Александр Валерьевич Старовойтов
Система «Кольчуга++». Секретная модель развития себя, отношений и бизнеса
Лайфхак № 1 Начинайте постепенно.
Итак, когда у Вас будет готов стратегический план, из которого станет понятно, как будут достигнуты все цели, Вы сможете достичь их ежедневно выполняя запланированные мероприятия.
Но составить такой план, как правило, кажется сложным. Поэтому начинайте с небольших задач и процессов. Наверняка Вы сейчас уже куда-то двигаетесь и времени на составление плана на 3 года просто нет. Тогда используйте методику планирования частично. Например, у Вас есть некоторый процесс. Определите для него необходимую результативность на месяц (содержательный KPI), опишите порядок действий, определите процессный KPI, внесите мероприятия по его достижению в свой план, выполняйте и анализируйте, как это работает.
Можно осваивать и другие элементы системы, использовать их в ежедневной практике.
Как мы видели в первой части, даже если Вы будете держать в памяти схему «вы-ячейки» и думать о стратегических целях, задавать вопросы и принимать соответствующие решения, то даже это позволит идти к цели эффективней и быстрее.
Какие это вопросы? Например такие:
– какую цель я преследую своими действиями в ближайшем и стратегическом будущем?
– какие навыки я развиваю (теряю) делая это ежедневно;
– как мне помогает (мешает) в достижении цели мое окружение;
– и т.п.
Даже в случае, когда у Вас будет время на планирование и Вы его полностью подготовите может тянуть чувство предопределенности – иногда хочется сюрпризов, и часто они случаются. Поэтому старайтесь составить план так, чтобы у вас было запланировано 50-70% времени и других ресурсов. Тогда остальные 50-30% сможете использовать на устранение внеплановых проблем, а также приятные неожиданности.
Итак,
Лайфхак № 1. Начинайте постепенно.
Осваивайте отдельные элементы системы планирования снизу и закрепляйте их в своей практике.
Как можно чаще вспоминайте модель «Кольчугу++», старайтесь наложить на дела дополнительные векторы своего развития.
3.1. Планирование дня.
Как известно, план сам себя не реализует. Реализовать его мы должны сами, выполняя запланированные дела. Как же повысить эффективность, составляя план на день? Рассмотрим несколько наиболее действенных приемов.
Лайфхак № 2. Устраните дефицит ВНИМАНИЯ – уберите хаос.
В первой части мы говорили о кошельке Миллера – правило «7+-2». Тогда мы говорили о предельной нагрузке. Но важен не только этот параметр, но и быстродействие. Простой опыт: перемножьте в уме 2 двухзначных числа. Получилось? А теперь напишите на бумаге 5-значное число, постарайтесь его не забыть и также перемножайте в уме два двухзначных числа. Скорее всего теперь вы это сделали с большим усилием и затратами времени.
Так в любом деле. Иногда нам кажется, что мы отлично справляемся, параллельно с основным делом слушая музыку, разговаривая с сослуживцами, отслеживая сообщения в мессенджерах. Но многочисленные исследования показывают, что это не так. Поэтому для важных дел постарайтесь устранить хаос, который Вас отвлекает. Это довольно распространенный совет, но не все ему следуют. Как «устранить хаос» думаю Вы догадались:
– выключите все медиаканалы (соцсети, телефон, телевизор, ютуб и т.п.);
– отключите или поставьте на беззвучный режим все мессенджеры;
– отключите на компьютере уведомления о приходящей почте и т.п.
Но мы на столько привыкли «быть в онлайне», что может казаться, что сейчас пропустишь что-то важное. Для себя я нашел такое решение:
– в экстренных случаях мне звонят только по одному номеру телефона, его я не отключаю;
– по остальным каналам сообщения не такие срочные и задержка моего ответа на 30-60 мин. точно никак не повлияет на ход дел. Поэтому, начиная важное дело, я ставлю таймер на 40 мин. и спокойно занимаюсь только им от «звонка до звонка». Потом делаю короткий перерыв на 5 мин, проверяя каналы, требующие оперативного реагирования. Если экстренных задач не появилось – погружаюсь в следующие 40 мин.
Итак:
Лайфхак № 2. Добавьте внимания.
Отлючитесь от «мира», когда делаете что-то важное. Это повысит качество и ускорит процесс.
Используйте таймер. Он позволяет «отключить» в голове все «переживалки» и работать более сосредоточенно.
Лайфхак № 3. Объединяйте короткие и однотипные дела в блоки.
Когда же делать короткие дела, которых за день может быть довольно много: позвонить кому-то, ответить на входящую почту и т.п.
Самый простой и эффективный способ справляться с такими делами – объединять их в несколько блоков. Это объясняется тем, что при решении коротких задач мозг работает в другом режиме, нежели в режиме работы над большой задачей. Поэтому эффективней сделать в день 3-4 переключения режима работы мозга, чем 10-15.
То же самое касается встреч и выездных мероприятий. Опыт многих предпринимателей показывает, что эффективней встречи и выезды группировать в один-два дня в неделю, чем делать это ежедневно.
Итак, если Вы раньше не составляли распорядок дня, то сейчас видите, что его можно представить в виде нескольких крупных дел, промежутки между которыми заполнены небольшими делами или блоками с короткими делами.
Чтобы день проходил эффективней, планируйте его по следующим правилам.
Лайфхак № 3. Правила составления плана на день:
1. Сначала расставьте дела, которые четко привязаны ко времени: встречи, совещания, время для восстановления;
2. Распределите дела-кнопки, которые запускаю процессы: это распоряжения сотрудникам и т.п. Их лучше запланировать как можно раньше.
3. Распределите крупные дела. Наиболее важные – в начале дня, менее важные – ближе к концу.
4. Теперь распределите небольшие, короткие дела, объединенные в блоки между крупными.
5. После окончания распределения проверьте, на сколько заполнен день. Время должно быть распланировано на 60% и 40% – резерв.
Вот как может выглядеть план на день с учетом оптимизации:
3.1.
3.2. Контроль и обратная связь.
Один из самых распространенных способов экономии времени – делегирование. При этом частой ошибка в том, что процесс получения результата контролируется слишком часто или, наоборот, слишком редко. Навык оптимального контроля важен, т.к. с одной стороны позволяет экономить время и ресурсы на контроле, но, при этом, получать наилучший результат.
Используем системный подход для оптимизации контроля.
Лайфхак № 4. Контролируйте в точках стыковки блоков процесса
.
Вспомним системный подход, о котором я упоминал в первой части книги. Он позволяет любую жизнеспособную систему представить в виде четырех взаимосвязанных блоков, выполняющих определенные функции.
В частности любой процесс можно представить в виде последовательности этих четырех функциональных блоков:
1. ПЛАНИРОВЩИК (П) – определяет план действий, получает информацию о результатах работы и из внешней среды, обеспечивая ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ в блок управления.
2. УПРАВЛЕНИЕ (У) – воспринимает внешние команды и определяет в соответствии с ними, сколько и каких ресурсов необходимо для выполнения команды. Блок отвечает за запуск процесса в соответствии с условиями начала процесса (загорелся "зеленый", начальник приказал, пришла весна);
3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ (О) – по команде обеспечивает ИСПОЛНИТЕЛЯ ресурсами;
4. ИСПОЛНИТЕЛЬ (И) – используя полученные ресурсы, выполняет основное действие.
В результате ПРОЦЕСС действует до тех пор, пока КОМАНДА не будет выполнена в полном объеме.
Контроль и планирование «сидят» в одном сегменте, т.к. по результату контроля планируются следующие действия.
Т.е. без контроля и обратной связи система не образуется и постепенно деградирует.
Рассмотрим применение этой схемы на примере посадки саженца яблони. В ней можно выделить следующие этапы:
1. Планирование. На этом этапе планируются дальнейшие действия и реакция на внешние обстоятельства.
2. Управление. На этом этапе по определённому ранее условию запускается процесс (начало посадки яблони при наступление весны).
3. Подготовка всего необходимого к основному действию (в нашем случае – к посадке). Для этого закупается инструмент, удобрения, саженец. Т.е. готовим ресурсы: материальные, знания, информация и т.п.
4. Основное действие, решающее поставленную задачу. В нашем случае – посадка дерева. Именно на этом этапе создается продукт или услуга.
5. Проверка результата, т.е. сверка того, что получилось с запланированным результатом, при несовпадении – выполнение корректирующих действий.
В результате цикл замыкается.
Как же использовать это знание на практике?
Попробуйте вспомнить причины проблем. С вероятностью 80% это было по одной из причин:
1) Кто-то не понял, что от него требуется;
2) Чего-то не хватило при целевом действии;
3) При выполнении что-то не было доделано;
4) Не вовремя или не точно сообщили о завершении работ;
5) Полученный результат не проконтролировали.
Т.е. обычно проблемы, не связанные с компетенцией сотрудника, возникают на границах этапов.
Иногда проблемы имеют тенденцию накапливаться по мере реализации проекта, поэтому полученный результат может сильно отличаться от задуманного:
Устранить эту проблему можно, в частности, промежуточным контролем. Тогда результат будет ближе к запланированному. Как и в каких точках осуществлять промежуточный контроль?
Теперь, зная структуру правильных процессов, вы понимаете, что оптимальные точки промежуточного контроля – между этапами:
Лайфхак № 4. Контролируйте системно.
Добавляйте точки промежуточного контроля между системными этапами.
Если процесс повторяется довольно часто, то наилучший способ промежуточного контроля – составление чек-листов. По такому контрольному списку можно быстро проверить итог этапа. Конечно, это можно сделать и устно, но в этом случае чек-лист должен быть у руководителя в бумажном виде или в голове. Один из вариантов опросника для контроля сотрудников:
1. После этапа «Планирования»:
a. Какие действия и в каких случаях необходимо предпринять?
2. После этапа «Управления»
a. Что произошло?
b. Почему решено действовать именно так?
c. Какие ресурсы потребуются?
3. После этапа «Обеспечения»
a. Какие ресурсы подготовлены, в каком количестве и качестве?
4. После этапа «Исполнения»
a. Что сделно?
b. Каким был результат?
5. После этапа «Контроля»
a. Как проконтролировали полноту выполнения работы?
b. Что сделано не так или не в полной мере?
c. Что нужно будет доделать?
