Ю. Е. Короткова
Бухгалтерский учет

Полная версия

9. Документооборот. Классификация документов

Документирование операций – сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.

Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.

1. Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов, в частности:

• распорядительные;

• оправдательные;

• бухгалтерского оформления;

• комбинированные;

• первичные;

• сводные;

• разовые и накопительные;

• внутренние и внешние.

2. С помощью распорядительных документов оформляют поручение совершить хозяйственную операцию.

К распорядительным документам относятся:

• доверенности;

• наряды;

• приказы на совершение хозяйственных операций.

Распорядительные документы не являются основаниями для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления. Они имеют большое значение для предварительного контроля правильности, т. е. юридической и экономической обоснованности совершения операций.

Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основаниями для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

3. К оправдательным документам относятся:

• приходные и расходные накладные;

• различные акты;

• кассовые чеки и др.

4. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации в целях отражения ее в учетных регистрах, в частности это расчеты и справки, составляемые бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учетных записей.

К документам бухгалтерского оформления относятся:

• расчетная ведомость на заработную плату;

• расчет амортизационных отчислений;

• справки об ошибках, обнаруженных в учетных регистрах и подлежащих устранению посредством дополнительных записей, и т. п.

5. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Целесообразность их применения заключается в сокращении общего количества документов.

К комбинированным документам относятся:

• товарно-транспортные накладные;

• требования на получение материалов со склада;

• расчетно-платежная ведомость на заработную плату, которая заменяет собой составляемые порознь расчетную и платежную ведомость, является сначала документом бухгалтерского оформления, потом, при передаче ее в кассу, играет роль распорядительного документа и, наконец, после выплаты денег становится оправдательным документом.

Такое комбинирование назначений сокращает общее количество документов, поэтому широко распространено.

6. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, являются письменным доказательством того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

7. Сводные документы обобщают данные первичных документов. Это первая ступень обобщения сведений, содержащихся в нескольких первичных документах, которая предшествует их бухгалтерской обработке.

К сводным документам относятся:

• товарные отчеты материально ответственных лиц;

• кассовые отчеты кассира;

• отчеты подотчетных лиц об израсходовании ими денежного аванса.

8. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, накопительные – за определенный период времени.

Внутренние документы составляют и используют на конкретном хозяйствующем субъекте, внешние – поступают на предприятие от организаций и лиц.

Значение документирования заключается в том, что документы являются исходным пунктом бухгалтерского учета.

10. Первичные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Если российским законодательством или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, то экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

6. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

7. Если в соответствии с российским законодательством первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном нормативными правовыми актами, включаются в документы бухгалтерского учета.

11. Инвентаризация активов и обязательств

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация – проверка наличия и состояния материальных ценностей (основных и оборотных фондов) в натуре, а также денежных средств, остатков средств на счетах в банке и остальных расчетов с дебиторами и кредиторами.

2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается российским законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами.

3. Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

5. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июля 1995 г. № 49, в соответствии с которыми инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению.

6. Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств.

12. Системы бухгалтерских счетов, план счетов

1. Непрерывное текущее наблюдение и контроль над хозяйственными операциями и изменениями в составе имущества, источниках его формирования осуществляется с помощью системы счетов бухгалтерского учета.

Счета – средство формирования и хранения учетной информации, необходимой для составления отчетности и принятия управленческих решений.

Счета открываются на экономически однородный вид имущества в соответствии с классификацией объектов учета. На счетах на основании первичных документов накапливаются и систематизируются текущие данные только по однородным хозяйственным операциям.

Счет имеет форму двусторонней таблицы с указанием «Дебет» и «Кредит».

По дебету счета отражают поступление средств, по кредиту – их расходование.

Различают активные и пассивные счета бухгалтерского учета.

2. Активные счета предназначены для учета имущества организации, пассивные счета – для учета обязательств организации.

Сальдо – остаток средств или источников их образования на начало или конец периода.

Запись на счетах начинают с указания начального остатка имущества или источников его формирования.

3. У активного счета увеличение и все сальдо записываются по дебету, а уменьшение – по кредиту.

При записи в активных счетах могут возникнуть только две ситуации:

1) сумма начального сальдо и сумма по дебету счета должны быть больше суммы, показываемой по кредиту, в этом случае остается конечное сальдо;

2) сумма начального сальдо и сумма оборота по дебету должны равняться сумме по кредиту счета, в этом случае конечного сальдо не будет.

4. На пассивных счетах сальдо только кредитовое. По пассивному счету отражаются по кредитовой стороне начальное и конечное сальдо и операции, увеличивающие остаток, по дебетовой стороне – операции, уменьшающие остаток. У пассивного счета увеличение и сальдо записываются по кредиту, а уменьшение – по дебету.

При записях в пассивных счетах могут быть только две ситуации:

1) сумма начального сальдо и сумма оборота по кредиту должны быть больше суммы, показываемой по дебету;

2) сумма начального сальдо и сумма оборота по кредиту равны суммам оборота по дебету.

Запись на счетах начинают с указания начального сальдо, на активных счетах сальдо только дебетовое. По активному счету сальдо отражается по дебетовой стороне счета на начало и на конец периода операции, вызывающей увеличение остатка, по кредитовой стороне счета отражаются лишь хозяйственные операции, вызывающие уменьшение остатка.

5. Существуют активно-пассивные счета, которые объединяют признаки активных и пассивных счетов. В этих счетах остаток может быть дебетовым и кредитовым.

Обороты – суммы записей по дебету и кредиту соответствующих счетов.

В сумму оборота не входит начальное сальдо, которое перенесено в счет из начального баланса. Зная начальный остаток и оборот по счету, путем их соизмерения можно определить конечный остаток по счету.

6. В течение месяца в организации совершаются хозяйственные операции: их изменение в сторону уменьшения или увеличения. Результат движения отражается в балансе раз в месяц как результат происшедших в хозяйственных средствах и их источниках изменений. Само движение средств в балансе не отражается.

Однако нужна ежедневная информация о движении хозяйственных средств и их источников. Показатели движения материалов, средств, дающие экономическую характеристику каждой операции, совершающейся в организации. Необходимо отражать движение хозяйственных операций по мере их совершения, учитывать их.

7. План счетов представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

План счетов – система счетов бухгалтерского учета, используемая для текущего учета и контроля.

С их применением реализуется проблема двойственного отражения информации, ее обобщения и накопления.

8. В Плане счетов более 80 счетов первого порядка по следующим разделам:

• внеоборотные активы;

• производственные запасы;

• затраты на производство;

• готовая продукция, товары;

• денежные средства;

• расчеты;

• капитал;

• финансовые результаты;

В отдельный раздел выделены забалансовые счета бухгалтерского учета.

9. По Плану счетов бухгалтерский учет должен вестись в организациях (кроме кредитных и государственных (муниципальных) учреждений) всех форм собственности и организационно-правовых форм, ведущих учет методом двойной записи.

На основе Плана счетов организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином России вводить в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов.

Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

10. Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из Инструкции по применению Плана счетов, положений и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета (основных средств, материально-производственных запасов и т. д.).

В Инструкции по применению Плана счетов после характеристики каждого синтетического счета дана типовая схема корреспонденции его с другими синтетическими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные данной Инструкцией.