Татьяна Дубровская
Кадровое делопроизводство
2
Списки научных трудов и изобретений
3
Заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника
4
Копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.
5
Трудовые договоры (контракты) – по решению кадровой службы (специалиста по кадрам)
6
Иные документы в соответствии с законодательством (п. 8 Инструкции № 2)
Документы, не включающиеся в личное дело
1
Справки о месте жительства, составе семьи, размере зарплаты
2
Копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания)
3
Другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2)
4.2. Личная карточка работника
Личная карточка работника
В трудовом законодательстве отсутствуют нормы, определяющие обязанность нанимателей по ведению личных карточек работников, за исключением ведения личных карточек на всех призывников и военнообязанных лиц (абз. 6 п. 76 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совета Министров от 18.12.2003 № 1662)
Ведение личной карточки
для военнообязанных и призывников
для других работников
1
Форма личной карточки определена приложением 13 к Постановлению № 5
Наниматель может установить обязательность ведения личных карточек на работников в ЛПА и утвердить приказом унифицированную форму личной карточки работника.
Примечание. На практике используют форму личной карточки, утв. постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94
2
В карточке необходимо отразить сведения о работнике, необходимые для учета:
● общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и т.д.);
● сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и т.д.)
3
Срок хранения личных карточек работников установлен в 55 лет после увольнения работника (п. 639 Перечня № 140)
4.3. Трудовая книжка работника
Правила заполнения трудовой книжки
Порядок ведения трудовых книжек определен в Инструкции № 40
Общие правила оформления трудовой книжки
1
Записи производятся без каких-либо сокращений
2
Записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя
3
Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год – 4-значными цифрами
4
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета (п. 12 Инструкции № 40)
5. Оформление договорной документации
Требования к оформлению трудового договора (контракта)
Примерная форма трудового договора утверждена Постановлением № 155, Примерная форма контракта утверждена Постановлением № 1180
Шапка документа
Включает название, номер и дату документа
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4)
Пример.
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата его подписания (п. 46 Инструкции № 4)
2
Для обозначения даты подписания трудового договора (контракта), коллективного договора может быть применен один из следующих способов:
● цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность арабских цифр: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами;
Пример.
01.08.2022
● словесно-цифровой, в соответствии с которым день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – 4 арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой (п. 46 Инструкции № 4).
Пример.
01 августа 2022 г.
Реквизит «Регистрационный индекс»
1
Регистрационный индекс – номер, присвоенный трудовому договору (контракту) в соответствии с правилами регистрации документов, установленными нанимателем
2
Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п. 47 Инструкции № 4)
Сведения, включаемые в трудовой договор (контракт)
1
Сведения о сторонах трудовых отношений, позволяющие идентифицировать работника и работодателя
2
Сведения об условиях, включаемых в обязательном порядке
3
Сведения о дополнительных условиях, не ухудшающих положение работника по сравнению с установленным законодательством
Реквизит «Подпись»
1
Оформление подписи нанимателя: располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Наниматель
Директор ООО «Успех» Подпись А.И.Свиридов
2
Оформление подписи работника: включает только собственноручную подпись с расшифровкой.
Пример.
Подпись П.С.Иванов
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
6. Оформление распорядительной документации (приказы, распоряжения)
Требования к оформлению приказов
Бланк
Приказы оформляются на бланке, который должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:
● Государственный герб Республики Беларусь;
● эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
● код организации;
● наименование вышестоящей организации;
● наименование организации;
● наименование структурного подразделения;
● место составления или издания (п. 26 Инструкции № 4)
Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь»
1
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах госорганов и иных госорганизаций
2
Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством (п. 36 Инструкции № 4)
Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»
1
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь
2
На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка (п. 37 Инструкции № 4)
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование вышестоящей организации»
При наличии вышестоящей организации на приказе указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней
Примечание. Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Другие реквизиты при оформлении приказа
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:
● название вида документа;
● дата документа;
● регистрационный индекс;
● место составления;
● заголовок к тексту;
● текст;
● гриф приложения;
● подпись;
● виза
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4)
Пример.
ПРИКАЗ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (п. 46 Инструкции № 4).
Пример.
01.08.2022
Реквизит «Регистрационный индекс»
1
Регистрационный индекс – номер, присвоенный приказу
2
Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п. 47 Инструкции № 4).
Пример.
ПРИКАЗ
от 01.08.2022 № 333-к
Реквизит «Место составления»
Место составления приказа указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)
Реквизит «Заголовок к тексту»
Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа, в кавычки не заключается, не подчеркивается и точка в конце заголовка не ставится (п. 54 Инструкции № 4).
Пример.
О приеме на работу
Примечание. В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения
Текст приказа
1
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей
2
Констатирующая часть содержит цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа
Примечание. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании
3
Распорядительная часть содержит непосредственно распоряжение, в целях которого создается приказ
Требования к оформлению распорядительной части документа
1
Приказ начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.), которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов (абз. 6, 7 п. 99 Инструкции № 4)
Примечание. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (абз. 7 п. 99 Инструкции № 4)
2
В сложных по содержанию приказах и распоряжениях по личному составу пункты должны располагаться в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д. (абз. 10 п. 99 Инструкции № 4)
3
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (абз. 5 п. 99 Инструкции № 4)
4
Распорядительная часть должна заканчиваться указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов, в противном случае контроль будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан (абз. 11 п. 99 Инструкции № 4)
ВАЖНО!
Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» (абз. 11 п. 99 Инструкции № 4)
5
В случае если документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка, при этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № …» (абз. 12 п. 99 Инструкции № 4)
6
Отметка об ознакомлении с документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (абз. 12 п. 99 Инструкции № 4)
Примечание. В случае необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен, однако не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …» (абз. 12, 13 п. 99 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф приложения»
1
Располагается в правом верхнем углу первого листа приложения
2
Состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.
Пример.
Приложение 1
к приказу директора ООО «Успех»
01.08.2022 № 2
3
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно
4
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.) (п. 58 Инструкции № 4)
Примечание. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Специалист по кадрам Подпись А.А.Семенова
Реквизит «Виза»
1
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (ч. 2 п. 61 Инструкции № 4)
2
Реквизит «Виза» включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч. 3 п. 61 Инструкции № 4).
Пример.
Юрисконсульт
Подпись И.П.Кирилов
01.08.2022
3
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции № 4)
4
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования
5
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции № 4)
Приказ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок
Приказы (распоряжения)
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции № 4). Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).
Виды
Срок хранения
Примеры приказов
1
По основной деятельности
10 лет
● о создании, реорганизации и ликвидации организации;
● об установлении режима работы и внесении изменений в него;
● о создании комиссии;
● о распределении обязанностей между руководством;
● об утверждении организационных документов;
● о делегировании полномочий;
● о внесении изменений в структуру и штатную численность
2
По личному составу
55 лет
литера «к»
● о приеме на работу (назначении на должность);
● о переводе на другую постоянную работу;
● о перемещении;
● об увольнении (освобождении от занимаемой должности);
● о награждении, поощрении, премировании;
● о продлении трудовых договоров (контрактов);
● о заключении новых трудовых договоров (контрактов);
● о переводе на контрактную форму найма;
● об установлении надбавок, доплат;
● о временном переводе;
● об отстранении от работы;
● о допуске к работе;
● об установлении (отмене) неполного рабочего времени;
● о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
● о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;
● о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
● о предоставлении социальных отпусков;
● об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников
3 года
литера «л»
● о предоставлении трудовых отпусков,
● об отзыве из трудового отпуска;
● о наложении дисциплинарных взысканий;
● досрочном снятии дисциплинарных взысканий;
● о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;
● об оказании матпомощи;
● о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)
3
По административно-хозяйственным вопросам
3 года
● о выдаче служебных удостоверений, пропусков;
● об утверждении графика дежурств работников;
● и др.
7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации
7.1. Регистрация документов
Порядок регистрации документов
В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству
Регистрация входящих документов
1
Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов
2
Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)
Регистрация исходящих документов
1
После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов
2
Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):
● индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;
● регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа
Регистрация внутренних документов
1
Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)
2
Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами
3
Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:
● журнал (книга) учета личных дел;
● журнал регистрации должностных инструкций;
● журнал регистрации договоров и др.
Регистрация распорядительных документов
1
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4)
2
Распорядительные документы по личному составу, для которых законодательством установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно:
● приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «к»;
● приказы по личному составу со сроком хранения 3 года – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «л»
7.2. Табель учета использования рабочего времени
Требования к оформлению табеля учета использования рабочего времени
В соответствии с ч. 1 ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Как правило, учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени. Законодательством не определена форма табеля учета использования рабочего времени, поэтому наниматель вправе самостоятельно утвердить форму, в т.ч. установить условные обозначения, применяемые при его заполнении, путем издания приказа об утверждении унифицированной формы табеля учета использования рабочего времени
Шапка документа
Включает полное наименование организации, наименование структурного подразделения, код формы, название, дату документа и гриф утверждения
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Код документа»
1
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации
2
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 (п. 39 Инструкции № 4)
3
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа»
Примечание. Необходимость проставления кода документа определяется организацией (п. 39 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование структурного подразделения»
Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).
Пример.
ТАБЕЛЬ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.12.2023) (п. 46 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф утверждения»
1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу табеля учета использования рабочего времени
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи
издание распорядительного документа (приказ об утверждении табеля учета использования рабочего времени)
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Успех»
Подпись А.И.Свиридов
01.08.2022
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Пример.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
01.08.2022 № 3
Основная часть табеля учета использования рабочего времени
Сведения, включающиеся в табель учета использования рабочего времени
1
Наименование организации и ее структурных подразделений
2
Год и месяц, за который учитывается рабочее время
3
Норма часов рабочего времени за указанный месяц
4
Фамилии, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, и их табельные номера
5
Фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель учета использования рабочего времени
Заключительная часть
Проставляется подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Табельщик Подпись О.И.Иванова
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
8. Формирование и хранение кадровых документов
8.1. Номенклатура дел
Составление номенклатуры дел
1
Номенклатура составляется ежегодно в каждой организации независимо от формы собственности
2
Номенклатуры дел составляются:
● на дела всей организации (сводная номенклатура дел);
● на дела каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции № 4)
Номенклатура дел структурного подразделения
Сводная номенклатура дел
Составляется по форме согласно приложению 11 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 158 Инструкции № 4)
Составляется службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 153 Инструкции № 4)
Согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии), а после подписывается руководителем подразделения (ч. 2 п. 158 Инструкции № 4)
Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или Центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции № 4)
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции № 4)
Примечание. При составлении номенклатуры дел используются:
● устав организации (положение о ней);
● положения о структурных подразделениях;
● штатное расписание;
● планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
● должностные инструкции работникам;
● типовые и примерные номенклатуры дел;
● номенклатуры дел за предыдущие годы;
● регистрационные формы;
● справочные картотеки;
● перечни документов с указанием сроков хранения.
Также при составлении необходимо изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160 Инструкции № 4)
Документы, включаемые в номенклатуру дел
В номенклатуру включаются
В номенклатуру не включаются
● заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;
● учетно-регистрационные формы (журналов, книг) и справочных картотек;
● документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (ч. 1, 2 п. 161 Инструкции № 4)
● Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА;
● печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);
● указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 161 Инструкции № 4)
Графы номенклатуры
Графа 1 «Индекс дела»
Указываются индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 Инструкции № 4), например, 1-1, 1-2.
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0», например, 01-01, 01-02
Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»
Указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел
Оформление заголовков
1
Заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу включаемых в них документов, быть краткими, конкретными и доступными для восприятия, а также содержать указание рода заводимого дела (документ, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержания дела)