Важнейшее значение для будущего музея, как и для самой картины, имел выбор императором Николаем II лиц и организаций, которым поручалось руководство созданием картины. Когда министр Двора барон В.Б. Фредерикс в ноябре 1909 года впервые представил императору идею о заказе художнику Ф.А. Рубо картины к 100-летию Отечественной войны, сразу же возникло предложение «передать означенный вопрос на рассмотрение генерала от кавалерии Сухотина, как Председателю комиссии по празднованию 100-летия Отечественной войны»1. Но, как указывал в ответном письме Фредериксу генерал Н.Н. Сухотин, он в то время не возглавлял названную комиссию, а являлся председателем Комитета по устройству Русского Военно-Исторического музея2. Министр Двора и Николай II этого, по-видимому не знали. Не мудрено, если учесть, какое количество комиссий, комитетов, совещаний и пр. общественных, государственных и общественно-государственных образований приходилось им учреждать, утверждать, поддерживать… С генералом Сухотиным же оба были хорошо знакомы лично и, по всей вероятности, уже слышали от него доклады по поводу Военно-исторического музея, что естественно могло ассоциироваться с юбилеем 1812 года. Поэтому ошибка в обращении именно к Н.Н. Сухотину объяснима. Но масштабное дело по созданию панорамы, совершенно очевидно, должно было стать частью общероссийских юбилейных мероприятий. Поэтому предложение Н.Н. Сухотина поручить руководство созданием панорамы генералу от инфантерии В.Г. Глазову, который на самом деле возглавлял Юбилейную комиссию3, объяснялось вовсе не его нежеланием заниматься этим делом, как часто указывалось в литературе4, но прямой логикой правильной организации процесса. Кроме того, изначально, еще во время предварительных обсуждений будущей картины между инициаторами идеи Б.М. Колюбакиным, В.А. Афанасьевым и Ф.А. Рубо, предполагалось, что панорама должна располагаться в Москве – городе, принесшим самую большую жертву в ходе Отечественной войны, в городе, трагическая судьба которого явилась прямым следствием Бородинского сражения – события, которому предполагалось посвятить панораму. В связи с этим, указание Н.Н. Сухотина на то, что вверенный ему Комитет военно-исторического музея действует в Петербурге, и в Москве его деятельность организована быть не может, не было простой отговоркой, в чем обвиняли его исследователи, связывая с этим отказом начало «бюрократических проволочек» в деле устройства панорамы5. Это была действительно серьезная причина отказа от деятельности, которой генерал физически не мог руководить, не имея в Москве ни рычагов влияния, ни подчиненных сотрудников. Получив отказ Сухотина, барон Фредерикс навел справки и выяснил, что «генерал Глазов является одновременно председателем: 1) Комиссии по празднованию юбилеев военных событий и 2) Комитета по устройству в Москве музея 1812 года». Переговорив с самим Владимиром Гавриловичем, он получил его предварительное согласие заняться предлагаемым делом, причем генерал выразил твердую уверенность в том, что «вопрос об устройстве панорамы отечественной войны 1812 года подлежит обсуждению в комитете по устройству в Москве музея 1812 года, в виду того, что комиссия по празднованию юбилеев военных событий носит чисто научно-совещательный характер, только намечает и научно обосновывает празднование тех или других событий отечественной истории, между тем как комитет по устройству в Москве музея 1812 года проводит в жизнь намеченные планы». Далее в справке, подготовленной бароном Фредериксом для доклада императору, написано: «Генерал Глазов просит, чтобы рассмотрение вопроса об устройстве панорамы отечественной войны 1812 года было возложено не на него лично, а именно на комитет по устройству в Москве музея 1812 года, потому что главная деятельность генерала сосредоточена в Петербурге и в Москве он бывает только наездом, чтобы давать известные директивы работающим там самостоятельно лицам. По мнению генерала Глазова самое подходящее место для панорамы отечественной войны 1812 года – Москва, помимо исторических мотивов и потому, что комитет по устройству музея там работает». А еще ниже содержалось важное замечание: «Денег Комитет не имеет и материальной поддержки в устройстве панорамы оказать не может»6.
Заслушав на заседании 13 февраля 1910 г. 7 переданное В.Г. Глазовым предложение руководить созданием панорамы, члены Особого комитета выразили свое полное согласие и готовность. Тут же была образована специальная комиссия, и даже составлена примерная смета расходов на сооружение особого здания8. Двухэтажное, каменное оно должно было быть возведено на площади храма Христа Спасителя, рядом с тем местом, где предполагалось в тот момент строительство самого Музея 1812 года. При этом предполагалось, что картина с предметным планом будет размещаться на втором этаже, а на первом разместятся фондовые помещения Музея 1812 года и комнаты для служителей9. Энтузиазм Комитета, выраженный, в первую очередь, его секретарем – полковником В.А. Афанасьевым, который был одним из первых инициаторов создания как Музея 1812 года в Москве, так и написания Ф.А. Рубо панорамы Бородинского сражения, вполне понятен и закономерен. Обратим внимание на то, что еще на этапе замысла создание панорамы планировалось как неотъемлемая часть воплощения программы Музея 1812 года. Протоколы заседаний комиссии по панораме, а также отдельные протоколы общих заседаний Комитета зафиксировали общее восприятие естественной необходимости единства Музея 1812 года и панорамы Бородинского сражения. Масштабному батальному полотну обязательно должен был сопутствовать исторический контекст: иначе его содержание и значение изображенного события оказались бы не раскрыты и не вполне понятны публике. Правда позднее создание панорамы было все же выделено в качестве особого юбилейного мероприятия, а создание Музея 1812 года оказалось «частным делом» только его Комитета. Тем не менее, осознание необходимости объединения единства обоих учреждений в будущем все же оставалось, что подтверждается текстом Положения о Музее 1812 года, разработанным под руководством московского губернатора В.Ф. Джунковского осенью 1912 г. 10