское удостоверение!
Преимущества наличия водительского удостоверения:
1. Легче устроиться на работу. Работодатели больше ценят сотрудников, обладающих дополнительными навыками, будь то иностранные языки или умение водить автомобиль.
2. Помощь руководителю в любое время, даже если нет своего автомобиля. Бывают ситуации, когда нужно воспользоваться автомобилем шефа.
3. Свобода передвижения. Для водителя практически нет недоступных мест. Любая точка страны или континента доступна.
4. Стимул для покупки автомобиля. Нужно быть готовым к форс-мажорам.
5. Мобильность и экономия времени. Разговоры о пробках в Москве – преувеличение. Пробки есть, но передвигаться на машине комфортнее. Умейте договариваться о парковке. Например, я договорилась о парковке в частном доме в центре Москвы, и она обходится мне дешевле, чем когда я платила у своего дома. Благодаря переговорам можно добиться очень многого. Коммуникация – важный навык. Даже при нарушении ПДД есть шанс договориться с полицией, причем это касается не только девушек. Многим людям просто не хватает человеческого общения, это можно обернуть в свою пользу.
6. Можно взять на себя больше задач, например что-то делать параллельно.
Международное водительское удостоверение. Его стоит оформить при частых командировках. Дает возможность управлять автомобилем более чем в 200 странах мира. Граждане России могут подать запрос на получение этого удостоверения через МФЦ. Основное условие – иметь национальное водительское удостоверение. Сдавать дополнительные экзамены не нужно. Требуются только:
• российское водительское удостоверение;
• два фото 3,5 × 4,5;
• медицинская справка по форме 083/у-89;
• заполненное заявление для получения удостоверения;
• заграничный паспорт и квитанция, подтверждающая оплату установленной законом пошлины.
Срок действия такого удостоверения – три года. Оно позволяет не только брать любой автомобиль в аренду, но и водить автомобиль местного жителя.
Раскрытие личного и профессионального потенциала, управление личной эффективностью
В этом подразделе речь пойдет о методике «Колесо жизни». Это прием, который помогает понять, что вы хотите изменить в своей жизни. Колесо жизни еще называют колесом баланса. Оно помогает улучшить нынешнее состояние человека.
Для составления колеса жизни вам понадобится ручка и лист бумаги (или ежедневник). Само задание обычно выполнить нетрудно, но сложно найти для него время. В социальных сетях популярна статья о колесе жизни как об упражнении на одну минуту, но это не так. При правильном подходе для его выполнения вам потребуется несколько часов – это не так просто, как кажется на первый взгляд. Да, нарисовать собственное колесо не составляет особого труда. Гораздо сложнее его интерпретировать, ведь придется быть честным с собой, справедливо оценить свою жизнь и, что не менее важно, понять, в каком направлении двигаться дальше, – вот это задача не из легких. Но я уверена, что вам она вполне по силам.
Колесо жизни – сильная техника, которая даже запатентована в США. И при своей внешней простоте такой метод организации размышлений позволяет четко взглянуть на проблему, увидеть дисбаланс и понять, что вам нужно делать для дальнейшего продвижения вперед, над чем поработать, чтобы развить себя. Главный козырь техники – наглядность, ведь вы сразу увидите, где находитесь сейчас.
В жизни любого человека случаются такие периоды, когда какому-то одному занятию или области он уделяет максимум своего времени и внимания, будь то работа над важным проектом, подготовка к поступлению в университет, отношения, дружба, какие-то яркие впечатления, отдых. Допустим, вы увлеклись музыкой Баха, слушаете его и ходите на концерты. Или сосредоточились на бизнесе и забываете о семье, личностном росте, здоровье и спорте – такое бывает очень часто.
Конечно, прекрасно, если вы способны полностью сосредоточиться на задаче, определить приоритеты и цели. Но бывает и наоборот: все время и силы уходят на что-то одно, а остальное отвергается и игнорируется, переносится на недели, месяцы и даже годы. Например, человек столько времени уделяет зарабатыванию денег, что не остается времени на семью. Я думаю, у каждого есть такие знакомые. Или наоборот, кто-то так и остается на своей должности, хотя в силу талантов и знаний мог бы добиться гораздо большего.
Запомните: какими бы ни были примеры, суть одна – для счастья и полноценной жизни нужна гармония во всем, умение находить баланс. Именно упражнение «Колесо жизни» поможет вам взглянуть на свою жизнь с высоты и найти в ней баланс.
Итак, рисуем круг («колесо»), делим его на сегменты – я называю это пиццей. Каждый сегмент – определенный блок в работе бизнес-ассистента. В целом визуализация – очень мощный инструмент познания не только окружающего мира, но и себя. Не зря же говорят «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Поэтому я рекомендую именно нарисовать круг. Если представить часы, то первая полоска, которую надо нарисовать, будет указывать на двенадцать часов. Каждая полоса, в свою очередь, делится на десять отрезков, которые будут обозначать десять баллов.
Карьера и бизнес. Как бы нам ни хотелось, они занимают огромный пласт в нашей жизни, и важно правильно их оценить. Не с той точки зрения, что вы, например, учитесь, нарабатываете опыт на будущее, и, значит, у вас должна быть высокая отметка, а по принципу удовлетворенности, способности работы раскрыть ваши таланты. Получаете ли вы истинное удовольствие от своей карьеры? Определите это по шкале от 1 до 10 и отметьте в соответствующем сегменте, закрасив получившееся пространство.
Деньги. Следующий «кусочек пиццы» отвечает за деньги. Отметьте, насколько вас удовлетворяет нынешнее финансовое положение. Например, если вы сейчас зарабатываете 50 тысяч рублей, а очень хотите получать 100, то, соответственно, ставите 5 баллов. Если получаете 80 тысяч, а хотите 100, то ставите 8 баллов. Если хотите зарабатывать миллион, а получаете 100 тысяч – ставьте единичку. Но учтите, ставить нужно адекватную цифру!
Деньги всегда тесно связаны с работой. Например, помимо основной деятельности вы продаете рекламу через Instagram, и вам это приносит еще 30 тысяч рублей в месяц. Возможно, вы занимаетесь благотворительным фондом, который тоже дает доход. Или вас кто-то содержит. Все это не совсем ваша зарплата. Можно заниматься любимым делом, но не зарабатывать достаточно. И это тоже нормально. Кого-то удовлетворяет его работа, но зарабатывает он недостаточно. Честная оценка себя в данном отношении подтолкнет к правильному решению: возможно, поиску какой-то дополнительной занятости или смене работы.
Саморазвитие, личностный рост. Насколько полноценным человеком вы себя чувствуете, насколько вас удовлетворяет ваше развитие? Ходите ли вы на мероприятия, вкладываетесь ли в свое развитие? Определите это по шкале до 10 и закрасьте соответствующий фрагмент.
Здоровье и спорт. Здесь нужно отметить, насколько вы удовлетворены регулярностью занятий спортом, насколько вам это нравится, хватает ли времени на тренировки. Заботитесь ли вы вообще о своем здоровье. Нужно учитывать комплекс усилий: здоровое питание, занятия спортом, регулярные походы к стоматологу и другим врачам. Давно ли вы проходили полное обследование организма? Причем возраст здесь не показатель. Многие люди придерживаются мнения, что в больницу идти незачем, пока все не станет совсем плохо. Но ведь заболевание можно заранее диагностировать и предотвратить. Например, от рака зачастую умирают те, кто узнает о болезни поздно, на ее последних стадиях.
Друзья и окружение. Проводите ли вы с друзьями столько времени, сколько бы вам хотелось? Те ли друзья с вами? Или с каждым годом все больше таких, кто звонит вам только на день рождения? Да, вопросы утрированы, но суть вы должны понять. Спросите себя, сколько рядом честных постоянных друзей, которые в вас души не чают, безумно любят и к которым вы пойдете даже в пять часов утра. Это те друзья, которые не будут вас отвлекать, а наоборот, подтолкнут вверх и вперед.
Друзей много не бывает, но тут вопрос не в количестве, а в качестве. У меня, например, четыре настоящих друга. Для кого-то это много, для кого-то мало – у каждого своя оценка, стереотипы и свое понимание жизни. У меня есть подруги, с которыми я могу почти не общаться, мы даже живем в разных странах, но, если что-то случится, я сразу же прилечу к ним. И знаю, что они поступят точно так же. Мы всегда поддержим друг друга. Для меня подруга не та, кто бегает вместе по магазинам и дает советы, а тот надежный человек, та опора, благодаря которой я могу закрыть глаза на многие вещи.
Постарайтесь выделить, насколько вы довольны своим окружением. Возможно, вы хотите его поменять, но не знаете, как это сделать.
Отношения. Это ваша личная жизнь. Насколько ваши отношения вас удовлетворяют? Насколько вы довольны общением со своим молодым человеком, своей(им) супругой/супругом? Все ли вас устраивает? Сколько времени удается выделять близкому человеку? Насколько вам комфортно рядом с ним?
Отношения тоже очень важная часть жизни. Если у вас не будет близкого друга или подруги, человека, с которым вы будете общаться, встречаться, проводить хотя бы какое-то время вместе, то не будет и своеобразного фундамента, а это очень сильно влияет на психологическое состояние. Если отношений нет совсем, то в данном сегменте нужно выбирать ноль.
Яркость жизни. Как вы проводите свободное время, куда и с кем путешествуете, насколько вас все устраивает? Есть ли у вас хобби, наслаждаетесь ли вы жизнью? Как вы отдыхаете, общаетесь, где и с кем обедаете? Играет ли ваша жизнь яркими красками и вообще удовлетворяет ли вас?
Очень важно оценивать адекватно. Например, вы хотите отмечать Новый год в Милане, а празднуете дома. У каждого свои запросы, поэтому здесь я ничего не могу советовать. Кто-то отдыхает на Мальдивах, а кто-то – в Ижевске. Я сама из этого маленького города с населением примерно 800 тысяч. В последнее время я поняла, что езжу из Москвы в Ижевск отдыхать. Там тихо, спокойно, это мое родное место. Теперь я там отдыхаю – приоритеты изменились, хотя год-два назад все было наоборот. Тогда в выходные мне хотелось поехать в людное шумное место, где больше цивилизации, чем в Москве.
Мой уровень яркости жизни – десять баллов. Иногда мне даже кажется, что это слишком много, что я начинаю уставать. Но я сама хотела очень яркую жизнь, вот ее и получила. Помните, что все сбывается, все мысли материализуются. Поэтому будьте очень аккуратны со своими желаниями и всегда фильтруйте свои запросы ко вселенной.
Надо отметить, что жизни яркость придает и работа, поскольку на ней человек проводит 70–80 % времени. Согласитесь, это очень много. Работа – ваш второй дом. Важно, чтобы там вас тоже все устраивало и все было на высшем уровне.
Духовный рост и творчество. Это различные занятия: йога, танцы, разные виды спорта, рисование и др. Я вот открыла для себя рисование – получаю от него большое удовольствие. Еще одно весьма полезное хобби – конный спорт. Лошади забирают всю негативную энергию и просто исцеляют человека. Это некий лайфхак для вас: когда ваш руководитель в ужаснейшем состоянии, ему ничего не помогает, упадок сил, просто свозите его покататься на лошадях. Прогулка подзарядит его на полгода вперед. Выплеснуть негативные эмоции и сбросить адреналин помогает тир. Я, например, постоянно прыгаю с парашютом, я профессиональный дайвер. И не хочу на этом останавливаться, мне все это очень нравится. Сейчас я планирую получить водительское удостоверение для категории А. Мотоцикл тоже способствует выбросу адреналина. Да, ездить на нем опасно, но не опаснее, чем жить. Так, парашютный спорт вообще самый безопасный вид спорта – там невозможно причинить себе вред, если все делать в соответствии с техникой безопасности. Ее нужно соблюдать в любом занятии.
