Татьяна Дубровская
Кадровое делопроизводство
Предисловие
В настоящее время вопросом трудовых отношений уделяется все больше внимания. Развивается трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для организаций
всех форм собственности. Специалисты по кадровому делопроизводству становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда.
Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие организации не придают серьезно
го значения кадровой документации. Так, по данным Минтруда РБ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа организаций, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов ПОЛНОСТЬЮ утрачено.
Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?
В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен
быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве
организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо
бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом
делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые до
говоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как
положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.
Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.
Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного
регламентирования отношений между работником и работодателем. Возрастает понимание места и роли кадровой документации. Многие организации
рассматривают правильное ведение кадровой документации как свое серьезное преимущество на рынке труда: в объявлениях о вакансиях все чаще появляются такие фразы, как «оформление в строгом соответствии с ТК», «соблюдение ТК».
ГЛАВА 1
Кадровая документация
1. Общие положения
1.1. Понятие и виды кадровой документации
Виды кадровой документации
1
Организационно-правовая документация
● уставные документы организации;
● правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
● штатное расписание;
● Положение о структурном подразделении;
● должностные (рабочие) инструкции;
● график трудовых отпусков;
● иные правила, положения, инструкции
2
Персональная документация
● трудовая книжка;
● личное дело;
● личная карточка работника;
● документы персонифицированного учета
3
Договорная документация
● коллективный договор (соглашение);
● трудовой договор (контракт);
● договор о материальной ответственности;
● договоры на производственное обучение и практику;
● договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку
4
Распорядительная документация
приказы, распоряжения, указания, решения, постановления
5
Учетная и регистрационная кадровая документация
● учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
● документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом
6
Информационно-справочная документация
● сведения воинского учета;
● сведения, предоставляемые в службы занятости;
● сведения о молодых специалистах;
● документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.
7
Иная документация
переписка с иными организациями, работниками (письма, уведомления и др.)
1.2. Организация работы кадровой службы
Организация работы кадровой службы
1
При создании в организации кадровой службы как структурного подразделения наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде отдела (управления, сектора, бюро, группы, специалиста)
2
Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач
3
При расчете численности работников рекомендуется руководствоваться Межотраслевыми нормативами
4
В зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводятся структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя
5
При организации функционирования кадровой службы разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные задачи, функции, организационную структуру, права и обязанности, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации
6
Наименования должностей работников, занимающихся кадровой работой, устанавливаются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, содержащимися в Выпуске 1 ЕКСД
7
На работников, занимающихся кадровой работой, необходимо разработать должностные инструкции. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя кадровой службы указываются в Положении о кадровой службе
1.3. Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП
Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП
Микроорганизации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (ст. 3 Закона № 148-З).
ИП – физлицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юрлица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК)
1
2
Письменные трудовые договоры (контракты)
3
Штатное расписание
4
Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.)
5
Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
6
Трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам)
7
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
8
Уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска
9
Табель учета использования рабочего времени
10
График трудовых отпусков
11
Расчетные листки
Примечание. Перечень обязательных документов при регулировании трудовых отношений с работниками для ИП и микроорганизаций определен в Рекомендации
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах
1
Должностные (рабочие) инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах)
2
Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности и (или) договор об индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают работники, являющиеся материально ответственными лицами)
3
График работ (сменности) (если работа носит сменный характер)
4
Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы в других ЛПА организации)
5
Личные дела и личные карточки работников
6
Документы персонифицированного учета
7
Документы воинского учета
2. Оформление кадровых документов
2.1. Разработка инструкции по делопроизводству в организации
Оформление кадровых документов
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (п. 4 Инструкции № 4)
Разработка инструкции по делопроизводству
Вопросы ведения кадрового делопроизводства могут быть регламентированы как в общей для всей организации инструкции по делопроизводству (в соответствующем ее разделе), так и в самостоятельном документе – инструкции по кадровому делопроизводству
1
В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях, где такой службы нет, такая задача может быть поручена кадровой службе или специалисту по кадрам
2
Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.
3
В структуру текста инструкции по делопроизводству включаются общие положения, тематические разделы и приложения
4
В инструкции по делопроизводству необходимо закрепить следующие правила:
● правила создания, оформления и организации работы с документами;
● правила ведения различных учетных форм, формирования, ведения и хранения дел;
● правила регистрации документов в кадровой службе, определения состава регистрируемой документации, сроки, формы, методы регистрации;
● правила заполнения кадровых документов
Также необходимо привести в качестве приложения к инструкции шаблоны используемых регистрационных форм
5
Инструкция по делопроизводству может содержать приложения, в качестве которых могут приводиться:
● образцы бланков документов;
● образцы документов, не имеющих унифицированных форм
6
Инструкцию по делопроизводству можно утвердить посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания приказа
Ответственность за организацию делопроизводства
1
На руководителя организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)
Примечание. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)
2
На руководителя структурного подразделения организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в соответствующих подразделениях, их сохранность. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (абз. 2 п. 7 Инструкции № 4)
3
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, а также несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов необходимо немедленно сообщать руководителю подразделения и в службу документационного обеспечения управления
4
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции № 4)
5
Контроль состояния делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями (п. 8 Инструкции № 4)
2.2. Общие правила (требования) к оформлению документов
Правила оформления
1
Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как:
● наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
● дата документа;
● регистрационный индекс;
● подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 Инструкции № 4)
2
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Примечание. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов
Требования к тексту документов
1
Должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 Инструкции № 4)
2
Излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка (п. 68 Инструкции № 4)
3
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 Инструкции № 4)
4
Применяются термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (п. 71 Инструкции № 4)
5
В тексте документа не допускается употребление:
● просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
● иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
● нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
● аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
● ненормативной лексики (п. 72 Инструкции № 4)
6
Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (ч. 1 п. 90 Инструкции № 4)
7
Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов (ч. 2 п. 90 Инструкции № 4)
8
Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы, а в больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (п. 73 Инструкции № 4)
9
Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере (п. 77 Инструкции № 4)
10
При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые НПА. Выравнивание текста производится по ширине листа (п. 78 Инструкции № 4)
11
При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов (п. 81 Инструкции № 4)
Оформление глав, пунктов, подпунктов
1
Главы должны иметь заголовки, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)
2
В случае если заголовок состоит из 2 предложений, то их разделяют точкой (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)
ВАЖНО!
В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)
3
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа (ч. 3 п. 73 Инструкции № 4)
4
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки (ч. 4 п. 73 Инструкции № 4)
5
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта (ч. 5 п. 73 Инструкции № 4)
6
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (ч. 6 п. 73 Инструкции № 4)
Организации могут разрабатывать унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации. Табель утверждается руководителем организации с проставлением подписи, расшифровки подписи, даты и подписывается лицом, ответственным за его разработку
3. Оформление организационно-правовой документации
Организационно-правовая документация: общие положения
1
Организационно-правовые документы бессрочны и действуют до их отмены или до утверждения новых
2
Порядок внесения изменений зависит от вида организационно-правовых документов
3
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, пронумерованные цифрами
4
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридическим отделом (юристом)
5
Датой вступления в силу определенного организационно-правового документа является дата его утверждения или регистрации
3.1. Правила внутреннего трудового распорядка
Требования к оформлению ПВТР
ПВТР устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил (ст. 195 ТК). Наниматель разрабатывает ПВТР исходя из организационных, производственных и иных условий деятельности организации
Шапка документа
Включает полное наименование организации, название, номер и дату документа, место составления и гриф утверждения
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Код документа»
1
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации
2
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 (п. 38 Инструкции № 4)
3
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа»
Примечание. Необходимость проставления кода документа определяется организацией (п. 39 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).
Пример.
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА
Реквизит «Дата документа»
1
Датой ПВТР является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.01.2023) (п. 46 Инструкции № 4)
Реквизит «Место составления»
Место составления (издания) ПВТР указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф утверждения»
1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу ПВТР
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи
издание распорядительного документа
(приказ об утверждении ПВТР)
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Успех»
Подпись А.И.Свиридов
01.08.2022
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Пример.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
01.08.2022 № 3
Основная часть ПВТР
Указываются сведения, регулирующие ПВТР
Реквизит «Заголовок к тексту»
Заголовок в кавычки не заключается, не подчеркивается и точка в конце заголовка не ставится (ч. 5 п. 54 Инструкции № 4).
Пример.
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Раздел
Пояснение
1
Общие положения
● перечисляются НПА, на основании которых разработаны ПВТР;
● прописываются направления в зависимости от целей деятельности организации, для которых составляются и утверждаются ПВТР;
● указываются субъекты, на которых распространяется действие ПВТР
2
Порядок приема и увольнения работников
● указывается обязанность нанимателя потребовать у гражданина документы, предъявляемые при заключении трудового договора в соответствии с требованиями, установленными ст. 26 ТК;
● могут предусматриваться процедура предварительного собеседования с кандидатами на трудоустройство в организацию, основания и порядок определения квалификации работников, критерии оценки производительности труда, порядок проведения вводного инструктажа по охране труда и технике безопасности;
● устанавливается порядок прекращения трудовых отношений
3
Обязанности работника
Перечисляются обязанности работников, установленные ст. 53 ТК, и ответственность работников за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей
4
Обязанности нанимателя
Перечисляются обязанности нанимателя, предусмотренные ст. 55 ТК
5
Рабочее время и его использование
Указываются количество рабочих и выходных дней, порядок работы в праздничные дни, порядок предоставления ежегодных отпусков, продолжительность рабочего времени (в неделю, выходные дни, время начала и окончания рабочего дня, а также перерывов в течение рабочего дня).
Если в организации применяются разные режимы труда, это следует отразить в ПВТР.
Можно включить категории работников, для которых устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени.
Установить порядок учета явки работников на работу и ухода с работы, а также местонахождения работника в рабочее время вне места работы по заданию нанимателя. В ПВТР необходимо определить должностное лицо, ответственное за учет рабочего времени работников, в т.ч. сверхурочных работ, и определить порядок учета рабочего времени (электронная пропускная система, журналы учета прихода и ухода, контроль рабочего времени в устной форме и т.д.)
6
Поощрения за успехи в работе
Указываются меры материального и морального поощрения. Наиболее распространенными видами поощрения являются:
● объявление благодарности;
● премирование;
● награждение ценным подарком;
● награждение почетной грамотой;
● предоставление оплачиваемого выходного дня
7
Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
Указываются меры дисциплинарной ответственности.
Допускается возможность переименования нанимателем данного раздела и добавление в него положений о материальной ответственности работников, ответственности за нарушения исполнительской дисциплины
Примечание. Наниматель вправе при составлении ПВТР включить в них и другие разделы, например, о командировании работников, о предоставлении отпусков и др.
Заключительная часть
Проставляются подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку, гриф согласования и визы
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Начальник отдела
кадровой службы Подпись О.А.Лазарева
Реквизит «Гриф согласования»
1
Внешнее согласование оформляется грифом согласования (ч. 2 п. 60 Инструкции № 4)
2
Согласование ПВТР производится коллегиальным органом (профсоюзом) (при его наличии в организации)
3
Реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования коллегиального органа, с которым согласовывается документ, и даты
4
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч. 4 п. 57 Инструкции № 4). Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (ч. 5 п. 60 Инструкции № 4).
Пример.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного органа
01.08.2022 № 8
Реквизит «Виза»
1
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (ч. 2 п. 61 Инструкции № 4)
2
Реквизит «Виза» включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч. 3 п. 61 Инструкции № 4).
Пример.
Начальник юридического отдела
Подпись И.П.Кирилов
01.08.2022
3
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции № 4)
4
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования
5
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции № 4)
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
3.2. Штатное расписание
Разработка штатного расписания
Законодательством не определена форма штатного расписания, т.е. наниматель самостоятельно определяет содержание, порядок разработки и введения его в действие.
Типовая форма штатного расписания и рекомендации по ее заполнению установлены только для некоторых бюджетных организаций, которые обязаны их придерживаться в процессе оформления штатного расписания. Например, утверждена форма штатного расписания учреждений социальной защиты (приложение 1 к приказу Минсоцзащиты от 07.12.1995 № 50 «О введении форм штатных расписаний учреждений социальной защиты»)
Шапка документа
Включает полное наименование организации, код формы, название, номер и дату документа, место составления и гриф утверждения
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Код документа»
1
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации
2
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 (п. 39 Инструкции № 4)
3
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа»
Примечание. Необходимость проставления кода документа определяется организацией (п. 39 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).
Пример.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой штатного расписания является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.01.2023) (п. 46 Инструкции № 4)
Реквизит «Место составления»
Место составления или издания штатного расписания указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф утверждения»
1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу штатного расписания
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи